Co się mówi jak się odbiera telefon?

Odebranie telefonu to często pierwszy punkt kontaktu, niezależnie od tego, czy dzwoni do nas znajomy, klient, czy też nieznany numer. To, co powiemy w pierwszych sekundach, może zadecydować o dalszym przebiegu rozmowy i wywrzeć pierwsze wrażenie. Czy wiesz, jak zrobić to profesjonalnie i z klasą, niezależnie od sytuacji?

Podstawy savoir-vivre'u telefonicznego

Rozpoczynając rozmowę telefoniczną, uprzejmość jest kluczem. Niezależnie od kontekstu, zawsze warto zacząć od krótkiego powitania i, jeśli to konieczne, przedstawienia się. To buduje zaufanie i od razu informuje rozmówcę, z kim ma przyjemność rozmawiać.

Odbieranie telefonu w różnych kontekstach

W domu: swoboda z klasą

W prywatnych rozmowach możemy pozwolić sobie na nieco więcej luzu. Najczęściej używane zwroty to po prostu "Halo?" lub "Słucham?". Jeśli jednak dzwoni nieznany numer i chcesz zachować większą prywatność, możesz poczekać, aż rozmówca sam się przedstawi. Jeśli to ktoś, kogo znasz, możesz od razu powiedzieć: "Cześć, [Twoje Imię], słucham!". Pamiętaj, że nawet w domu, uprzejmość zawsze jest w cenie.

W pracy: profesjonalizm przede wszystkim

Tutaj zasady są bardziej rygorystyczne. Odbierając telefon służbowy, zawsze należy podać nazwę firmy lub działu, a następnie swoje imię i nazwisko, a na koniec zaoferować pomoc. Typowy zwrot to: "Dzień dobry, [Nazwa Firmy], [Twoje Imię i Nazwisko], w czym mogę pomóc?". Taki sposób odbierania telefonu świadczy o profesjonalizmie i buduje pozytywny wizerunek firmy.

• Ciekawostka: Badania pokazują, że ton głosu ma ogromne znaczenie – uśmiechając się podczas rozmowy, sprawiasz, że Twój głos brzmi cieplej i bardziej przyjaźnie, nawet jeśli rozmówca Cię nie widzi!

Od nieznanego numeru: ostrożność i uprzejmość

Gdy dzwoni numer, którego nie znasz, warto zachować pewną ostrożność. Nie musisz od razu podawać swojego pełnego imienia czy nazwiska. Wystarczy proste "Słucham?" lub "Dzień dobry?". Poczekaj, aż rozmówca się przedstawi i wyjaśni cel połączenia. Jeśli okaże się, że to telemarketer, możesz grzecznie, ale stanowczo podziękować i zakończyć rozmowę, mówiąc na przykład: "Dziękuję, nie jestem zainteresowany/a, do widzenia."

Co mówić, gdy nie możesz rozmawiać?

Zdarzają się sytuacje, gdy nie możemy poświęcić uwagi rozmówcy. W takim przypadku najważniejsza jest szczerość i uprzejmość. Możesz powiedzieć: "Przepraszam, ale w tej chwili nie mogę swobodnie rozmawiać. Czy mogę oddzwonić za około [np. 15 minut]?" lub "Czy mogę prosić o zostawienie wiadomości? Na pewno oddzwonię, gdy tylko będę mógł/mogła." Daje to rozmówcy poczucie, że jego sprawa jest ważna, ale jednocześnie szanuje Twój czas.

Kilka ważnych wskazówek

Ton głosu i mowa ciała

Pamiętaj, że przez telefon Twój rozmówca słyszy tylko Twój głos. Staraj się, aby był on spokojny, wyraźny i przyjazny. Nawet jeśli masz zły dzień, postaraj się, aby Twój głos tego nie zdradzał. Mowa ciała, choć niewidoczna, wpływa na ton – wyprostowana postawa i uśmiech mogą zdziałać cuda.

Aktywne słuchanie

Odbierając telefon, nie tylko mówisz, ale przede wszystkim słuchasz. Zadawaj pytania, potakuj (nawet jeśli rozmówca Cię nie widzi, to pomaga w aktywnym słuchaniu) i upewnij się, że dobrze zrozumiałeś/aś intencje dzwoniącego. To pokazuje zaangażowanie i szacunek.

Przygotowanie

Miej pod ręką notatnik i długopis. Nigdy nie wiesz, kiedy będziesz potrzebować zanotować ważne informacje, numer telefonu czy nazwisko. Szybka notatka to podstawa efektywnej komunikacji telefonicznej.

• Ciekawostka: Słowo "Halo" pochodzi od angielskiego "hallo", które początkowo było okrzykiem używanym do zwrócenia uwagi, a spopularyzował je Thomas Edison, sugerując je jako standardowe powitanie telefoniczne.

Pamiętaj, że sposób, w jaki odbierasz telefon, to Twoja wizytówka. Niezależnie od tego, czy dzwoni do Ciebie bliska osoba, czy potencjalny klient, zawsze warto zadbać o uprzejmość, jasność i profesjonalizm. Te drobne gesty mogą znacząco wpłynąć na jakość komunikacji i relacji międzyludzkich.