AI Act w HR od sierpnia 2026, kary do 35 mln euro za naruszenia

W obliczu dynamicznego rozwoju sztucznej inteligencji (AI), Unia Europejska wprowadza przełomowe regulacje, które mają fundamentalne znaczenie dla sposobu, w jaki technologia ta będzie wykorzystywana w miejscu pracy. Od sierpnia 2026 roku, Akt o sztucznej inteligencji (AI Act) zacznie obowiązywać w sektorze HR, niosąc ze sobą nie tylko nowe możliwości, ale i surowe wymogi oraz ryzyko olbrzymich kar finansowych dla organizacji, które nie dostosują się do nowych przepisów.

Czym jest Akt o sztucznej inteligencji?

Akt o sztucznej inteligencji to pionierskie rozporządzenie Unii Europejskiej, którego celem jest ustanowienie zharmonizowanych zasad dla rozwoju, wdrażania i stosowania systemów AI. Jego głównym założeniem jest zapewnienie, że AI będzie bezpieczna, przejrzysta i etyczna, a także będzie szanować prawa podstawowe obywateli UE. AI Act klasyfikuje systemy AI według poziomu ryzyka, od minimalnego po niedopuszczalne, z najostrzejszymi wymogami dla systemów wysokiego ryzyka.

Dlaczego AI Act jest kluczowy dla HR?

Działy HR coraz częściej wykorzystują AI do automatyzacji i optymalizacji procesów – od rekrutacji i selekcji kandydatów, przez ocenę wydajności, zarządzanie talentami, po monitorowanie pracowników. Choć AI może znacząco zwiększyć efektywność, jej zastosowanie w kontekście ludzkim niesie ze sobą szczególne ryzyko. Decyzje podejmowane lub wspierane przez AI mogą mieć dalekosiężne konsekwencje dla kariery i życia zawodowego jednostek, wpływając na ich dostęp do zatrudnienia, awansu czy nawet możliwość utrzymania pracy.

Systemy AI wysokiego ryzyka w HR

AI Act wyraźnie wskazuje, że systemy AI używane w HR są często klasyfikowane jako wysokiego ryzyka. Dotyczy to narzędzi, które mają wpływ na:

• Rekrutację i selekcję: np. analizowanie CV, skanowanie twarzy kandydatów, ocena osobowości czy dopasowanie do stanowiska.
• Ocenę wydajności i zarządzanie pracownikami: systemy monitorujące produktywność, planujące zadania, a nawet te, które wspierają decyzje o awansie, degradacji czy zwolnieniu.
• Dostęp do samozatrudnienia: narzędzia wpływające na decyzje o przydzielaniu zleceń czy warunkach współpracy z freelancerami.
• Alokację zadań i monitorowanie w miejscu pracy: systemy, które dynamicznie przydzielają zadania lub monitorują aktywność pracowników.

Wszystkie te zastosowania mogą potencjalnie prowadzić do dyskryminacji, naruszenia prywatności czy niesprawiedliwego traktowania, co czyni je priorytetowymi w kontekście regulacji.

Główne obowiązki i wyzwania

Organizacje wdrażające systemy AI wysokiego ryzyka w HR (tzw. deployerzy) będą musiały spełnić szereg rygorystycznych obowiązków.

Transparentność i nadzór człowieka

Kluczowym wymogiem jest transparentność działania systemów AI. Oznacza to, że pracodawcy będą musieli informować pracowników i kandydatów o wykorzystywaniu AI w procesach decyzyjnych oraz zapewniać możliwość interwencji człowieka w te decyzje. Nie wystarczy już polegać wyłącznie na algorytmach; zawsze musi być możliwość weryfikacji i korekty przez osobę.

Zarządzanie danymi i ryzykiem

Firmy będą zobowiązane do wdrożenia solidnych systemów zarządzania ryzykiem, w tym do przeprowadzania regularnych ocen wpływu na prawa podstawowe (Fundamental Rights Impact Assessment – FRIA). Należy zapewnić wysoką jakość danych używanych do trenowania AI, aby zapobiegać uprzedzeniom algorytmicznym i dyskryminacji. Przykładowo, system rekrutacyjny trenowany na danych historycznych, gdzie dominowali mężczyźni na pewnych stanowiskach, mógłby nieświadomie dyskryminować kobiety, odrzucając je z podobnych ról.

Terminy i surowe kary

Pełne stosowanie przepisów dotyczących systemów AI wysokiego ryzyka rozpocznie się w sierpniu 2026 roku. Jest to deadline, którego nie można zignorować.

Kary finansowe i reputacyjne

Naruszenia AI Act mogą skutkować astronomicznymi karami finansowymi. W przypadku systemów AI wysokiego ryzyka, sankcje mogą sięgać do 35 milionów euro lub 7% globalnego rocznego obrotu przedsiębiorstwa (w zależności od tego, która kwota jest wyższa). Poza karami finansowymi, firmy narażone są na poważne szkody reputacyjne, utratę zaufania pracowników i klientów, a także na potencjalne procesy sądowe. Wartość etycznego i zgodnego z prawem stosowania AI jest nie do przecenienia.

Jak przygotować dział HR?

Przygotowanie na wejście w życie AI Act to proces wymagający strategicznego podejścia i współpracy międzysektorowej.

• Audyt istniejących narzędzi AI: Zidentyfikuj wszystkie systemy AI używane w HR i oceń ich klasyfikację ryzyka zgodnie z AI Act.
• Wdrożenie polityk i procedur: Opracuj wewnętrzne polityki dotyczące etycznego i zgodnego z prawem użycia AI, w tym procedury zarządzania ryzykiem i oceny wpływu.
• Szkolenia dla personelu: Zapewnij kompleksowe szkolenia dla zespołów HR, prawnych i IT na temat wymogów AI Act oraz świadomości ryzyka związanego z AI.
• Współpraca z ekspertami: Skorzystaj z doradztwa prawnego i technologicznego, aby zapewnić pełną zgodność i minimalizować ryzyko.
• Monitorowanie i adaptacja: AI Act jest żywym dokumentem. Regularnie monitoruj jego interpretacje i wytyczne, aby na bieżąco dostosowywać wewnętrzne procesy.

Dla działów HR, sierpień 2026 to nie odległa przyszłość, lecz pilne wezwanie do działania. Proaktywne podejście do AI Act pozwoli nie tylko uniknąć surowych kar, ale przede wszystkim zbudować bardziej sprawiedliwe, transparentne i etyczne środowisko pracy, w którym technologia służy człowiekowi.