Jakie zmiany w kodeksie pracy praca zdalna?

Współczesny rynek pracy dynamicznie się zmienia, a praca zdalna stała się już nie tylko trendem, ale i integralną częścią wielu firm. Po okresie pandemii, kiedy to zdalny tryb pracy był rozwiązaniem doraźnym, przyszedł czas na jego uregulowanie. Od kwietnia 2023 roku polski Kodeks Pracy wprowadził szereg istotnych zmian, które precyzują zasady pracy z domu, chroniąc zarówno pracowników, jak i pracodawców. Jeśli zastanawiasz się, co dokładnie zmieniło się w przepisach, ten artykuł jest dla Ciebie.

Praca zdalna: nowa definicja i jej rodzaje

Kluczową zmianą jest zastąpienie dotychczasowej "telepracy" przez znacznie szersze pojęcie "pracy zdalnej". Nowa definicja obejmuje pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą), w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. To otwiera drzwi dla różnych modeli:

• Praca zdalna całkowita: pracownik wykonuje wszystkie obowiązki poza siedzibą firmy.
• Praca zdalna hybrydowa: łączenie pracy z biura z pracą zdalną (np. 3 dni w biurze, 2 dni zdalnie).
• Praca zdalna okazjonalna: nowość, o której opowiemy szerzej w dalszej części artykułu.

Ciekawostka: Przed wejściem w życie nowych przepisów, praca zdalna w Polsce była regulowana głównie przez specustawę COVID-19. Nowelizacja Kodeksu Pracy na stałe ugruntowała jej pozycję w polskim prawie pracy.

Obowiązki pracodawcy: koszty i bezpieczeństwo

Jednym z najważniejszych aspektów nowych regulacji jest precyzyjne określenie obowiązków pracodawcy, zwłaszcza w zakresie kosztów i BHP.

Zwrot kosztów: co musi pokryć pracodawca?

Nowe przepisy jasno wskazują, że pracodawca ma obowiązek pokryć lub zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

• Niezbędne materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne.
• Koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
• Koszty związane z instalacją, serwisem, konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Pracodawca może również wypłacać pracownikowi ekwiwalent pieniężny lub ryczałt, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Przykład: Jeśli pracownik zużywa więcej prądu, korzysta z domowego internetu do celów służbowych lub amortyzuje swój prywatny monitor, pracodawca musi to zrekompensować.

Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP) w domowym biurze

Mimo że praca odbywa się poza biurem, pracodawca nadal jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Nowe przepisy wprowadzają jednak pewne modyfikacje:

• Pracodawca dokonuje oceny ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej.
• Pracownik musi złożyć oświadczenie, że jego miejsce pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki.
• Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę warunków BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej, jednak musi to odbywać się w porozumieniu z pracownikiem i w godzinach jego pracy.

Prawa pracownika: elastyczność i ochrona

Nowelizacja wzmacnia również pozycję pracownika, dając mu większą elastyczność i ochronę.

Kiedy pracodawca musi zgodzić się na pracę zdalną?

W niektórych przypadkach pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy. Dotyczy to m.in.:

• Pracownicy w ciąży.
• Pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia.
• Pracownicy opiekujący się członkiem rodziny z niepełnosprawnością lub dzieckiem z orzeczeniem o niepełnosprawności.
• Pracownicy będący rodzicami dzieci z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju.

W takich sytuacjach pracodawca może odmówić jedynie z ważnych, obiektywnych przyczyn, które musi pisemnie uzasadnić.

Jakie formalności? Umowy i regulaminy

Wprowadzenie pracy zdalnej wymaga odpowiednich formalności:

• Porozumienie stron: Praca zdalna może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.
• Regulamin pracy zdalnej: Pracodawca, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, ustala zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie.
• Możliwość powrotu: Zarówno pracownik, jak i pracodawca mają prawo złożyć wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej i powrót do tradycyjnego trybu pracy, z okresem przejściowym nie dłuższym niż 30 dni.

Ważne: Wszystkie ustalenia dotyczące pracy zdalnej powinny być jasno określone w umowie o pracę lub aneksie do niej, aby uniknąć nieporozumień.

Praca zdalna okazjonalna: nowość dla elastycznych

Szczególną formą jest praca zdalna okazjonalna. Jest to praca wykonywana zdalnie na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Jej cechy to:

• Mniejsze formalności niż w przypadku regularnej pracy zdalnej.
• Brak obowiązku zwrotu kosztów przez pracodawcę (np. za prąd czy internet).
• Brak obowiązku zapewnienia przez pracodawcę narzędzi pracy.

Zastosowanie: To idealne rozwiązanie na sytuacje awaryjne, np. wizyta hydraulika, nagłe zamknięcie przedszkola, czy po prostu potrzeba jednorazowej elastyczności. Wniosek o pracę zdalną okazjonalną jest dla pracodawcy wiążący, chyba że istnieją obiektywne powody do odmowy.

Podsumowanie: korzyści i wyzwania nowej ery pracy

Nowelizacja Kodeksu Pracy w zakresie pracy zdalnej to krok w stronę modernizacji polskiego rynku pracy. Z jednej strony, daje pracownikom większą elastyczność i możliwość lepszego godzenia życia zawodowego z prywatnym. Z drugiej strony, pracodawcy otrzymują jasne ramy prawne, które ułatwiają organizację pracy zdalnej, jednocześnie nakładając na nich konkretne obowiązki finansowe i związane z BHP.

Wyzwania, takie jak utrzymanie spójnej kultury organizacyjnej, zarządzanie zespołami rozproszonymi czy zapewnienie cyberbezpieczeństwa, nadal pozostają aktualne. Jednak dzięki nowym przepisom, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mogą czuć się pewniej, wiedząc, że ich prawa i obowiązki są jasno określone w świetle prawa.