Bezpieczeństwo w firmie. Czy można zachować numer służbowy po odejściu z pracy?

Czy po latach intensywnej pracy, numer telefonu, który stał się niemalże wizytówką naszej profesjonalnej tożsamości, może pozostać z nami po zmianie zatrudnienia? To pytanie, choć pozornie proste, kryje w sobie złożoność prawną, etyczną i praktyczną, dotykającą zarówno pracowników, jak i pracodawców w kontekście bezpieczeństwa firmowego.

Kto jest właścicielem numeru służbowego?

Kluczowe w zrozumieniu możliwości zachowania numeru służbowego jest ustalenie jego własności prawnej. Zdecydowana większość numerów służbowych jest zarejestrowana na firmę, która podpisuje umowę z operatorem telekomunikacyjnym. Oznacza to, że numer ten stanowi zasób przedsiębiorstwa, podobnie jak służbowy laptop czy samochód.

• Umowa z operatorem: Firma jest stroną umowy, co daje jej pełne prawa do zarządzania numerem.
• Koszty: To firma ponosi koszty abonamentu i użytkowania, co dodatkowo potwierdza jej prawo własności.

Aspekty prawne i polityka firmy

Zanim pomyślimy o zachowaniu numeru, warto dokładnie sprawdzić dokumenty. Wiele firm posiada szczegółowe regulaminy dotyczące użytkowania sprzętu i usług telekomunikacyjnych. Często już w umowie o pracę lub w aneksach do niej znajdują się zapisy precyzujące, co dzieje się z numerem służbowym po ustaniu stosunku pracy.

• Regulaminy wewnętrzne: Mogą jasno określać, że numer jest zwracany firmie.
• Brak regulacji: Jeśli brak jest konkretnych zapisów, domyślnie numer pozostaje własnością firmy.

Bezpieczeństwo danych i ciągłość biznesowa

Zachowanie numeru służbowego przez byłego pracownika stwarza realne ryzyko dla bezpieczeństwa danych i ciągłości biznesowej firmy. Numer telefonu to często kanał komunikacji z klientami, partnerami i dostawcami. Co się dzieje, gdy na ten numer dzwonią osoby z poufnymi informacjami?

Ryzyko dla firmy

• Utrata kontaktu z klientami: Klienci dzwoniący na stary numer mogą czuć się zagubieni lub niezadowoleni, jeśli trafią na osobę niezwiązaną już z firmą.
• Wyciek informacji: Były pracownik mógłby przypadkowo lub celowo uzyskać dostęp do poufnych danych.
• Szkody wizerunkowe: Nieprofesjonalne zarządzanie numerami może negatywnie wpłynąć na reputację firmy.

Ciekawostka: W niektórych branżach, np. finansowej czy prawnej, przepisy o ochronie danych osobowych (RODO) i tajemnicy zawodowej są tak restrykcyjne, że pozostawienie numeru byłemu pracownikowi jest praktycznie niemożliwe ze względu na potencjalne konsekwencje prawne.

Perspektywa pracownika: Czy zawsze warto zachować numer?

Pracownik może chcieć zachować numer z różnych powodów – zbudował na nim sieć kontaktów, jest łatwo rozpoznawalny dla klientów, czy po prostu ceni sobie wygodę. Jednakże, czy jest to zawsze najlepsze rozwiązanie?

• Wygoda vs. rozdzielenie: Zachowanie numeru może zacierać granicę między życiem zawodowym a prywatnym, utrudniając "cyfrowy detoks" po zmianie pracy.
• Osobiste dane: Jeśli numer był używany również do celów prywatnych (np. weryfikacja dwuetapowa, konta w mediach społecznościowych), jego utrata może być problematyczna. Warto zawsze dbać o oddzielenie tych sfer.

Procedura przeniesienia numeru (portowanie)

Jeśli firma wyrazi zgodę na przeniesienie numeru do prywatnego abonamentu pracownika, proces ten nazywa się portowaniem. Jest to procedura techniczno-administracyjna, która wymaga:

1. Zgody firmy: To najważniejszy krok. Bez pisemnej zgody właściciela numeru (firmy) operator telekomunikacyjny nie dokona przeniesienia.
2. Wniosku do operatora: Pracownik musi złożyć wniosek o przeniesienie numeru do wybranego przez siebie operatora.
3. Opłat: Często wiąże się to z opłatami za usługę portowania oraz z koniecznością podpisania nowej umowy abonamentowej.

Należy pamiętać, że nawet jeśli firma wyrazi zgodę, proces może zająć trochę czasu i wymagać zaangażowania obu stron. Nie jest to proces automatyczny ani darmowy.

Dobre praktyki dla firm i pracowników

Aby uniknąć nieporozumień i zapewnić bezpieczeństwo, zarówno firmy, jak i pracownicy powinni stosować się do pewnych zasad.

Dla firmy:

• Jasna polityka: Stworzenie i komunikowanie jasnej polityki dotyczącej numerów służbowych po odejściu pracownika.
• Przekierowania: Ustawienie przekierowań połączeń na numery nowych pracowników lub na ogólny numer kontaktowy firmy.
• Komunikacja z klientami: Informowanie klientów o zmianie osoby kontaktowej i numeru telefonu.
• Wycieranie danych: Zapewnienie, że służbowe urządzenia mobilne są odpowiednio czyszczone z danych po ich zwrocie.

Dla pracownika:

• Nie zakładaj: Nie zakładaj, że będziesz mógł zachować numer służbowy. Zawsze dopytaj o politykę firmy.
• Informuj kontakty: Stopniowo informuj kluczowe kontakty o swoim nowym numerze prywatnym lub służbowym.
• Kopia zapasowa: Zrób kopię zapasową wszelkich osobistych kontaktów lub danych, które mogły znaleźć się na służbowym telefonie.
• Rozdzielaj życie: Staraj się używać numeru służbowego wyłącznie do celów zawodowych, aby ułatwić rozdzielenie tych sfer w przyszłości.

Podsumowując, możliwość zachowania numeru służbowego po odejściu z pracy jest złożoną kwestią, która zależy od polityki firmy, zapisów umownych oraz zgody właściciela numeru. Z punktu widzenia bezpieczeństwa i ciągłości biznesowej, firmy zazwyczaj preferują zachowanie kontroli nad swoimi numerami. Pracownicy powinni być świadomi tych zasad i odpowiednio przygotować się na zmianę, pamiętając o zabezpieczeniu swoich kontaktów i danych.