Jak sprawdzić czy Plik PDF jest podpisany elektronicznie?

W dobie cyfrowej transformacji, dokumenty elektroniczne stały się nieodłącznym elementem naszej codzienności. Od umów, przez faktury, aż po oficjalne pisma – coraz częściej trafiamy na pliki PDF, których autentyczność i integralność są kluczowe. Ale jak upewnić się, że dokument, który otrzymaliśmy, jest rzeczywiście tym, za co się podaje? Kluczem jest podpis elektroniczny, a jego weryfikacja to podstawa bezpieczeństwa i zaufania w cyfrowym świecie.

Dlaczego weryfikacja podpisu elektronicznego jest tak ważna?

Podpis elektroniczny to znacznie więcej niż tylko cyfrowa wersja odręcznego podpisu. To mechanizm kryptograficzny zapewniający niezaprzeczalność, autentyczność i integralność dokumentu. Jego weryfikacja jest kluczowa z kilku powodów:

• Pewność pochodzenia: Upewniasz się, że dokument pochodzi od osoby lub instytucji, która go podpisała.
• Integralność treści: Masz gwarancję, że treść pliku PDF nie została zmieniona od momentu jego podpisania. Nawet najmniejsza modyfikacja (np. zmiana przecinka) unieważni podpis.
• Zgodność z prawem: W wielu krajach, w tym w Unii Europejskiej (dzięki rozporządzeniu eIDAS), kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny. Jego weryfikacja jest więc niezbędna do potwierdzenia mocy prawnej dokumentu.

Ciekawostka: Rozporządzenie eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) standaryzuje usługi zaufania w całej Unii Europejskiej, ułatwiając transgraniczne użycie podpisów elektronicznych i zapewniając ich prawne uznawanie.

Rodzaje podpisów elektronicznych w PDF-ach

Zanim przejdziemy do weryfikacji, warto zrozumieć, że nie wszystkie podpisy elektroniczne są sobie równe. W plikach PDF najczęściej spotykamy się z dwoma głównymi typami, choć terminologia może być szersza:

• Podpis zaawansowany (AdES - Advanced Electronic Signature): Jest jednoznacznie powiązany z podpisującym, umożliwia jego identyfikację, jest tworzony za pomocą danych, nad którymi podpisujący ma wyłączną kontrolę i jest powiązany z danymi, do których jest dołączony, w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest wykrywalna.
• Podpis kwalifikowany (QES - Qualified Electronic Signature): To najbardziej bezpieczny i prawnie wiążący typ podpisu. Spełnia wszystkie wymogi podpisu zaawansowanego, a dodatkowo jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Posiada moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu.

Wizualna reprezentacja podpisu w PDF-ie (np. obrazek z podpisem i pieczęcią) jest tylko graficznym odzwierciedleniem danych kryptograficznych wbudowanych w dokument.

Jak sprawdzić podpis elektroniczny w popularnych przeglądarkach PDF?

Większość programów do przeglądania plików PDF oferuje wbudowane narzędzia do weryfikacji podpisów. Poniżej przedstawiamy kroki dla najpopularniejszych aplikacji.

Adobe Acrobat Reader: Standard w weryfikacji

Program Adobe Acrobat Reader to de facto standard branżowy w pracy z plikami PDF i oferuje najbardziej rozbudowane funkcje weryfikacji.

1. Otwórz plik PDF: Po otwarciu dokumentu, poszukaj paska komunikatów na górze okna. Jeśli dokument jest podpisany, często pojawi się tam informacja o podpisie oraz przycisk „Panel podpisów” lub podobny.
2. Zlokalizuj podpis: Podpisy elektroniczne mogą być widoczne jako specjalne pola na stronie dokumentu. Kliknięcie na takie pole otworzy szczegóły podpisu. Jeśli podpis jest "niewidzialny", użyj wspomnianego wcześniej „Panelu podpisów”.
3. Panel podpisów: Zazwyczaj znajduje się po lewej stronie ekranu. Kliknięcie na niego wyświetli listę wszystkich podpisów w dokumencie.
4. Szczegóły podpisu: Po wybraniu konkretnego podpisu z listy, zobaczysz jego status (np. „Podpis jest ważny”), dane podpisującego, datę i godzinę podpisania. Możesz także kliknąć „Właściwości podpisu” lub „Pokaż certyfikat”, aby uzyskać szczegółowe informacje o certyfikacie używanym do złożenia podpisu.

Przykład: Jeśli podpis jest ważny, zobaczysz zielony znacznik wyboru i komunikat o ważności. Jeśli jest problem, pojawi się żółty trójkąt lub czerwony krzyżyk z odpowiednim komunikatem.

Inne przeglądarki (np. Foxit Reader, przeglądarki systemowe)

Wiele innych programów, takich jak Foxit Reader, Nitro Pro czy nawet wbudowane przeglądarki PDF w systemach operacyjnych (np. Microsoft Edge, Google Chrome), również oferuje możliwość weryfikacji podpisów, choć ich interfejs może się różnić.

Zasada działania jest podobna: szukaj ikonki podpisu, paska komunikatów lub specjalnej sekcji w menu, która dotyczy bezpieczeństwa lub podpisów cyfrowych. Zawsze staraj się dotrzeć do szczegółów certyfikatu i informacji o jego ważności.

Niewidzialne podpisy: Jak je znaleźć?

Nie każdy podpis elektroniczny musi mieć swoją wizualną reprezentację na stronie dokumentu. Takie podpisy nazywane są niewidzialnymi. Aby je sprawdzić, musisz skorzystać z panelu podpisów w swojej przeglądarce PDF (jak opisano dla Adobe Acrobat Reader). Panel ten wyświetli wszystkie podpisy, niezależnie od tego, czy są widoczne na stronie, czy nie.

Co oznaczają statusy weryfikacji podpisu?

Podczas weryfikacji podpisu możesz spotkać się z różnymi statusami. Zrozumienie ich jest kluczowe:

• Ważny: Oznacza, że podpis jest autentyczny, certyfikat jest zaufany (lub został dodany do listy zaufanych), a dokument nie został zmieniony od momentu podpisania. To idealny status.
• Nieznany / Niezweryfikowany: Zazwyczaj oznacza, że program nie może zweryfikować certyfikatu podpisującego. Może to być spowodowane brakiem zaufania do wystawcy certyfikatu (np. nie ma go na liście zaufanych urzędów certyfikacji) lub problemami z łańcuchem certyfikatów. Często można to rozwiązać poprzez dodanie certyfikatu wystawcy do listy zaufanych.
• Nieważny: To alarmujący status. Oznacza, że dokument został zmieniony po podpisaniu, certyfikat wygasł, został unieważniony (CRL/OCSP) lub wystąpił inny poważny problem, który podważa autentyczność lub integralność podpisu.
• Certyfikat jest ważny, ale dokument został zmodyfikowany: Podpis jest technicznie poprawny, ale zawartość pliku PDF uległa zmianie po złożeniu podpisu. Oznacza to naruszenie integralności dokumentu.

Ciekawostka: Łańcuch zaufania (Chain of Trust) to hierarchia certyfikatów, która prowadzi od certyfikatu podpisującego aż do zaufanego certyfikatu głównego (Root Certificate Authority). Jeśli którykolwiek element tego łańcucha jest uszkodzony lub nie jest zaufany, cały podpis może zostać uznany za "nieznany" lub "nieważny".

Potencjalne problemy i ich rozwiązania

Nawet poprawnie złożony podpis może czasem sprawiać problemy podczas weryfikacji. Oto najczęstsze scenariusze:

• Brak zaufania do wystawcy certyfikatu: Twoja przeglądarka PDF może nie znać lub nie ufać urzędowi certyfikacji, który wydał certyfikat.

  Rozwiązanie: Dodaj certyfikat wystawcy do listy zaufanych tożsamości w ustawieniach programu (np. w Adobe Acrobat Reader: Edycja > Preferencje > Zaufane tożsamości). Pamiętaj, aby robić to tylko dla znanych i zaufanych urzędów.

• Problem z łańcuchem certyfikatów: Niekompletny łańcuch zaufania.

  Rozwiązanie: Upewnij się, że masz dostęp do Internetu, aby program mógł pobrać brakujące certyfikaty pośrednie. Czasem konieczne jest ręczne zainstalowanie certyfikatów pośrednich wystawcy.

• Oprogramowanie jest nieaktualne: Stare wersje programów mogą mieć problemy z nowszymi standardami podpisów lub listami odwołań.

  Rozwiązanie: Regularnie aktualizuj swoją przeglądarkę PDF do najnowszej wersji.

• Certyfikat został odwołany lub wygasł: Podpis był ważny w momencie złożenia, ale certyfikat stracił ważność.

  Rozwiązanie: Weryfikacja powinna pokazać datę i czas złożenia podpisu oraz status certyfikatu w tamtym momencie. Jeśli podpis był ważny w chwili złożenia, dokument nadal zachowuje swoją integralność, choć sam certyfikat może być już nieważny.

Podsumowanie

Weryfikacja podpisu elektronicznego w plikach PDF to niezbędny krok w zapewnieniu bezpieczeństwa i zaufania w cyfrowym obiegu dokumentów. Dzięki prostym narzędziom dostępnym w popularnych przeglądarkach PDF, każdy może szybko i skutecznie sprawdzić autentyczność i integralność otrzymywanych dokumentów. Pamiętaj, aby zawsze zwracać uwagę na status weryfikacji i w razie wątpliwości dokładnie analizować szczegóły podpisu. To Twoja cyfrowa tarcza ochronna!