Ile trwa akredytacja?

Planujesz ubiegać się o akredytację i zastanawiasz się, ile czasu musisz na to zarezerwować? To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez organizacje dążące do formalnego potwierdzenia swoich kompetencji. Odpowiedź nie jest prosta, ponieważ proces akredytacji to bardziej maraton niż sprint, a jego długość zależy od wielu, często bardzo indywidualnych czynników. Zrozumienie ich pomoże Ci jednak realistycznie zaplanować cały projekt i uniknąć niepotrzebnych niespodzianek.

Czym jest akredytacja i dlaczego jest tak ważna?

Zanim przejdziemy do ram czasowych, warto przypomnieć, czym właściwie jest akredytacja. To formalne uznanie przez upoważnioną jednostkę, że dana organizacja jest kompetentna do wykonywania określonych zadań – np. badań laboratoryjnych, certyfikacji systemów zarządzania czy inspekcji. Posiadanie akredytacji to potężne narzędzie budujące zaufanie i wiarygodność na rynku. To sygnał dla klientów i partnerów, że Twoje usługi spełniają najwyższe, międzynarodowe standardy jakości i rzetelności.

Główne czynniki wpływające na czas trwania procesu

Długość procesu akredytacyjnego nie jest stała. Może trwać od kilku miesięcy do nawet ponad roku. Wszystko zależy od kilku kluczowych elementów:

• Stopień przygotowania Twojej organizacji: To absolutnie kluczowy czynnik. Jeśli posiadasz już wdrożony i dobrze działający system zarządzania, kompletną dokumentację oraz przeszkolony personel, proces będzie znacznie krótszy. Organizacje, które zaczynają od zera, muszą liczyć się z wieloma miesiącami przygotowań.
• Zakres akredytacji: Im szerszy i bardziej skomplikowany zakres, o który się ubiegasz (np. wiele różnych metod badawczych), tym dłużej potrwa jego ocena przez audytorów. Akredytacja małego laboratorium na jedną metodę będzie szybsza niż akredytacja dużej jednostki certyfikującej.
• Obciążenie jednostki akredytującej: Pamiętaj, że nie jesteś jedyną organizacją starającą się o akredytację. Czas oczekiwania na ocenę wniosku czy termin audytu na miejscu zależy od harmonogramu i dostępności ekspertów z jednostki akredytującej.
• Efektywność komunikacji: Szybkość Twojej reakcji na zapytania, uwagi i ewentualne niezgodności stwierdzone podczas audytu ma ogromny wpływ na tempo całego procesu. Im sprawniej wdrażasz działania korygujące, tym szybciej zbliżasz się do celu.

Typowe etapy i ich ramy czasowe

Chociaż każdy proces jest indywidualny, można go podzielić na kilka standardowych etapów, których czas trwania da się oszacować.

1. Przygotowania wewnętrzne i złożenie wniosku (2-6 miesięcy): To czas na opracowanie dokumentacji, wdrożenie procedur i zebranie dowodów na ich stosowanie.
2. Ocena formalna wniosku (2-4 tygodnie): Jednostka akredytująca sprawdza kompletność i poprawność złożonych dokumentów.
3. Audyt na miejscu (kilka dni do kilku tygodni): Audytorzy odwiedzają Twoją organizację, by zweryfikować w praktyce działanie systemu i kompetencje personelu.
4. Działania poaudytowe (1-4 miesiące): Jeśli stwierdzono niezgodności, to jest czas na ich usunięcie i przedstawienie dowodów jednostce akredytującej.
5. Decyzja o udzieleniu akredytacji (2-4 tygodnie): Po pozytywnej weryfikacji wszystkich etapów zapada ostateczna decyzja.

Sumując te okresy, łatwo zauważyć, że realistyczny czas oczekiwania na akredytację wynosi od 6 do nawet 18 miesięcy. Warto uzbroić się w cierpliwość i potraktować ten proces jako inwestycję w jakość.

Ciekawostka: akredytacja a certyfikacja

Często myli się te dwa pojęcia. Certyfikacja potwierdza zgodność produktu, usługi lub systemu zarządzania z określoną normą (np. ISO 9001). Z kolei akredytacja jest o poziom wyżej – to potwierdzenie kompetencji jednostki, która dokonuje tej certyfikacji. Mówiąc prościej: laboratorium może mieć certyfikat ISO, ale to akredytacja potwierdza, że jego wyniki badań są wiarygodne.

Jak możesz przyspieszyć proces?

Chociaż nie masz wpływu na wszystko (np. na harmonogram jednostki akredytującej), możesz podjąć kroki, aby uniknąć opóźnień po swojej stronie. Przede wszystkim zadbaj o perfekcyjne przygotowanie. Zrozum dokładnie wymagania normy, stwórz przejrzystą dokumentację i zaangażuj cały zespół w proces. Rozważenie wsparcia zewnętrznego konsultanta, który ma doświadczenie w podobnych projektach, może okazać się nieocenioną pomocą i znacząco skrócić czas potrzebny na przygotowania.