Czy praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy?

Praca zdalna, niegdyś postrzegana jako luksus lub konieczność w wyjątkowych sytuacjach, dziś stała się integralną częścią współczesnego rynku pracy. Pandemia COVID-19 przyspieszyła jej adaptację, zmuszając ustawodawców do szybkiego dostosowania przepisów. Wiele osób wciąż zadaje sobie pytanie: czy praca zdalna jest już kompleksowo uregulowana w Kodeksie pracy? Odpowiedź brzmi: tak, i to w sposób, który znacząco wpływa na prawa i obowiązki zarówno pracowników, jak i pracodawców.

Praca zdalna w Polsce: Od telepracy do nowej ery

Zanim zagłębimy się w obecne regulacje, warto przypomnieć, że praca na odległość nie jest w polskim prawie zjawiskiem zupełnie nowym. Przez lata funkcjonowała telepraca, wprowadzona do Kodeksu pracy w 2007 roku. Była ona jednak rozwiązaniem dość sztywnym i rzadko stosowanym, nieprzystającym do dynamicznie zmieniających się realiów cyfrowych. Z nadejściem pandemii pojawiła się tzw. praca zdalna na podstawie specustawy, która była rozwiązaniem tymczasowym. Jednak prawdziwa rewolucja nastąpiła wraz z nowelizacją Kodeksu pracy.

Nowelizacja Kodeksu pracy: Co się zmieniło?

Od 7 kwietnia 2023 roku w polskim Kodeksie pracy obowiązują kompleksowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Zastąpiły one przestarzałą telepracę i wprowadziły jasne ramy prawne dla nowoczesnych form wykonywania obowiązków zawodowych poza biurem. Celem nowelizacji było zabezpieczenie interesów obu stron stosunku pracy oraz uelastycznienie form zatrudnienia.

Definicja i formy pracy zdalnej

Zgodnie z Kodeksem pracy, praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Wyróżniamy trzy główne formy:

• Całkowita praca zdalna: wykonywanie wszystkich obowiązków poza biurem.
• Częściowa (hybrydowa) praca zdalna: łączenie pracy z domu z pracą w biurze (np. 3 dni zdalnie, 2 dni w biurze).
• Okazjonalna praca zdalna: wykonywana na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym, bez konieczności regulowania wielu kwestii formalnych.

Obowiązki pracodawcy i prawa pracownika

Nowe przepisy precyzują szereg obowiązków pracodawcy, mających na celu zapewnienie pracownikowi odpowiednich warunków do pracy zdalnej. Należą do nich:

• Zapewnienie materiałów i narzędzi pracy: Pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi niezbędne do pracy zdalnej narzędzia (np. laptop, monitor), materiały oraz zapewnić ich instalację, serwis i konserwację.
• Pokrycie kosztów: Pracodawca musi pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także inne koszty, jeśli wynikają one z organizacji pracy zdalnej (np. amortyzacja sprzętu prywatnego, jeśli pracownik go używa za zgodą pracodawcy). Może to być ryczałt lub ekwiwalent.
• Szkolenia BHP: Pracownik zdalny musi przejść szkolenie z zakresu BHP, w tym z zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca ma prawo do przeprowadzania kontroli w zakresie BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej, po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem.
• Ochrona danych osobowych: Pracodawca ma obowiązek zapewnić ochronę danych osobowych przetwarzanych podczas pracy zdalnej.

Pracownik z kolei ma prawo do poszanowania prywatności oraz do odmowy pracy zdalnej w niektórych przypadkach, np. jeśli jego warunki lokalowe na to nie pozwalają lub gdy wnioskowana praca zdalna jest sprzeczna z zasadami jej wykonywania w danym zakładzie pracy.

Kiedy i jak przejść na pracę zdalną?

Przejście na pracę zdalną może nastąpić na trzy sposoby:

1. Przy zawieraniu umowy o pracę: Już na etapie rekrutacji można ustalić, że praca będzie wykonywana zdalnie.
2. W trakcie zatrudnienia: Na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy, w drodze porozumienia stron.
3. Zarządzenie pracy zdalnej: W wyjątkowych sytuacjach (np. stan nadzwyczajny, zagrożenie epidemiologiczne), pracodawca może jednostronnie polecić pracę zdalną.

W każdym przypadku konieczne jest ustalenie zasad pracy zdalnej w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub w regulaminie pracy zdalnej, jeśli u pracodawcy nie działają związki zawodowe. Regulamin ten określa m.in. zasady pokrywania kosztów, zasady kontroli czy postępowanie w przypadku awarii sprzętu.

Ciekawostki i praktyczne aspekty

Jedną z ciekawostek jest to, że Kodeks pracy daje pracodawcy możliwość kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika. Kontrola może dotyczyć zarówno wykonywania obowiązków służbowych, jak i bezpieczeństwa i higieny pracy, czy też przestrzegania wymagań w zakresie ochrony informacji. Ważne jest, aby zasady i częstotliwość takich kontroli były jasno określone w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej, a ich przeprowadzenie nie naruszało prywatności pracownika i jego rodziny.

Innym praktycznym aspektem jest prawo do powrotu do pracy stacjonarnej. Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą złożyć wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej i powrót do tradycyjnego modelu wykonywania obowiązków. Termin powrotu do pracy stacjonarnej to 30 dni od dnia złożenia wniosku, chyba że strony uzgodnią inaczej.

Podsumowując, praca zdalna w Polsce jest już solidnie uregulowana w Kodeksie pracy. Nowe przepisy stanowią ważny krok w kierunku dostosowania prawa pracy do współczesnych realiów, oferując większą elastyczność, ale jednocześnie dbając o zabezpieczenie praw i obowiązków obu stron stosunku pracy. Zrozumienie tych regulacji jest kluczowe dla każdego, kto rozważa pracę zdalną lub już ją wykonuje.