Jak legalnie zatrudnić pracownika z Ukrainy?

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, gdzie dostęp do wykwalifikowanych pracowników staje się kluczowy, coraz więcej polskich firm otwiera się na zatrudnianie cudzoziemców. Pracownicy z Ukrainy stanowią znaczącą grupę, wnoszącą do naszych przedsiębiorstw cenne umiejętności i zaangażowanie. Jednak proces ich legalnego zatrudnienia, choć uproszczony w ostatnich latach, wciąż wymaga znajomości obowiązujących przepisów. Przygotowaliśmy kompleksowy przewodnik, który krok po kroku wyjaśni, jak legalnie i efektywnie zatrudnić pracownika z Ukrainy, unikając pułapek prawnych i budując silny, zróżnicowany zespół.

Zrozumienie podstaw: Kto może pracować w Polsce?

Zanim zagłębisz się w szczegóły, ważne jest, aby zrozumieć ogólne zasady zatrudniania cudzoziemców. W Polsce, co do zasady, cudzoziemiec może podjąć pracę, jeśli posiada tytuł pobytowy uprawniający do pracy oraz odpowiednie zezwolenie na pracę, chyba że jest zwolniony z tego obowiązku. W przypadku obywateli Ukrainy, sytuacja jest często znacznie prostsza dzięki specjalnym regulacjom.

Ogólne ścieżki legalizacji pracy

Istnieją dwie główne ścieżki legalizacji pracy dla cudzoziemców, które nie dotyczą uproszczonej procedury dla obywateli Ukrainy objętych specustawą:

• Zezwolenie na pracę: To standardowa procedura, w której pracodawca występuje o zezwolenie do wojewody. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca nie może znaleźć odpowiedniego kandydata na polskim rynku pracy.
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi: Uproszczona forma dostępna dla obywateli wybranych krajów (w tym Ukrainy przed wprowadzeniem specustawy), pozwalająca na pracę do 24 miesięcy bez zezwolenia, po zarejestrowaniu oświadczenia w powiatowym urzędzie pracy.

Specustawa ukraińska: Uproszczone zatrudnienie

Kluczowym elementem w kontekście zatrudniania obywateli Ukrainy jest tak zwana specustawa (Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa), która weszła w życie 12 marca 2022 roku. Ustawa ta wprowadziła znaczące uproszczenia dla obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski w związku z działaniami wojennymi.

Kto jest objęty specustawą?

Uproszczone zasady zatrudnienia dotyczą obywateli Ukrainy, którzy:

• Przybyli do Polski bezpośrednio z terytorium Ukrainy od 24 lutego 2022 roku w związku z konfliktem zbrojnym.
• Posiadają numer PESEL ze statusem "UKR".

Dzięki specustawie, tacy obywatele Ukrainy mogą legalnie podjąć pracę w Polsce bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę czy rejestrowania oświadczenia. Wystarczy, że pracodawca powiadomi powiatowy urząd pracy o powierzeniu wykonywania pracy w ciągu 14 dni od jej podjęcia.

Powiadomienie urzędu pracy: Kluczowy krok

Formularz powiadomienia jest dostępny online. Pracodawca musi w nim podać dane pracownika (m.in. imię, nazwisko, PESEL UKR) oraz warunki zatrudnienia (rodzaj umowy, stanowisko, wynagrodzenie). Terminowe złożenie powiadomienia jest niezwykle ważne dla zachowania legalności zatrudnienia.

Procedura zatrudnienia krok po kroku

Niezależnie od tego, czy korzystasz ze specustawy, czy z ogólnych procedur, proces zatrudnienia pracownika z Ukrainy wymaga systematycznego podejścia.

1. Weryfikacja statusu i dokumentów

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest sprawdzenie legalności pobytu i uprawnień do pracy kandydata. Poproś o:

• Paszport: Potwierdzenie tożsamości i obywatelstwa.
• Numer PESEL UKR: Jeśli kandydat spełnia warunki specustawy.
• Wiza lub karta pobytu: Jeśli kandydat nie jest objęty specustawą, sprawdź, czy posiada ważny tytuł pobytowy uprawniający do pracy (np. wiza pracownicza, karta pobytu z dostępem do rynku pracy).

Upewnij się, że wszystkie dokumenty są aktualne i autentyczne.

2. Wybór odpowiedniej ścieżki legalizacji

Na podstawie zweryfikowanych dokumentów zdecyduj, która ścieżka jest właściwa:

• Powiadomienie PUP: Dla obywateli Ukrainy z PESEL UKR.
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy: Dla obywateli Ukrainy nieobjętych specustawą, ale posiadających prawo do uproszczonej procedury (np. na podstawie wcześniejszych przepisów).
• Zezwolenie na pracę: Dla pozostałych przypadków.

3. Podpisanie umowy o pracę

Po upewnieniu się o legalności zatrudnienia, podpisz z pracownikiem umowę. Może to być umowa o pracę (preferowana, gwarantująca pełnię praw pracowniczych) lub umowa zlecenie (elastyczniejsza, ale z ograniczonymi prawami). Pamiętaj, że umowa musi być sporządzona w języku polskim, a na żądanie pracownika, również w języku dla niego zrozumiałym.

4. Zgłoszenie do ZUS i urzędu skarbowego

Jako pracodawca masz obowiązek zgłosić pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. Pracownik z Ukrainy, tak jak każdy inny pracownik, będzie podlegał polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz podatkowemu.

5. Badania medycyny pracy i szkolenie BHP

Każdy pracownik, niezależnie od obywatelstwa, musi przejść wstępne badania lekarskie oraz szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków.

Ważne aspekty i dobre praktyki

Zatrudnianie pracowników z Ukrainy to nie tylko kwestia przepisów, ale także budowania relacji i wspierania integracji.

Bariera językowa i kulturowa

Pamiętaj o ewentualnej barierze językowej. Zapewnij dostęp do tłumacza na etapie rekrutacji i szkoleń. Rozważ udostępnienie podstawowych materiałów w języku ukraińskim lub zorganizowanie kursów języka polskiego. Zrozumienie różnic kulturowych pomoże w płynnej adaptacji pracownika do nowego środowiska.

Ciekawostka

Według danych ZUS, w Polsce pracuje już ponad milion cudzoziemców, z czego zdecydowana większość to obywatele Ukrainy. Ich wkład w polską gospodarkę jest nieoceniony, wypełniając luki kadrowe w wielu sektorach, od budownictwa po usługi i produkcję.

Zmiany w przepisach: Bądź na bieżąco

Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców, a zwłaszcza obywateli Ukrainy, mogą ulegać zmianom. Regularne śledzenie komunikatów Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz urzędów pracy jest kluczowe dla uniknięcia błędów i utrzymania zgodności z prawem.

Podsumowanie

Zatrudnianie pracowników z Ukrainy to proces, który może przynieść wiele korzyści Twojej firmie. Dzięki specustawie, dla wielu obywateli Ukrainy procedura jest znacznie uproszczona, co otwiera nowe możliwości dla pracodawców. Pamiętaj, że kluczem do sukcesu jest sumienne przestrzeganie przepisów, dbałość o dokumentację oraz otwartość na wspieranie nowych pracowników w adaptacji do polskiego środowiska pracy. Inwestując w legalne i etyczne zatrudnienie, budujesz nie tylko efektywny zespół, ale także wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy.