Jakie są powiązania pomiędzy zarządzaniem procesami a zarządzaniem projektami?

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, gdzie efektywność i innowacyjność są kluczowe, często spotykamy się z terminami takimi jak zarządzanie procesami i zarządzanie projektami. Choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, a nawet tożsame, w rzeczywistości są to dwie odrębne, lecz ściśle ze sobą powiązane dyscypliny, które wspólnie napędzają rozwój organizacji. Zrozumienie ich unikalnych cech oraz wzajemnych zależności jest fundamentalne dla każdego, kto dąży do optymalizacji działań i osiągania strategicznych celów.

Czym jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami to dyscyplina, która koncentruje się na planowaniu, organizowaniu, motywowaniu i kontrolowaniu zasobów w celu osiągnięcia określonych celów w określonym czasie i budżecie. Każdy projekt jest unikalnym przedsięwzięciem, ma swój początek i koniec, a jego rezultatem jest zazwyczaj unikalny produkt, usługa lub wynik. Pomyśl o budowie nowego mostu, wdrożeniu nowego systemu IT czy organizacji dużego wydarzenia – to wszystko są projekty.

• Unikalność: Każdy projekt jest inny, nawet jeśli dotyczy podobnej tematyki.
• Tymczasowość: Ma wyraźnie zdefiniowany początek i koniec.
• Określone cele: Zawsze dąży do osiągnięcia konkretnego rezultatu.

Czym jest zarządzanie procesami?

Z kolei zarządzanie procesami (BPM – Business Process Management) to systematyczne podejście do analizowania, projektowania, wdrażania, monitorowania i optymalizowania powtarzalnych działań w organizacji. Proces to sekwencja kroków, które przekształcają wejścia w wyjścia, tworząc wartość dla klienta. Przykładem może być proces obsługi klienta, proces produkcji, proces rekrutacji czy proces księgowania faktur. Kluczem jest tu ciągłość i powtarzalność.

• Powtarzalność: Procesy są cykliczne i wykonywane wielokrotnie.
• Ciągłość: Nie mają zdefiniowanego końca, są stałym elementem działania organizacji.
• Standardyzacja i optymalizacja: Celem jest usprawnienie i ujednolicenie działań.

Kluczowe różnice: projekt kontra proces

Aby lepiej zrozumieć powiązania, warto najpierw podkreślić fundamentalne różnice. Można je ująć w kilku punktach:

• Charakter: Projekt jest jednorazowy i unikalny, proces jest powtarzalny i ciągły.
• Cel: Projekt ma na celu stworzenie czegoś nowego lub zmianę istniejącego stanu, proces ma na celu efektywne i powtarzalne dostarczanie wartości.
• Zakończenie: Projekt ma wyraźnie zdefiniowany koniec, po osiągnięciu celu; proces jest stałym elementem operacyjnym.

Ciekawostka: Wyobraź sobie kucharza. Projekt to stworzenie zupełnie nowego przepisu na danie, które nigdy wcześniej nie istniało. Proces to codzienne gotowanie tego samego, sprawdzonego dania w restauracji, zgodnie z ustaloną recepturą.

Nierozerwalne powiązania: jak projekty i procesy współdziałają?

Mimo różnic, te dwie dyscypliny są ze sobą silnie związane i wzajemnie się uzupełniają. Ich synergia jest kluczem do sukcesu każdej organizacji. Oto główne punkty styczne:

Projekty tworzą i modyfikują procesy

To jedno z najbardziej oczywistych powiązań. Wiele projektów ma na celu właśnie stworzenie nowych procesów lub usprawnienie i zmianę istniejących. Na przykład:

• Projekt wdrożenia nowego systemu CRM (Customer Relationship Management) nie tylko dostarcza oprogramowanie, ale także definiuje zupełnie nowe procesy obsługi klienta i zarządzania sprzedażą.
• Projekt reorganizacji działu HR może skutkować wprowadzeniem nowych procesów rekrutacji, onboardingu czy zarządzania wydajnością.

Procesy wspierają projekty

Z drugiej strony, aby projekty mogły być efektywnie realizowane, potrzebują solidnego zaplecza w postaci dobrze działających procesów operacyjnych. Pomyśl o:

• Procesach finansowych, które zapewniają płynne zarządzanie budżetem projektu i rozliczenia.
• Procesach HR, które umożliwiają rekrutację i alokację odpowiednich zasobów do zespołów projektowych.
• Procesach zakupowych, które gwarantują terminowe dostarczenie niezbędnych materiałów i usług.

Bez sprawnych procesów wspierających, nawet najlepiej zaplanowany projekt może napotkać trudności.

Ciągłe doskonalenie: proces jako wynik projektu

Projekty często są inicjowane w celu poprawy efektywności istniejących procesów. Programy takie jak Lean czy Six Sigma bazują na podejściu projektowym do identyfikacji, analizy i eliminacji marnotrawstwa czy błędów w procesach. Po zakończeniu projektu, usprawniony proces staje się nowym, standardowym sposobem działania.

Przykład: Firma produkcyjna zauważa wysoki odsetek wadliwych produktów na jednej z linii. Inicjuje projekt (np. metodologią Six Sigma), którego celem jest zidentyfikowanie przyczyn i wdrożenie zmian. Wynikiem projektu jest zmodyfikowany proces produkcyjny, który generuje mniej wad i jest bardziej efektywny.

Synergia dla sukcesu organizacji

Zarówno zarządzanie procesami, jak i zarządzanie projektami są niezbędne dla holistycznego rozwoju organizacji. Projekty napędzają zmiany i innowacje, tworząc nowe wartości i usprawniając istniejące sposoby działania. Procesy natomiast zapewniają stabilność, powtarzalność i efektywność w codziennych operacjach, utrwalając osiągnięcia projektów i pozwalając czerpać z nich długoterminowe korzyści.

Efektywne organizacje często posiadają dedykowane struktury, takie jak Biura Zarządzania Projektami (PMO) oraz Biura Zarządzania Procesami (BPMO), które ściśle ze sobą współpracują. Ich integracja pozwala na strategiczne planowanie, gdzie projekty są wybierane w oparciu o ich wpływ na kluczowe procesy biznesowe, a procesy są na bieżąco optymalizowane, by jak najlepiej wspierać realizację inicjatyw projektowych.

Podsumowując, zamiast traktować zarządzanie procesami i projektami jako konkurencyjne dyscypliny, powinniśmy postrzegać je jako dwie strony tego samego medalu – dynamicznego rozwoju i stabilnej efektywności. Ich wzajemne zrozumienie i umiejętne połączenie w praktyce to klucz do budowania organizacji, która jest zarówno elastyczna w obliczu zmian, jak i niezawodna w codziennym działaniu.