Jak długo są zapisane dane na karcie kierowcy?

Karta kierowcy to nieodłączny element pracy każdego profesjonalnego kierowcy w transporcie drogowym. Jest cyfrowym zapisem jego aktywności, gwarantującym zgodność z przepisami dotyczącymi czasu pracy i odpoczynku. Ale czy zastanawiałeś się kiedyś, jak długo te cenne dane są na niej przechowywane i dlaczego tak ważne jest ich regularne zarządzanie? W tym artykule rozwiewamy wszelkie wątpliwości dotyczące okresów zapisu danych na karcie kierowcy, w tachografie oraz obowiązków związanych z ich archiwizacją.

Karta kierowcy: cyfrowe serce transportu

Karta kierowcy to spersonalizowany dokument elektroniczny, wydawany indywidualnie każdemu kierowcy zawodowemu. Jej głównym zadaniem jest identyfikacja kierowcy oraz rejestrowanie jego aktywności związanych z prowadzeniem pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy. To właśnie dzięki niej możliwe jest monitorowanie czasu pracy, przerw i odpoczynków, co jest kluczowe dla bezpieczeństwa na drogach i przestrzegania przepisów unijnych.

Co dokładnie zapisuje karta kierowcy?

Na karcie kierowcy gromadzone są bardzo szczegółowe informacje, które dają pełny obraz aktywności kierowcy w danym okresie. Do najważniejszych z nich należą:

• Dane identyfikacyjne kierowcy: imię, nazwisko, data urodzenia, numer karty.
• Aktywności kierowcy: czas prowadzenia pojazdu, innej pracy, dyspozycyjności oraz przerw i odpoczynków.
• Pojazdy, którymi kierowano: numery rejestracyjne, daty i godziny rozpoczęcia/zakończenia użytkowania.
• Miejsca rozpoczęcia i zakończenia dziennego okresu pracy: wraz z datą i godziną.
• Zdarzenia i usterki: np. przekroczenia prędkości, błędy w działaniu tachografu.

Te dane są niezbędne do weryfikacji przestrzegania przepisów socjalnych w transporcie drogowym.

Jak długo dane pozostają na karcie kierowcy?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Standardowo, karta kierowcy ma pojemność wystarczającą do zapisu danych z ostatnich 28 dni aktywności kierowcy. Po upływie tego okresu dane są nadpisywane, co oznacza, że najstarsze zapisy są usuwane, aby zrobić miejsce dla nowych. Nie oznacza to jednak, że dane te znikają bezpowrotnie!

Kluczowe jest, aby pamiętać o regularnym pobieraniu danych z karty kierowcy – idealnie przed upływem 28 dni, a zawsze nie później niż co 28 dni kalendarzowych. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować utratą cennych informacji, a co za tym idzie, poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

A co z danymi w tachografie cyfrowym?

Warto rozróżnić dane zapisane na karcie kierowcy od tych przechowywanych w pamięci samego tachografu cyfrowego. Tachograf, będący urządzeniem zainstalowanym w pojeździe, przechowuje znacznie dłuższy okres danych – zazwyczaj z ostatnich 365 dni eksploatacji pojazdu. Dane te obejmują m.in. aktywności wszystkich kierowców, którzy używali danego pojazdu, prędkość, przebyte odległości oraz wszelkie zdarzenia i usterki.

Pamiętaj, że dane z tachografu i karty kierowcy wzajemnie się uzupełniają, tworząc kompletny obraz pracy kierowcy i pojazdu.

Obowiązki pracodawcy: archiwizacja danych

Dla przedsiębiorstw transportowych, które zatrudniają kierowców, obowiązek zarządzania danymi z kart kierowców i tachografów jest fundamentalny. Przepisy jasno określają terminy pobierania i archiwizowania tych danych:

• Dane z karty kierowcy muszą być pobierane nie rzadziej niż co 28 dni kalendarzowych.
• Dane z tachografu cyfrowego muszą być pobierane nie rzadziej niż co 90 dni kalendarzowych.

Po pobraniu, dane te muszą być przechowywane w sposób bezpieczny i uporządkowany przez okres co najmniej 12 miesięcy od daty ich zarejestrowania, a w wielu krajach Unii Europejskiej, w tym w Polsce, zaleca się ich przechowywanie przez okres 24 miesięcy lub dłużej, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi czasu pracy. Brak prawidłowej archiwizacji to prosta droga do wysokich kar podczas kontroli.

Dlaczego regularne zarządzanie danymi jest tak istotne?

Niewłaściwe zarządzanie danymi z kart kierowców i tachografów może mieć dalekosiężne konsekwencje, zarówno dla kierowców, jak i dla przedsiębiorstw. Oto kilka przykładów:

• Kary finansowe: Inspekcje transportu drogowego nakładają wysokie grzywny za brak pobranych danych, brak archiwizacji czy naruszenia czasu pracy/odpoczynku. Przykładowo, w Polsce kary za brak pobrania danych z karty kierowcy mogą sięgać kilku tysięcy złotych dla przedsiębiorstwa.
• Problemy prawne: W przypadku wypadku drogowego, dane z karty kierowcy i tachografu są kluczowe do ustalenia przyczyn i odpowiedzialności. Brak kompletnych danych może utrudnić obronę.
• Utrata reputacji: Firmy, które nie przestrzegają przepisów, mogą stracić zaufanie klientów i partnerów biznesowych.

Ciekawostka: Pierwsze tachografy, wprowadzone już w latach 30. XX wieku, były całkowicie analogowe i zapisywały dane na papierowych tarczach. Dzisiejsze karty kierowców i tachografy cyfrowe to szczyt technologii, oferujący precyzję i bezpieczeństwo danych, które jeszcze kilkadziesiąt lat temu były nieosiągalne.

Podsumowanie

Zrozumienie zasad przechowywania danych na karcie kierowcy i w tachografie jest kluczowe dla każdego profesjonalnego kierowcy i przedsiębiorstwa transportowego. Pamiętaj, że dane na karcie kierowcy są zapisywane na 28 dni, a w tachografie na 365 dni. Regularne pobieranie i archiwizowanie tych informacji to nie tylko obowiązek prawny, ale także gwarancja bezpieczeństwa, uniknięcia kar i sprawnego funkcjonowania w branży transportowej. Dbaj o swoje dane, a unikniesz wielu problemów!