KSeF a biura rachunkowe, co się zmienia w codziennej pracy?

Wyobraź sobie świat, w którym procesowanie faktur staje się bezproblemowe, błyskawiczne i bezpieczne. Ten świat jest już na wyciągnięcie ręki dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF), który rewolucjonizuje polską rachunkowość, stawiając biura rachunkowe przed wyzwaniem, ale i ogromną szansą na modernizację. Zmiany są nieuchronne – dowiedz się, jak KSeF wpłynie na codzienną pracę i jak przygotować się na nadchodzącą transformację.

KSeF: Rewolucja w rachunkowości

Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lipca 2024 roku (dla większości przedsiębiorców) oraz 1 stycznia 2025 roku (dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT) stanie się on obowiązkowym standardem. Oznacza to koniec z papierowymi fakturami, a także z popularnymi dotychczas plikami PDF czy innymi formatami elektronicznymi. Wszystkie faktury B2B będą musiały przechodzić przez centralny system, co fundamentalnie zmieni sposób pracy w każdym biurze rachunkowym.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny o ściśle określonej strukturze danych w formacie XML, zgodnym z logiczną strukturą e-Faktury FA(1). Jest ona wystawiana i odbierana za pośrednictwem KSeF, a po jej przesłaniu otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Taka standaryzacja ma na celu zwiększenie przejrzystości, bezpieczeństwa i efektywności obiegu dokumentów w gospodarce.

Kluczowe zmiany w codziennej pracy biura rachunkowego

Wprowadzenie KSeF to nie tylko nowa technologia, ale przede wszystkim zmiana filozofii pracy. Oto najważniejsze aspekty, które ulegną transformacji:

• Odbieranie i wysyłanie faktur: Biura rachunkowe nie będą już otrzymywać faktur od klientów w tradycyjnej formie. Wszystkie faktury sprzedażowe będą musiały być wystawiane przez klientów za pośrednictwem KSeF, a faktury zakupowe będą pobierane bezpośrednio z systemu. To wymaga odpowiednich uprawnień i autoryzacji dla biura.
• Weryfikacja i wprowadzanie danych: Dzięki ustrukturyzowanemu formatowi, dane z faktur będą mogły być automatycznie importowane do systemów księgowych. To ogromne ułatwienie, które zminimalizuje ryzyko błędów ludzkich i przyspieszy proces księgowania. Jednak nadal konieczna będzie weryfikacja poprawności merytorycznej i zgodności z rzeczywistością.
• Archiwizacja dokumentów: KSeF będzie stanowił centralne archiwum faktur przez 10 lat. Biura rachunkowe nie będą już musiały dbać o fizyczne przechowywanie dokumentów, choć nadal zalecane jest posiadanie kopii zapasowych w systemach biurowych dla ułatwienia dostępu i pracy.
• Komunikacja z klientami: To jeden z najważniejszych obszarów. Biura rachunkowe będą musiały edukować swoich klientów w zakresie obsługi KSeF, a także ustalić nowe procedury przekazywania uprawnień i informacji. Dla klientów mniej zaznajomionych z technologią może to być sporym wyzwaniem.
• Integracja systemów i nowe oprogramowanie: Niezbędne stanie się dostosowanie lub wymiana oprogramowania księgowego, aby było ono w pełni zintegrowane z KSeF. Wiele firm już oferuje takie rozwiązania, wykorzystując API systemu.
• Szkolenia i podnoszenie kwalifikacji: Zespoły biur rachunkowych muszą być odpowiednio przeszkolone z obsługi KSeF, zarządzania uprawnieniami, a także z rozwiązywania potencjalnych problemów technicznych. To inwestycja w rozwój i przyszłość.

Korzyści i wyzwania adaptacji

Wdrożenie KSeF to proces, który niesie ze sobą zarówno znaczące korzyści, jak i pewne wyzwania:

Korzyści dla biur rachunkowych:

• Zwiększona efektywność: Automatyzacja procesów księgowania faktur to oszczędność czasu i zasobów.
• Mniejsze ryzyko błędów: Standaryzacja danych i automatyczny import minimalizują pomyłki.
• Bezpieczeństwo i niezmienialność danych: Faktury w KSeF są autentyczne i zabezpieczone przed modyfikacjami.
• Szybsze zwroty VAT: Możliwość ubiegania się o zwrot VAT w krótszym terminie (40 dni zamiast 60).
• Łatwiejsza kontrola: Dostęp do wszystkich faktur w jednym miejscu ułatwia audyty i kontrole.

Wyzwania, z którymi trzeba się zmierzyć:

• Koszty wdrożenia: Zakup nowego oprogramowania lub aktualizacja istniejącego, a także szkolenia pracowników, mogą generować początkowe koszty.
• Krzywa uczenia się: Zarówno dla pracowników biur, jak i dla klientów, konieczne będzie przyswojenie nowych procesów i obsługi systemu.
• Potencjalne problemy techniczne: Na początku wdrożenia mogą pojawić się awarie systemu lub trudności z integracją.
• Opór przed zmianą: Niektórzy klienci, zwłaszcza ci o bardziej tradycyjnym podejściu, mogą mieć trudności z adaptacją.

Praktyczne wskazówki dla biur rachunkowych

Aby płynnie przejść przez rewolucję KSeF, warto podjąć konkretne kroki już teraz:

1. Nie zwlekaj z przygotowaniami: Zacznij testować system w środowisku testowym (tzw. demo) i zapoznaj się z jego funkcjonalnościami.
2. Edukuj swoich klientów: Organizuj spotkania, warsztaty, przygotowuj materiały informacyjne. Im lepiej klienci będą przygotowani, tym łatwiejsza będzie współpraca.
3. Wybierz odpowiednie oprogramowanie: Upewnij się, że Twój system księgowy będzie w pełni zintegrowany z KSeF i oferuje niezbędne funkcje do zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi.
4. Inwestuj w szkolenia zespołu: Zapewnij pracownikom dostęp do kompleksowych szkoleń, które pozwolą im sprawnie obsługiwać nowy system i wspierać klientów.
5. Testuj, testuj, testuj: Przed obowiązkowym wdrożeniem wykorzystaj każdą okazję do testowania procesów – zarówno tych wewnętrznych, jak i tych w komunikacji z klientami.

Przyszłość rachunkowości cyfrowej

KSeF to nie tylko obowiązek, to także kamień milowy na drodze do pełnej cyfryzacji rachunkowości. W przyszłości możemy spodziewać się dalszego rozwoju automatyzacji, wykorzystania sztucznej inteligencji do analizy danych i optymalizacji procesów. Biura rachunkowe, które aktywnie zaadaptują się do tych zmian, zyskają przewagę konkurencyjną, przekształcając się z podmiotów zajmujących się wyłącznie księgowaniem w strategicznych doradców biznesowych dla swoich klientów.

Krajowy System e-Faktur to bez wątpienia jedna z największych zmian w polskiej rachunkowości ostatnich lat. Zamiast traktować go jako przeszkodę, warto postrzegać go jako szansę na modernizację, zwiększenie efektywności i podniesienie jakości świadczonych usług. Przygotowanie się na czas to klucz do sukcesu w nowej, cyfrowej erze fakturowania.