5 why, rozwiązywanie problemów

W codziennym życiu, zarówno zawodowym, jak i prywatnym, nieustannie napotykamy problemy. Zamiast jednak leczyć jedynie objawy, warto sięgnąć po narzędzia, które pozwolą nam dotrzeć do ich prawdziwej przyczyny. Jednym z najbardziej skutecznych i jednocześnie prostych jest metoda 5 Why – technika, która zrewolucjonizowała podejście do rozwiązywania problemów w wielu branżach.

Co to jest metoda 5 why?

Metoda 5 Why to prosta, ale niezwykle potężna technika analizy problemów, której celem jest odkrycie przyczyny źródłowej. Jej początki sięgają systemu produkcyjnego Toyoty, gdzie została opracowana przez Sakichiego Toyodę. Polega ona na wielokrotnym zadawaniu pytania „Dlaczego?” (Why?) w odniesieniu do pojawiającego się problemu, aż do momentu, gdy zostanie zidentyfikowana prawdziwa, leżąca u podstaw przyczyna. Choć nazwa sugeruje pięć pytań, w rzeczywistości może ich być mniej lub więcej – kluczem jest dotarcie do sedna.

Jak stosować metodę 5 why w praktyce?

Zastosowanie metody 5 Why jest intuicyjne, ale wymaga dyscypliny i skupienia. Oto kroki, które pomogą Ci ją wdrożyć:

• Krok 1: Określ problem. Jasno i precyzyjnie zdefiniuj problem, który chcesz rozwiązać. Powinien być konkretny i mierzalny.
• Krok 2: Zadaj pierwsze „dlaczego?”. Zapytaj, dlaczego problem wystąpił. Zapisz odpowiedź.
• Krok 3: Zadaj kolejne „dlaczego?”. Weź odpowiedź na poprzednie pytanie i zapytaj, dlaczego to się stało. Kontynuuj ten proces.
• Krok 4: Kontynuuj. Powtarzaj pytanie „dlaczego?” dla każdej kolejnej odpowiedzi, aż dojdziesz do przyczyny źródłowej, która nie może być dalej rozłożona na czynniki pierwsze. Zazwyczaj jest to przyczyna związana z procesem lub systemem.
• Krok 5: Znajdź przyczynę źródłową i rozwiązanie. Gdy dojdziesz do punktu, w którym odpowiedź na kolejne „dlaczego?” jest oczywista lub nie ma już sensu, masz prawdopodobnie przyczynę źródłową. Następnie opracuj plan działania, aby ją wyeliminować.

Przykład zastosowania 5 why

Wyobraź sobie, że masz problem z niedostępnością strony internetowej. Zastosujmy metodę 5 Why:

1. Problem: Strona internetowa jest niedostępna.
2. Dlaczego strona jest niedostępna?

   Odpowiedź: Serwer nie odpowiada.

3. Dlaczego serwer nie odpowiada?

   Odpowiedź: Brak zasilania w serwerowni.

4. Dlaczego w serwerowni brakuje zasilania?

   Odpowiedź: Awaria głównego transformatora.

5. Dlaczego nastąpiła awaria głównego transformatora?

   Odpowiedź: Regularne przeglądy konserwacyjne transformatora nie były wykonywane.

6. Dlaczego regularne przeglądy konserwacyjne nie były wykonywane?

   Odpowiedź: Brak jasno zdefiniowanych procedur konserwacji i odpowiedzialnych osób w harmonogramie.

Przyczyna źródłowa: Brak jasno zdefiniowanych procedur konserwacji i odpowiedzialnych osób. Rozwiązanie: Opracowanie i wdrożenie szczegółowych procedur konserwacji oraz przypisanie odpowiedzialności.

Dlaczego metoda 5 why jest tak skuteczna?

Skuteczność 5 Why wynika z kilku kluczowych aspektów:

• Prostota i intuicyjność: Nie wymaga skomplikowanego szkolenia ani zaawansowanych narzędzi.
• Ekonomiczność: Jest darmowa i może być stosowana przez każdego.
• Dotarcie do przyczyn źródłowych: Pomaga uniknąć leczenia objawów i skupić się na trwałym rozwiązaniu.
• Wspiera kulturę ciągłego doskonalenia: Zachęca do głębszej analizy i zapobiegania przyszłym problemom.
• Angażuje zespół: Może być używana w grupach, promując współpracę i wspólne zrozumienie problemu.

Kiedy metoda 5 why może być niewystarczająca?

Mimo swojej uniwersalności, metoda 5 Why ma swoje ograniczenia i nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem:

• Złożone problemy z wieloma wzajemnymi zależnościami: W przypadku bardzo skomplikowanych problemów, gdzie istnieje wiele przyczyn współdziałających, 5 Why może być zbyt uproszczone. W takich sytuacjach lepiej sprawdzają się inne narzędzia, takie jak diagram Ishikawy (rybia ość) lub analiza drzewa błędów.
• Problemy z czynnikami ludzkimi: Gdy problem dotyczy zachowań ludzkich, motywacji czy skomplikowanych dynamik zespołowych, proste pytania „dlaczego?” mogą nie oddać pełnego kontekstu i wymagać głębszej analizy psychologicznej lub organizacyjnej.
• Ryzyko powierzchowności: Bez odpowiedniej dyscypliny i chęci zagłębienia się, istnieje ryzyko zatrzymania się na powierzchownej odpowiedzi i nie dotarcia do prawdziwej przyczyny źródłowej.

Praktyczne wskazówki do efektywnego stosowania

Aby w pełni wykorzystać potencjał metody 5 Why, warto pamiętać o kilku zasadach:

• Bądź obiektywny: Skup się na faktach, a nie na domysłach czy emocjach.
• Skup się na procesach, nie na ludziach: Celem jest usprawnienie systemu, a nie szukanie winnych.
• Zbieraj dane i fakty: Każda odpowiedź powinna być poparta dowodami, jeśli to możliwe.
• Pracuj w zespole: Różne perspektywy pomagają dostrzec więcej aspektów problemu i jego przyczyn.
• Nie bój się zadawać „głupich” pytań: Często to one prowadzą do najbardziej odkrywczych wniosków.
• Pamiętaj, że to nie zawsze jest 5 razy: Czasami wystarczą 3 pytania, innym razem potrzeba 7. Liczba nie jest tak ważna, jak dotarcie do przyczyny źródłowej.

Metoda 5 Why to potężne narzędzie w walce z problemami. Jej prostota i skuteczność sprawiają, że jest nieocenionym elementem w arsenale każdego, kto dąży do głębokiego zrozumienia i trwałego rozwiązania wyzwań. Pamiętaj, że prawdziwa zmiana zaczyna się od zrozumienia, a 5 Why jest Twoim przewodnikiem w tej podróży.