Jak długo przedsiębiorca powinien przechowywać faktury?

W świecie biznesu, gdzie każda transakcja ma swoje odzwierciedlenie w dokumentacji, prawidłowe zarządzanie fakturami jest nie tylko dobrym zwyczajem, ale przede wszystkim obowiązkiem prawnym. Zastanawiasz się, jak długo Twoja firma powinna przechowywać te kluczowe dokumenty? Odpowiedź nie jest prosta i zależy od wielu czynników, ale jedno jest pewne: zaniedbanie tego aspektu może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Dlaczego przechowywanie faktur jest kluczowe?

Faktury to znacznie więcej niż tylko potwierdzenie zakupu czy sprzedaży. Stanowią one podstawę do rozliczeń podatkowych, dowód w przypadku kontroli skarbowej, a także kluczowy element w procesie ewentualnego dochodzenia roszczeń. Ich właściwe archiwizowanie to gwarancja bezpieczeństwa prawnego Twojej działalności. Brak faktur lub ich nieprawidłowe przechowywanie może skutkować domiarem podatku, karami finansowymi, a nawet problemami w przypadku sporu sądowego.

Podstawowy okres przechowywania: Ordynacja podatkowa

Zgodnie z polskim prawem, a konkretnie z Ordynacją podatkową, dokumenty księgowe, w tym faktury, muszą być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ten termin wynosi zazwyczaj 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to najbardziej uniwersalna zasada, która dotyczy większości przedsiębiorców.

Jak obliczyć pięcioletni termin?

Aby lepiej zrozumieć ten mechanizm, posłużmy się przykładem. Załóżmy, że posiadasz fakturę kosztową wystawioną w marcu 2023 roku, dotyczącą wydatku, który zmniejsza Twój podatek za rok 2023. Termin płatności podatku dochodowego za rok 2023 upływa zazwyczaj 30 kwietnia 2024 roku. W związku z tym, pięcioletni okres przechowywania faktury zaczyna biec od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli od 31 grudnia 2024 roku. Oznacza to, że fakturę tę musisz przechowywać aż do końca 2029 roku.

Co z fakturami VAT i podatkiem dochodowym?

W przypadku faktur VAT, zasady przechowywania są analogiczne do ogólnych reguł Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że dokumenty te należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. Dotyczy to zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupowych, które stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Podobnie jest z dokumentami wpływającymi na podatek dochodowy (PIT/CIT) – tutaj również kluczowy jest pięcioletni okres.

ZUS: Dłuższe terminy dla dokumentów pracowniczych

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników muszą pamiętać o odrębnych i często znacznie dłuższych terminach przechowywania dokumentacji związanej z ZUS. Jest to szczególnie ważne, ponieważ te dokumenty stanowią podstawę do ustalenia praw emerytalno-rentowych pracowników. Okresy te są zróżnicowane:

• Dla dokumentów kadrowych i płacowych dotyczących pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku, okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
• Dla dokumentów pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku, również obowiązuje 10-letni okres, pod warunkiem przekazania do ZUS odpowiednich raportów informacyjnych. W przeciwnym razie okres ten wynosi 50 lat.
• Dla dokumentacji sprzed 1 stycznia 1999 roku, obowiązkowy okres przechowywania to aż 50 lat.

Pamiętaj, że nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą bez pracowników, ten aspekt może Cię dotyczyć, jeśli kiedykolwiek zatrudniałeś/aś personel.

Kodeks cywilny: Roszczenia i terminy przedawnienia

Faktury mogą być również dowodem w sporach cywilnoprawnych. Zgodnie z Kodeksem cywilnym, ogólny termin przedawnienia dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi 3 lata. W przypadku umów sprzedaży, roszczenia z tytułu wad fizycznych lub prawnych rzeczy sprzedanej przedawniają się z upływem 2 lat od dnia wydania rzeczy. Warto zatem rozważyć przechowywanie faktur nieco dłużej, niż wynika to z przepisów podatkowych, jeśli istnieje potencjał do przyszłych roszczeń lub sporów z kontrahentami.

Ustawa o rachunkowości: Ogólne zasady

Ustawa o rachunkowości również precyzuje zasady przechowywania dokumentów. Wskazuje, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowuje się trwale, a pozostałe dokumenty księgowe, w tym dowody księgowe (faktury), przechowuje się przez 5 lat. Jest to spójne z terminami podatkowymi, co ułatwia zarządzanie dokumentacją.

Faktury elektroniczne a papierowe: Czy są różnice?

W dobie cyfryzacji, coraz więcej przedsiębiorców korzysta z faktur elektronicznych. Ważna informacja: zasady przechowywania faktur elektronicznych są takie same jak faktur papierowych. Kluczowe jest zapewnienie ich autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przez cały okres przechowywania. Oznacza to, że faktury elektroniczne muszą być przechowywane w taki sposób, aby w każdej chwili można było je odtworzyć w oryginalnej formie, np. jako plik PDF, i aby nie było wątpliwości co do ich niezmienności.

Praktyczne porady dla przedsiębiorcy

• Digitalizacja: Rozważ skanowanie faktur papierowych i przechowywanie ich w formie elektronicznej. Pamiętaj jednak o zabezpieczeniach i regularnych kopiach zapasowych.
• Organizacja: Stwórz przejrzysty system archiwizacji, niezależnie od tego, czy przechowujesz dokumenty fizycznie, czy cyfrowo. Ułatwi to szybkie odnalezienie potrzebnych faktur.
• Konsultacje: W przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym. Przepisy mogą się zmieniać, a specjalista pomoże Ci być na bieżąco.
• Zasada "lepiej dmuchać na zimne": Jeśli masz wątpliwości, czy dany dokument jest jeszcze potrzebny, lepiej przechowywać go nieco dłużej, niż ryzykować jego brak w kluczowym momencie.

Konsekwencje zaniedbań: Czego unikać?

Brak odpowiednio przechowywanych faktur to nie tylko niedogodność, ale realne zagrożenie dla Twojego biznesu. W przypadku kontroli skarbowej, brak dowodów na poniesione koszty może skutkować zakwestionowaniem odliczeń i koniecznością dopłaty podatku wraz z odsetkami. Może to również prowadzić do nałożenia kar finansowych. W sporach handlowych, brak faktury może uniemożliwić dochodzenie roszczeń lub obronę przed nimi. Dlatego traktowanie archiwizacji faktur z należytą starannością jest fundamentalnym elementem odpowiedzialnego prowadzenia firmy.