Czy prezes spółki może być kierowcą?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy rola prezesa spółki może być łączona z codziennym prowadzeniem pojazdów w celach służbowych. Czy prezes może zasiąść za kółkiem samochodu firmowego, a może nawet zostać zatrudnionym jako kierowca we własnej spółce? To pytanie, choć pozornie proste, kryje w sobie złożone aspekty prawne i podatkowe, które warto dokładnie przeanalizować.

Prezes za kierownicą: kiedy to możliwe?

Zacznijmy od podstaw: czy prezes może prowadzić pojazd służbowy? Oczywiście, że tak! Prowadzenie samochodu w celach służbowych, na przykład w drodze na spotkanie z klientem, do urzędu czy na konferencję, jest całkowicie naturalnym elementem wykonywania obowiązków zarządczych. W takim wypadku prezes działa w ramach swoich statutowych kompetencji, a pojazd (czy to służbowy, czy prywatny używany do celów firmowych) służy mu do realizacji zadań związanych z zarządzaniem spółką. Nie ma tu żadnych przeciwwskazań prawnych czy podatkowych.

Przykład: Prezes zarządu spółki "Innowacje Sp. z o.o." regularnie jeździ samochodem służbowym na negocjacje z partnerami biznesowymi w różnych miastach Polski. Jest to standardowa praktyka i nie budzi żadnych wątpliwości.

Prezes jako kierowca zatrudniony w spółce: tu zaczynają się schody

Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy rozważamy zatrudnienie prezesa na stanowisku kierowcy w tej samej spółce, którą zarządza, na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z polskim prawem, członkowie zarządu (w tym prezes) są powoływani do pełnienia funkcji, a nie zatrudniani na podstawie typowej umowy o pracę w zakresie zadań zarządczych. Ich rola polega na zarządzaniu i reprezentowaniu spółki. Funkcja prezesa jest z natury swojej funkcją organu spółki, a nie stanowiskiem pracowniczym w tradycyjnym rozumieniu Kodeksu pracy.

Dlaczego umowa o pracę dla prezesa-kierowcy jest problematyczna?

• Brak podporządkowania: Kluczową cechą stosunku pracy jest podporządkowanie pracownika pracodawcy. Prezes, jako organ zarządzający, nie może być jednocześnie podporządkowany samemu sobie lub innym członkom zarządu, którzy są z nim w tym samym organie. To tworzy konflikt ról.
• ZUS i podatki: Takie zatrudnienie może być zakwestionowane przez ZUS lub organy podatkowe jako pozorne. Mogą uznać, że prezes wykonuje swoje obowiązki zarządcze, a umowa o pracę na stanowisku kierowcy ma na celu np. optymalizację składkową lub podatkową, co może prowadzić do poważnych konsekwencji.
• Kolizja interesów: Prezes ma działać w najlepszym interesie spółki. Zatrudnianie samego siebie na stanowisku operacyjnym, które zazwyczaj jest niżej opłacane niż funkcja zarządcza, może budzić wątpliwości co do racjonalności i gospodarności.

Ciekawostka: W orzecznictwie sądowym wielokrotnie podkreślano, że członek zarządu nie może być pracownikiem spółki w zakresie pełnionych funkcji zarządczych. Chociaż możliwe jest zawarcie umowy o pracę na inne stanowisko, musi to być faktycznie odrębny zakres obowiązków, niezwiązany z zarządzaniem i charakteryzujący się typowym podporządkowaniem pracowniczym.

Alternatywne formy współpracy dla prezesa-kierowcy

Jeśli prezes faktycznie chce świadczyć usługi transportowe dla spółki, a jego rola zarządcza jest odrębna od tych usług, istnieją inne, bardziej bezpieczne prawnie rozwiązania:

1. Umowa cywilnoprawna (np. umowa zlecenia): Spółka może zawrzeć z prezesem (jako osobą fizyczną) umowę zlecenie na świadczenie usług transportowych. Ważne jest, aby taka umowa nie nosiła cech stosunku pracy (brak podporządkowania, określony czas pracy, miejsce pracy itp.).
2. Współpraca B2B (Business-to-Business): Jeśli prezes prowadzi własną działalność gospodarczą (np. firmę transportową), może świadczyć usługi dla swojej spółki na podstawie faktury. Jest to często stosowane rozwiązanie, ale i tu trzeba uważać na ryzyko zakwestionowania przez ZUS i organy podatkowe, jeśli usługi te będą wykonywane w warunkach typowych dla stosunku pracy (np. świadczenie usług tylko dla jednej spółki, stałe wynagrodzenie, brak ryzyka ekonomicznego po stronie usługodawcy).

W obu tych przypadkach kluczowe jest zachowanie czystości ról: prezes jako organ zarządczy i prezes jako usługodawca. Należy zadbać o odpowiednie udokumentowanie i rozdzielenie tych funkcji.

Podsumowanie i rekomendacje

Prezes spółki może bez problemu prowadzić samochód służbowy w ramach swoich obowiązków zarządczych. Problemy pojawiają się, gdy prezes chciałby być jednocześnie zatrudniony na umowę o pracę jako kierowca w tej samej spółce. Taka konstrukcja jest obarczona wysokim ryzykiem prawnym i podatkowym ze względu na konflikt ról i brak podporządkowania.

Jeśli istnieje potrzeba, aby prezes świadczył usługi transportowe dla spółki, zawsze warto skonsultować się z prawnikiem i doradcą podatkowym. Pomogą oni wybrać najbardziej optymalną i bezpieczną formę współpracy, która będzie zgodna z obowiązującymi przepisami i uniknie niepotrzebnych ryzyk dla spółki i samego prezesa.