Dofinansowania z UE a obowiązek promocji

Pozyskanie dofinansowania z Unii Europejskiej to ogromny sukces i szansa na dynamiczny rozwój. Jednak wraz z zastrzykiem gotówki pojawia się kluczowy obowiązek, o którym wielu beneficjentów zapomina lub traktuje go po macoszemu – obowiązek informacyjno-promocyjny. To nie tylko biurokratyczny wymóg, ale integralna część umowy, której niedopełnienie może prowadzić do bolesnych konsekwencji finansowych. Zrozumienie zasad promocji to inwestycja w bezpieczne i pomyślne rozliczenie całego projektu.

Czym jest obowiązek promocji?

Obowiązek promocji to zestaw działań, które każdy beneficjent środków unijnych musi podjąć, aby poinformować opinię publiczną o otrzymanym wsparciu. Głównym celem jest zapewnienie przejrzystości wydatkowania funduszy i pokazanie, w jaki sposób pieniądze europejskich podatników przyczyniają się do rozwoju regionów, firm i społeczeństwa. Szczegółowe wytyczne są zawsze opisane w umowie o dofinansowanie oraz w dedykowanych podręcznikach i załącznikach. Ich zignorowanie jest traktowane jako naruszenie warunków umowy.

Podstawowe narzędzia i zasady

Każdy projekt, w zależności od jego skali i budżetu, podlega nieco innym wymogom. Istnieje jednak kilka fundamentalnych zasad, które są wspólne dla większości programów operacyjnych.

Znakowanie projektu

To absolutna podstawa. Wszystkie materiały i działania związane z projektem muszą być odpowiednio oznaczone. Obowiązkowy zestaw znaków zazwyczaj obejmuje:

• Znak Funduszy Europejskich (zestawienie flagi UE z napisem "Fundusze Europejskie").
• Logo programu operacyjnego, z którego pochodzą środki.
• Herb województwa lub logo instytucji pośredniczącej (w zależności od programu).

Oznaczenia te muszą znaleźć się na wszystkich dokumentach dotyczących projektu, materiałach promocyjnych, zakupionym sprzęcie, a także na stronie internetowej beneficjenta.

Informacja na stronie internetowej

Jeśli posiadasz stronę internetową, jesteś zobowiązany do umieszczenia na niej informacji o realizowanym projekcie. Najczęściej tworzy się w tym celu osobną podstronę lub wyraźnie wyodrębnioną sekcję. Informacje, które muszą się tam znaleźć, to:

1. Krótki opis projektu i jego głównych celów.
2. Planowane efekty lub rezultaty (np. wprowadzenie nowego produktu, zwiększenie zatrudnienia).
3. Całkowita wartość projektu.
4. Wysokość wkładu z Funduszy Europejskich.

Pamiętaj, aby na tej stronie również umieścić pełen zestaw wymaganych logotypów!

Plakaty i tablice informacyjne

W przypadku projektów o większej wartości finansowej konieczne jest zastosowanie fizycznych nośników informacji. Wyróżniamy dwa główne typy:

• Plakat informacyjny (minimum A3): Obowiązkowy dla projektów, w których beneficjent nie musi umieszczać tablic. Umieszcza się go w widocznym miejscu, np. w siedzibie firmy, na czas realizacji projektu.
• Tablica informacyjna i pamiątkowa: Wymagana przy projektach infrastrukturalnych, budowlanych oraz gdy całkowity koszt projektu przekracza określoną kwotę (np. 500 tys. euro). Tablicę informacyjną umieszcza się na czas trwania prac, a po ich zakończeniu zastępuje się ją trwałą tablicą pamiątkową.

Najczęstsze błędy i ich konsekwencje

Niestety, błędy w działaniach promocyjnych zdarzają się często i mogą prowadzić do nałożenia korekt finansowych, czyli pomniejszenia kwoty dofinansowania. Do najczęstszych potknięć należą: brak oznaczenia zakupionego sprzętu, stosowanie nieaktualnych wzorów logotypów, brak informacji na stronie internetowej czy umieszczenie plakatu w niewidocznym miejscu. Ciekawostka: nawet błędne zestawienie kolorystyczne logotypów lub ich nieprawidłowe proporcje mogą zostać zakwestionowane podczas kontroli!

Promocja to szansa, nie przykry obowiązek

Chociaż wymogi informacyjno-promocyjne mogą wydawać się skomplikowane, warto spojrzeć na nie z innej perspektywy. To doskonała okazja do budowania pozytywnego wizerunku firmy. Informując o pozyskaniu dotacji, pokazujesz, że Twoja organizacja jest dynamiczna, innowacyjna i wiarygodna. To sygnał dla klientów i partnerów biznesowych, że warto z Tobą współpracować. Potraktuj obowiązkową promocję jako element swojej strategii marketingowej, a zobaczysz, że przyniesie ona korzyści wykraczające daleko poza samo rozliczenie projektu.