Czym różni się audyt od kontroli wewnętrznej w sektorze finansów publicznych?

W sektorze finansów publicznych precyzja i przejrzystość to podstawa. Często jednak terminy takie jak "audyt" i "kontrola wewnętrzna" są używane zamiennie, co prowadzi do nieporozumień. Choć oba mechanizmy są kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania jednostek publicznych, pełnią odmienne role i mają różne cele. Zrozumienie ich specyfiki jest niezbędne dla efektywnego zarządzania ryzykiem i optymalizacji procesów.

Kontrola wewnętrzna: Pierwsza linia obrony

Kontrola wewnętrzna to system działań i procedur wprowadzanych przez kierownictwo jednostki w celu zapewnienia realizacji celów. Jej głównym zadaniem jest zminimalizowanie ryzyka, ochrona majątku, zapewnienie zgodności z przepisami prawa oraz zwiększenie efektywności operacyjnej. Myśl o niej jak o codziennych, wbudowanych mechanizmach bezpieczeństwa. Jest to ciągły proces, który odbywa się na wszystkich szczeblach organizacji i jest integralną częścią jej codziennej działalności.

Kto ją wykonuje? W zasadzie każdy pracownik jednostki. Od dyrektora po specjalistę – każdy, kto wykonuje swoje obowiązki zgodnie z ustalonymi procedurami, jest częścią systemu kontroli wewnętrznej. Przykładowo, gdy pracownik działu księgowości sprawdza poprawność faktury przed jej opłaceniem, jest to element kontroli wewnętrznej. Podobnie, autoryzacja wydatków przez przełożonego czy archiwizacja dokumentów to rutynowe czynności kontrolne.

Audyt wewnętrzny: Niezależne spojrzenie z zewnątrz (lub z boku)

W przeciwieństwie do kontroli wewnętrznej, audyt wewnętrzny to niezależna i obiektywna działalność, której celem jest wniesienie wartości dodanej i usprawnienie działania jednostki. Audytor wewnętrzny nie jest bezpośrednio zaangażowany w bieżące operacje, lecz ocenia, czy system kontroli wewnętrznej jest skuteczny, efektywny i czy pomaga w realizacji celów. Można to porównać do okresowego przeglądu technicznego samochodu – nie prowadzisz go codziennie, ale co jakiś czas sprawdzasz, czy wszystkie systemy działają prawidłowo.

Kto go wykonuje? Audytorzy wewnętrzni to specjaliści, którzy posiadają odpowiednie kwalifikacje i działają w sposób niezależny od audytowanych procesów. Chociaż są częścią tej samej organizacji, ich rola polega na obiektywnej ocenie i doradzaniu kierownictwu. Na przykład, audytor może sprawdzić, czy proces zamówień publicznych w urzędzie jest zgodny z prawem, czy jest efektywny i czy chroni interesy jednostki przed nadużyciami. Nie tylko wskaże błędy, ale również zaproponuje rekomendacje usprawniające.

Kluczowe różnice: Kiedy kontrola, kiedy audyt?

Aby lepiej zrozumieć te dwie koncepcje, przyjrzyjmy się ich głównym rozbieżnościom:

• Cel:
  • Kontrola wewnętrzna: Zapobieganie błędom i nieprawidłowościom, zapewnienie zgodności z przepisami, ochrona aktywów.
  • Audyt wewnętrzny: Ocena skuteczności kontroli wewnętrznej, identyfikacja obszarów do poprawy, doradztwo.
• Niezależność:
  • Kontrola wewnętrzna: Wykonywana przez osoby odpowiedzialne za bieżące operacje.
  • Audyt wewnętrzny: Wykonywany przez niezależnych specjalistów, którzy nie są bezpośrednio zaangażowani w audytowane procesy.
• Zakres i czas:
  • Kontrola wewnętrzna: Ciągła i powszechna, obejmuje wszystkie aspekty działalności.
  • Audyt wewnętrzny: Okresowy i wybiórczy, skupia się na konkretnych obszarach lub procesach.
• Podejście:
  • Kontrola wewnętrzna: Działanie operacyjne i prewencyjne.
  • Audyt wewnętrzny: Działanie systemowe i analityczne, oceniające i doradcze.
• Odbiorca raportów:
  • Kontrola wewnętrzna: Wyniki zazwyczaj dla bezpośrednich przełożonych.
  • Audyt wewnętrzny: Wyniki dla najwyższego kierownictwa jednostki (np. prezydenta miasta, dyrektora).

Synergia dla lepszego zarządzania

Mimo różnic, kontrola wewnętrzna i audyt wewnętrzny nie są wobec siebie konkurencyjne, lecz komplementarne. Silny system kontroli wewnętrznej stanowi fundament dla efektywnego zarządzania, a audyt wewnętrzny działa jako niezależny mechanizm weryfikujący jego poprawność i skuteczność. Wyobraź sobie, że budujesz dom (jednostkę publiczną). Kontrola wewnętrzna to solidne fundamenty, ściany i dach – codzienne zabezpieczenia. Audyt wewnętrzny to natomiast inspektor budowlany, który regularnie przyjeżdża, aby sprawdzić, czy wszystkie elementy zostały wykonane zgodnie ze sztuką i przepisami, a także czy dom jest bezpieczny i funkcjonalny. Bez jednego nie ma sensu drugie.

Ciekawostka: W wielu krajach Unii Europejskiej, w tym w Polsce, obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych wynika bezpośrednio z przepisów prawa, co podkreśla jego strategiczne znaczenie dla transparentności i odpowiedzialności.

Podsumowanie: Dwa filary odpowiedzialności

Podsumowując, zarówno kontrola wewnętrzna, jak i audyt wewnętrzny są niezbędnymi elementami sprawnego i odpowiedzialnego zarządzania w sektorze finansów publicznych. Kontrola wewnętrzna to codzienna dbałość o detale i zgodność, natomiast audyt wewnętrzny to strategiczne, niezależne spojrzenie, które pomaga w ciągłym doskonaleniu i zwiększaniu zaufania publicznego. Zrozumienie ich ról pozwala na efektywniejsze wykorzystanie obu narzędzi do budowania silnych, transparentnych i efektywnych jednostek publicznych.