Błąd na fakturze, co z nim możesz zrobić?

Błąd na fakturze to coś więcej niż tylko literówka – to potencjalne źródło problemów finansowych, prawnych, a nawet wizerunkowych. Niezależnie od tego, czy jesteś wystawcą, czy odbiorcą dokumentu, świadomość, jak postępować w przypadku pomyłki, jest kluczowa dla zachowania spokoju i porządku w firmowych finansach.

Rodzaje błędów na fakturze, które zdarzają się najczęściej

Pomyłki na fakturach mogą przybierać różne formy. Zidentyfikowanie ich na wczesnym etapie jest kluczowe. Do najczęstszych należą:

• Błędy w danych nabywcy lub sprzedawcy: niepoprawna nazwa firmy, adres, numer NIP.
• Nieprawidłowe daty: data wystawienia, data sprzedaży, data płatności.
• Pomyłki w opisie towarów lub usług: zła nazwa produktu, ilość, jednostka miary.
• Błędy rachunkowe: niepoprawna cena jednostkowa, stawka VAT, kwota netto, brutto, suma należności.
• Brak wymaganych elementów: np. brak numeru faktury, numeru rejestracyjnego.

Jakie są konsekwencje błędów na fakturze?

Bagatelizowanie błędów na fakturze może prowadzić do poważnych komplikacji. Konsekwencje mogą dotyczyć zarówno wystawcy, jak i odbiorcy dokumentu.

• Problemy podatkowe: Nieprawidłowo wystawiona lub zaksięgowana faktura może skutkować zakwestionowaniem odliczenia VAT, a w konsekwencji – koniecznością dopłaty podatku wraz z odsetkami. Może to również prowadzić do kontroli skarbowych.
• Opóźnienia w płatnościach: Nabywca może odmówić zapłaty za fakturę z błędem, dopóki nie zostanie ona skorygowana, co wpływa na płynność finansową sprzedawcy.
• Kwestie księgowe: Błędy utrudniają prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i mogą prowadzić do nieścisłości w sprawozdaniach finansowych.
• Wizerunek firmy: Częste błędy mogą podważyć profesjonalizm i wiarygodność przedsiębiorstwa w oczach kontrahentów.

Sposoby korygowania błędów na fakturze

Istnieją sprawdzone mechanizmy, które pozwalają na skuteczne i zgodne z prawem poprawianie pomyłek.

Faktura korygująca – kiedy i jak?

To najczęściej stosowany dokument w przypadku istotnych błędów. Wystawia ją sprzedawca (wystawca faktury pierwotnej).

• Stosuje się ją, gdy zmieniają się: cena, stawka VAT, kwota VAT, ilość towaru/usługi, dane sprzedawcy/nabywcy (jeśli błąd jest po stronie sprzedawcy), a także w przypadku zwrotów towarów, udzielenia rabatów czy pomyłek w numerze NIP.
• Musi zawierać: numer kolejny, datę wystawienia, dane z faktury, którą koryguje, a także dane korygowane i te, które powinny być prawidłowe.
• Zazwyczaj wymaga potwierdzenia odbioru przez nabywcę, choć w pewnych sytuacjach (np. e-faktury) proces ten może być zautomatyzowany.

Nota korygująca – rola nabywcy

Nota korygująca to narzędzie dla nabywcy, służące do poprawiania mniej istotnych błędów.

• Może dotyczyć: drobnych pomyłek w nazwie firmy, adresie, numerze faktury, opisie towaru (o ile nie zmienia to jego istoty ani ceny).
• Nie można nią poprawić: kwoty, stawki VAT, numeru NIP (jeśli błąd dotyczy NIP nabywcy i uniemożliwia identyfikację), ani ilości towaru/usługi.
• Wystawiona przez nabywcę, musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury. Sprzedawca powinien podpisać notę i odesłać jeden egzemplarz nabywcy.

Anulowanie faktury – wyjątkowe sytuacje

Anulowanie faktury jest ostatecznością i możliwe jest tylko w bardzo specyficznych warunkach.

• Można to zrobić wyłącznie wtedy, gdy: faktura została wystawiona, ale transakcja nie doszła do skutku (np. towar nie został wydany, usługa nie została wykonana) oraz faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego (czyli nie została przekazana nabywcy i nie została ujęta w jego ewidencji).
• Procedura: polega na sporządzeniu adnotacji "anulowano" na obu egzemplarzach faktury (oryginale i kopii), z podaniem daty i przyczyny anulowania. Oryginał i kopia powinny pozostać w dokumentacji sprzedawcy.

Praktyczne wskazówki dla obu stron transakcji

Efektywne zarządzanie dokumentacją wymaga uwagi i współpracy.

• Dla wystawcy: Zawsze dwukrotnie sprawdzaj dane przed wysłaniem faktury. Używaj systemów księgowych z funkcją automatycznej walidacji danych. W razie błędu, działaj szybko i proaktywnie, informując kontrahenta.
• Dla nabywcy: Po otrzymaniu faktury, niezwłocznie zweryfikuj jej poprawność. Jeśli zauważysz błąd, natychmiast skontaktuj się z wystawcą w celu jego wyjaśnienia i korekty.
• Dokumentacja: Zawsze przechowuj wszystkie wersje faktur i dokumentów korygujących. Są one kluczowe w przypadku kontroli.

Ciekawostka: Ewolucja korekt w erze e-faktur

Wraz z postępem cyfryzacji, proces korygowania faktur również ewoluuje. Systemy takie jak Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce mają na celu uproszczenie i przyspieszenie obiegu dokumentów, w tym faktur korygujących. Dzięki nim, wymiana dokumentów i ich akceptacja stają się bardziej zautomatyzowane, co minimalizuje ryzyko pomyłek i usprawnia cały proces rozliczeń.

Pamiętaj, że dokładność i terminowość w obsłudze faktur to podstawa profesjonalnego prowadzenia biznesu. Znajomość procedur korygowania błędów pozwala uniknąć wielu nieprzyjemności i zapewnia płynność finansową Twojej firmy.