Czy nieużywana kasa fiskalna musi mieć przegląd?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, co zrobić z kasą fiskalną, która nagle przestała być używana. Czy taka "spoczywająca" w kącie maszyna nadal wymaga regularnych przeglądów technicznych? Odpowiedź na to pytanie nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać, i kryje w sobie ważne aspekty prawne, których nieprzestrzeganie może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji.

Obowiązek przeglądu technicznego – co mówi prawo?

Zgodnie z polskimi przepisami, każda kasa fiskalna, która została wprowadzona do użytku, musi przechodzić obowiązkowy przegląd techniczny nie rzadziej niż co 24 miesiące. Jest to wymóg bezwzględny, mający na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania urządzenia i rzetelności ewidencji sprzedaży.

Ważne jest, że obowiązek ten dotyczy wszystkich kas, które są zarejestrowane w urzędzie skarbowym i nie zostały oficjalnie wycofane z eksploatacji.

Kasa nieużywana a kasa wycofana z eksploatacji – kluczowa różnica

Tutaj tkwi sedno problemu. Pojęcie "nieużywana kasa fiskalna" jest często mylone z kasą wycofaną z eksploatacji.

Kiedy kasa jest tylko "nieużywana"?

Kasa jest "nieużywana", gdy po prostu przestaliśmy na niej nabijać paragony, ale nadal jest ona zarejestrowana i gotowa do pracy. Może stać wyłączona, odpięta od prądu, ale z punktu widzenia prawa – wciąż jest w obiegu. W takiej sytuacji obowiązek przeglądu nadal istnieje.

Pomyśl o samochodzie, który stoi w garażu – jeśli nie został wyrejestrowany, nadal musi mieć ważne ubezpieczenie OC i przechodzić badania techniczne, nawet jeśli nim nie jeździsz. Podobnie jest z kasą fiskalną.

Jak oficjalnie wycofać kasę z eksploatacji?

Aby zwolnić się z obowiązku przeglądu, kasę należy formalnie wycofać z eksploatacji. Proces ten jest ściśle określony przepisami i wymaga kilku kroków:

1. Zlecenie serwisantowi dokonania odczytu pamięci fiskalnej kasy. Jest to kluczowy etap, który musi być wykonany w obecności pracownika urzędu skarbowego lub uprawnionego serwisanta.
2. Sporządzenie protokołu z odczytu pamięci fiskalnej.
3. Złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego pisemnego zawiadomienia o zakończeniu używania kasy, wraz z protokołem odczytu. Termin na to to 7 dni od daty zakończenia pracy.

Dopiero po dopełnieniu tych formalności kasa przestaje być "aktywnym" urządzeniem fiskalnym, a co za tym idzie – znika obowiązek jej cyklicznych przeglądów.

Konsekwencje braku przeglądu

Zaniedbanie obowiązku przeglądu technicznego, nawet dla kasy "nieużywanej", może mieć poważne konsekwencje. Urząd skarbowy może nałożyć na przedsiębiorcę karę finansową. Jest to zazwyczaj grzywna w wysokości 300 zł za każdą nieprzeglądaną kasę.

Co więcej, w przypadku kontroli, brak aktualnego przeglądu może budzić wątpliwości co do rzetelności prowadzonej ewidencji, co może prowadzić do dalszych, bardziej szczegółowych weryfikacji.

Podsumowanie i praktyczne rady

Podsumowując, jeśli posiadasz kasę fiskalną, która nie jest już używana, ale nie została oficjalnie wycofana z eksploatacji, musisz pamiętać o jej cyklicznych przeglądach technicznych co 24 miesiące.

Najlepszym rozwiązaniem, jeśli wiesz, że nie będziesz już korzystać z urządzenia, jest jak najszybsze dopełnienie formalności związanych z jej wycofaniem z użytku. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych kosztów i potencjalnych sankcji.

Zawsze warto konsultować się z autoryzowanym serwisem kas fiskalnych lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że wszystkie procedury są przestrzegane zgodnie z aktualnymi przepisami. Pamiętaj, że przepisy te mogą ulegać zmianom.