Jak zapisać w umowie pracę zdalną?

Współczesny rynek pracy dynamicznie ewoluuje, a praca zdalna zyskała na popularności, stając się nieodłącznym elementem wielu organizacji. Aby jednak zapewnić klarowność i bezpieczeństwo obu stronom, kluczowe jest prawidłowe uregulowanie jej zasad w umowie o pracę. Jak skutecznie zapisać pracę zdalną, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić zgodność z obowiązującym prawem?

Podstawy prawne pracy zdalnej w Polsce

W Polsce regulacje dotyczące pracy zdalnej ewoluowały, by sprostać nowym wyzwaniom. Zrozumienie ich jest fundamentem do prawidłowego sformułowania zapisów w umowie.

Co to jest praca zdalna?

Praca zdalna to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Może być to praca zdalna całkowita lub hybrydowa.

Zmiany w przepisach – co warto wiedzieć?

Od kwietnia 2023 roku w polskim Kodeksie pracy obowiązują nowe, szczegółowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Wprowadziły one m.in. obowiązek pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną (np. energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych) oraz kwestie BHP.

Kluczowe elementy umowy o pracę zdalną – co musi się znaleźć?

Aby umowa była kompletna i chroniła interesy obu stron, należy w niej zawrzeć kilka niezbędnych elementów. Mogą one być ujęte w pierwotnej umowie o pracę lub w formie aneksu.

• Miejsce wykonywania pracy: Należy dokładnie określić miejsce lub miejsca, w których praca zdalna będzie wykonywana. Może to być konkretny adres zamieszkania pracownika lub ogólne stwierdzenie, że praca będzie wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą (np. "w miejscu zamieszkania pracownika na terenie Polski").

  Przykład: "Praca będzie wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika pod adresem: [ulica, miasto] lub innym, każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą."

• Zasady komunikacji: Ustalenie sposobu komunikacji jest kluczowe. Określ, jak pracownik będzie kontaktować się z przełożonymi i zespołem – czy poprzez e-mail, komunikatory firmowe, wideokonferencje. Warto również wskazać godziny dostępności pracownika.

• Zapewnienie narzędzi i materiałów: Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Alternatywnie, może zobowiązać się do pokrycia kosztów używania przez pracownika własnych narzędzi. To ważne dla ciągłości pracy i komfortu pracownika.

  Ciekawostka: Niektóre firmy, aby zapewnić pracownikom komfort, oferują dodatkowe benefity, takie jak dofinansowanie ergonomicznego krzesła czy specjalistycznego oprogramowania.

• Zasady kontroli i BHP: W umowie powinny znaleźć się zapisy dotyczące sposobu kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę oraz zasady przestrzegania przepisów BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrole, ale muszą one być adekwatne i nie naruszać prywatności pracownika.

• Sposób pokrywania kosztów: Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną, takich jak koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. W umowie należy określić zasady zwrotu tych kosztów – np. ryczałt miesięczny lub zwrot na podstawie przedstawionych rachunków. To jeden z najważniejszych nowych obowiązków.

• Zasady powrotu do pracy stacjonarnej: Warto również przewidzieć, w jakich okolicznościach pracownik może zostać zobowiązany do powrotu do pracy stacjonarnej, a także jakie są procedury w przypadku rezygnacji z pracy zdalnej przez pracownika.

Praktyczne wskazówki dla pracodawcy i pracownika

Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni podejść do tematu pracy zdalnej z rozsądkiem i otwartością. Dobrze skonstruowana umowa to podstawa sukcesu.

Aneks czy nowa umowa?

Jeśli pracownik już pracuje w firmie i przechodzi na pracę zdalną, najczęściej stosuje się aneks do umowy o pracę. W przypadku nowo zatrudnianych osób, zapisy dotyczące pracy zdalnej są od razu umieszczane w głównej umowie.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Unikanie typowych pułapek jest kluczem do bezproblemowego funkcjonowania pracy zdalnej. Brak precyzji w zapisach to najczęstszy problem.

• Niedookreślenie miejsca pracy zdalnej, co może prowadzić do sporów.
• Brak jasnych zasad rozliczania kosztów, co generuje frustracje.
• Pomijanie kwestii BHP, narażające pracodawcę na konsekwencje prawne.
• Brak regulacji dotyczących dostępności pracownika i czasu pracy.

Prawidłowe uregulowanie pracy zdalnej w umowie to inwestycja w spokój i efektywność. Precyzyjne zapisy chronią obie strony, budują zaufanie i pozwalają w pełni wykorzystać potencjał elastycznych form zatrudnienia. Pamiętaj, że dobrze sporządzona umowa to podstawa udanej współpracy zdalnej.