Czy można przesłać skan faktury e mailem?

W dzisiejszym cyfrowym świecie, przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną stało się standardem. Jednak czy każdy sposób jest równie bezpieczny i zgodny z przepisami? Zastanawiasz się, czy skan faktury wysłany e-mailem to wystarczająca forma dokumentu? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i wskazać najlepsze praktyki.

Skan faktury a faktura elektroniczna – czy to to samo?

Na pierwszy rzut oka, zarówno skan, jak i faktura elektroniczna to cyfrowe dokumenty. Różnica jest jednak fundamentalna i ma kluczowe znaczenie dla ich legalności i bezpieczeństwa.

Różnice, które warto znać

• Skan faktury to nic innego jak cyfrowa kopia dokumentu, który pierwotnie powstał w formie papierowej. Jest to po prostu obraz faktury, często zapisany w formacie PDF lub JPG.
• Faktura elektroniczna (e-faktura) to dokument, który od początku do końca został stworzony i wystawiony w formie cyfrowej. Często zawiera ona kwalifikowany podpis elektroniczny lub jest przesyłana za pośrednictwem dedykowanych platform, co gwarantuje jej autentyczność i integralność.

Ciekawostka: W Polsce, w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), prawdziwa faktura elektroniczna ma ściśle określoną strukturę danych i jest przesyłana przez system rządowy, a nie jako zwykły załącznik e-mailowy. To znacząco różni się od prostego skanu.

Legalność skanu faktury przesłanego mailem

Czy skan faktury ma moc prawną? Odpowiedź brzmi: tak, ale z pewnymi zastrzeżeniami. W wielu krajach, w tym w Polsce, skan papierowej faktury może być uznany za dowód księgowy, pod warunkiem, że jest wierną kopią oryginału i można udowodnić jego autentyczność.

Kiedy skan jest akceptowany?

Jeśli pierwotna faktura została wystawiona w formie papierowej, a Ty lub Twój kontrahent potrzebujecie ją przesłać cyfrowo, skan jest zazwyczaj akceptowalną formą. Ważne, aby był on czytelny i zawierał wszystkie niezbędne elementy, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, NIP, numer faktury, datę, nazwę towaru/usługi i kwotę.

Na co uważać?

Głównym problemem jest brak integralności i autentyczności. Skan łatwo jest edytować, co rodzi ryzyko fałszerstwa. W przypadku kontroli lub sporu, organ podatkowy może zażądać przedstawienia oryginalnej, papierowej faktury.

Przykład: Firma budowlana "Solidny Mur" wysyła swojemu klientowi skan faktury za wykonane prace. Klient akceptuje płatność na podstawie skanu. Jeśli jednak klient ma wątpliwości co do kwoty, może zażądać przedstawienia oryginalnej faktury papierowej, aby upewnić się, że skan nie został zmieniony.

Bezpieczeństwo przesyłania skanów faktur e-mailem

E-mail, choć wygodny, nie jest najbezpieczniejszym kanałem do przesyłania wrażliwych danych finansowych. Istnieją realne zagrożenia, które mogą narazić Twoją firmę lub Ciebie na straty.

Zagrożenia, o których musisz wiedzieć

• Phishing i spoofing: Cyberprzestępcy mogą podszyć się pod wiarygodnego nadawcę (np. dostawcę energii) i wysłać fałszywą fakturę z prośbą o płatność na zmienione konto.
• Przechwycenie danych: Niezabezpieczone wiadomości e-mail mogą zostać przechwycone i odczytane przez osoby nieuprawnione, co prowadzi do wycieku danych finansowych i osobowych.
• Złośliwe oprogramowanie: Faktury w załącznikach mogą zawierać wirusy lub inne złośliwe oprogramowanie, które po otwarciu zainfekuje Twój system.

Przykład: Otrzymujesz maila ze "skanem faktury" od firmy, z którą współpracujesz. Mail wygląda autentycznie, ale numer konta bankowego na fakturze jest zmieniony. Bez weryfikacji możesz przelać pieniądze oszustom. To klasyczny scenariusz ataku phishingowego.

Jak bezpiecznie wysłać skan faktury, gdy nie ma innej opcji?

Jeśli mimo wszystko musisz przesłać skan faktury e-mailem, istnieją sposoby na zwiększenie bezpieczeństwa. Pamiętaj, że żadna metoda nie daje 100% gwarancji, ale każda dodatkowa warstwa ochrony jest warta zachodu.

Sprawdzone metody zabezpieczeń

1. Użyj formatu PDF: Jest on trudniejszy do edycji niż JPG czy PNG. Zawsze zapisuj skan jako PDF.
2. Szyfrowanie pliku hasłem: Wiele programów do tworzenia PDF-ów pozwala na zabezpieczenie pliku hasłem. Hasło przekaż odbiorcy innym kanałem komunikacji (np. SMS-em lub telefonicznie), nigdy w tym samym e-mailu!
3. Kompresja i szyfrowanie archiwum: Możesz spakować plik PDF do archiwum ZIP/RAR i zabezpieczyć je hasłem.
4. Weryfikacja odbiorcy: Zawsze upewnij się, że wysyłasz fakturę na poprawny adres e-mail. Podwójne sprawdzenie adresu może zapobiec wielu problemom.
5. Wykorzystaj bezpieczne platformy: Rozważ użycie dedykowanych usług do przesyłania dużych lub wrażliwych plików, które oferują szyfrowanie end-to-end.

Ciekawostka: Pamiętaj, że nawet zaszyfrowany plik PDF może zostać otwarty, jeśli hasło wpadnie w niepowołane ręce. Kluczem jest bezpieczne przekazanie hasła.

Lepsze alternatywy dla skanów wysyłanych mailem

W dobie cyfryzacji istnieją znacznie bezpieczniejsze i efektywniejsze sposoby na wymianę faktur niż przesyłanie skanów e-mailem.

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów

Wiele firm korzysta już z systemów ERP lub dedykowanych platform do zarządzania dokumentami, które umożliwiają wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur elektronicznych w pełni zgodnych z prawem i zabezpieczonych.

• Krajowy System e-Faktur (KSeF): W Polsce staje się obowiązkowym standardem, zapewniając autentyczność, integralność i bezpieczne przechowywanie faktur.
• Platformy do wymiany dokumentów: Prywatne systemy, które oferują bezpieczne portale dla klientów, gdzie mogą oni pobierać swoje faktury po zalogowaniu.

Korzyści z nowoczesnych rozwiązań

Korzystanie z dedykowanych rozwiązań to nie tylko większe bezpieczeństwo, ale także:

• Automatyzacja procesów,
• Oszczędność czasu i papieru,
• Zgodność z przepisami,
• Łatwiejsze archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów.

Przykład: Zamiast wysyłać skan, firma telekomunikacyjna udostępnia klientowi fakturę w panelu klienta na swojej stronie internetowej. Klient loguje się, pobiera fakturę w formacie PDF, a system automatycznie rejestruje pobranie. To rozwiązanie jest zarówno wygodne, jak i bezpieczne.

Podsumowując, choć technicznie możliwe jest przesłanie skanu faktury e-mailem, zawsze warto rozważyć alternatywne, bezpieczniejsze i bardziej zgodne z prawem metody. W dobie rosnących zagrożeń cybernetycznych, bezpieczeństwo danych finansowych powinno być priorytetem.