Jak korzystać z e/faktur?

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, gdzie cyfryzacja staje się normą, elektroniczne faktury – potocznie zwane e-fakturami – rewolucjonizują sposób prowadzenia rozliczeń. Nie są już tylko nowinką technologiczną, lecz podstawowym narzędziem, które pozwala firmom działać efektywniej, szybciej i bardziej ekologicznie. Zrozumienie, jak prawidłowo z nich korzystać, to klucz do optymalizacji procesów i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.

Era cyfrowych rozliczeń: Czym są e-faktury?

E-faktura to nic innego jak faktura wystawiona i otrzymana w formie elektronicznej. W przeciwieństwie do tradycyjnej faktury papierowej, nie wymaga drukowania ani fizycznej wysyłki. Jej istotą jest zapis cyfrowy, który musi gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. W Polsce, w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), e-faktura przyjmuje formę faktury ustrukturyzowanej, czyli dokumentu zgodnego ze ściśle określonym schematem danych.

Zazwyczaj, mówiąc o "fakturach" (często oznaczanych jako "f-faktury" w kontekście ogólnym), mamy na myśli po prostu dokumenty rozliczeniowe. E-faktury są ich nowoczesnym, cyfrowym odpowiednikiem, oferującym szereg korzyści w porównaniu do papierowych wersji.

Dlaczego warto przejść na e-faktury?

Transformacja w kierunku e-faktur to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie, przynosząc wymierne korzyści dla każdej organizacji.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Eliminacja kosztów związanych z drukowaniem, kopertowaniem, znaczkami pocztowymi oraz archiwizacją papierowych dokumentów to tylko początek. E-faktury znacząco przyspieszają procesy księgowe, minimalizując ryzyko błędów ludzkich i skracając czas potrzebny na ich przetwarzanie. Przykładem może być automatyczne księgowanie danych z faktury do systemu ERP, co oszczędza godziny pracy.

Ekologia i zrównoważony rozwój

Rezygnacja z papieru to bezpośredni wkład w ochronę środowiska. Każda e-faktura to mniej zużytego drewna, wody i energii potrzebnej do produkcji papieru. Firmy, które wybierają to rozwiązanie, budują swój wizerunek jako podmioty odpowiedzialne społecznie i ekologicznie.

Bezpieczeństwo i archiwizacja

Cyfrowe dokumenty, odpowiednio zabezpieczone i przechowywane w chmurze lub na dedykowanych serwerach, są mniej narażone na zagubienie, zniszczenie czy nieautoryzowany dostęp niż ich papierowe odpowiedniki. Łatwość wyszukiwania i dostępu do danych to kolejna zaleta, która usprawnia audyty i codzienne operacje.

Jak prawidłowo korzystać z e-faktur?

Efektywne wykorzystanie e-faktur wymaga zrozumienia procesu ich obiegu – od wystawienia, przez odbiór, aż po archiwizację.

Odbieranie e-faktur

Odbieranie e-faktur najczęściej odbywa się za pośrednictwem:

• Poczty elektronicznej: Faktura jest załącznikiem do e-maila (najczęściej w formacie PDF lub XML).
• Platform wymiany dokumentów: Specjalistyczne platformy zapewniające bezpieczną transmisję i archiwizację.
• Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF): W Polsce staje się to standardem, umożliwiającym odbieranie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio w systemie.

Niezależnie od metody, zawsze upewnij się co do autentyczności nadawcy, aby uniknąć oszustw. Sprawdź, czy faktura zawiera wszystkie wymagane prawem elementy.

Wystawianie e-faktur

Wystawianie e-faktur jest możliwe poprzez:

• Programy księgowe i ERP: Większość nowoczesnych systemów finansowo-księgowych ma wbudowane funkcje generowania e-faktur.
• Dedykowane platformy do faktur online: Rozwiązania chmurowe, które pozwalają na szybkie tworzenie i wysyłanie dokumentów.
• Krajowy System e-Faktur (KSeF): Dla przedsiębiorców w Polsce jest to obowiązkowy kanał wystawiania faktur ustrukturyzowanych w określonych terminach. System ten zapewnia unikalny numer identyfikacyjny dla każdej faktury.

Pamiętaj o zachowaniu zgodności z formatem wymaganym przez przepisy, szczególnie w kontekście KSeF.

Zarządzanie i przechowywanie

Kluczowe jest zapewnienie bezpiecznego i długoterminowego przechowywania e-faktur. Zgodnie z polskim prawem, dokumenty te muszą być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

• Systemy DMS (Document Management System): Ułatwiają kategoryzację, wyszukiwanie i kontrolę dostępu.
• Archiwizacja w chmurze: Zapewnia dostępność i redundancję danych.

Ważne jest, aby przechowywane e-faktury były dostępne w oryginalnym formacie i możliwe do odczytania przez cały wymagany okres.

Krajowy System e-Faktur (KSeF): Polski standard

W Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) to przełomowe rozwiązanie, które ma na celu ujednolicenie i uszczelnienie systemu rozliczeń. Od lipca 2024 roku (z pewnymi wyjątkami) stanie się on obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, co oznacza, że faktury ustrukturyzowane będą jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji B2B.

KSeF oferuje wiele korzyści, takich jak szybszy zwrot VAT, większe bezpieczeństwo transakcji oraz eliminacja potrzeby przechowywania faktur w systemach własnych po ich akceptacji przez KSeF. Wymaga jednak od firm adaptacji do nowego standardu i często integracji systemów księgowych z KSeF.

Praktyczne wskazówki dla użytkowników

• Weryfikacja autentyczności: Zawsze sprawdzaj nadawcę e-faktury. W przypadku wątpliwości skontaktuj się z kontrahentem inną drogą.
• Regularne kopie zapasowe: Niezależnie od metody przechowywania, twórz regularne kopie zapasowe najważniejszych dokumentów.
• Szkolenia dla zespołu: Upewnij się, że Twój zespół jest przeszkolony z obsługi e-faktur i świadomy potencjalnych zagrożeń, takich jak phishing.
• Wybór odpowiedniego oprogramowania: Zainwestuj w sprawdzone i bezpieczne rozwiązania, które wspierają standardy e-faktur, w tym integrację z KSeF.

E-faktury to przyszłość, która już nadeszła. Ich prawidłowe wykorzystanie to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale przede wszystkim strategiczna decyzja, która pozwala na budowanie nowoczesnego, efektywnego i bezpiecznego biznesu. Adaptacja do cyfrowych standardów to inwestycja w rozwój i konkurencyjność na rynku.