KSeF dla mikrofirm, Rada Przedsiębiorców chce przesunięcia o dwa lata

W świecie dynamicznie zmieniających się przepisów podatkowych, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi jedną z największych rewolucji ostatnich lat w polskim biznesie. Choć idea cyfrowych faktur ma wiele zalet, to dla setek tysięcy mikrofirm, które stanowią kręgosłup naszej gospodarki, perspektywa jego wdrożenia budzi liczne obawy. Właśnie dlatego Rada Przedsiębiorców wystąpiła z oficjalnym wnioskiem o dwuletnie przesunięcie obowiązkowego terminu, dając małym podmiotom więcej czasu na adaptację.

Co to jest KSeF i dlaczego jest ważny?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. Jego głównym celem jest cyfryzacja obiegu dokumentów, uszczelnienie systemu podatkowego poprzez szybszą identyfikację oszustw VAT oraz ułatwienie rozliczeń dla przedsiębiorców.

Dla państwa KSeF ma przynieść:

• Zwiększenie efektywności kontroli skarbowych.
• Szybszy zwrot VAT dla rzetelnych podatników.
• Redukcję szarej strefy.

Dla przedsiębiorców, w dłuższej perspektywie, obiecuje:

• Automatyzację procesów księgowych.
• Bezpieczne przechowywanie faktur.
• Eliminację ryzyka zagubienia dokumentów.

KSeF dla mikrofirm: Unikalne wyzwania i realia

Choć wizja bezpapierowej i zautomatyzowanej księgowości brzmi kusząco, rzeczywistość mikrofirm jest często inna niż dużych korporacji. Brak specjalistycznych działów IT, ograniczony budżet na nowe oprogramowanie oraz niedostatek czasu na szkolenia to tylko niektóre z barier, z którymi mierzą się najmniejsze podmioty gospodarcze.

Bariery technologiczne i adaptacyjne

Wiele mikrofirm wciąż bazuje na tradycyjnych metodach wystawiania faktur lub prostych programach księgowych, które nie są przystosowane do komunikacji z KSeF. Konieczność inwestycji w nowe systemy, ich integracji oraz przeszkolenia personelu (często samego właściciela) stanowi znaczące obciążenie. Nie każdy przedsiębiorca jest również biegły w obsłudze zaawansowanych systemów informatycznych, co może generować dodatkowy stres i błędy.

Koszty wdrożenia i utrzymania

Zakup odpowiedniego oprogramowania, abonamenty, ewentualne koszty integracji z istniejącymi systemami, a także czas poświęcony na naukę i adaptację to realne wydatki. Dla firmy zatrudniającej jedną czy dwie osoby, każdy dodatkowy koszt i każda godzina pracy poświęcona na administrację zamiast na rozwój biznesu ma ogromne znaczenie.

Głos przedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców chce przesunięcia

W obliczu tych wyzwań, Rada Przedsiębiorców przy Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców wystąpiła z wnioskiem o dwuletnie przesunięcie obowiązkowego terminu wdrożenia KSeF dla mikrofirm. Argumentacja jest jasna: potrzeba więcej czasu na przygotowanie zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i samego systemu.

Przesunięcie terminu dałoby:

• Więcej czasu na dopracowanie i przetestowanie systemu KSeF, eliminując potencjalne błędy, które mogłyby sparaliżować firmy.
• Możliwość stopniowego wdrażania, np. poprzez fazę dobrowolną z zachętami.
• Firmom szansę na spokojne zapoznanie się z nowymi wymaganiami, wybór odpowiednich narzędzi i przeszkolenie się bez presji czasu.

To nie jest sprzeciw wobec idei cyfryzacji, lecz wołanie o rozsądne i odpowiedzialne podejście do zmian, które mają fundamentalny wpływ na tysiące małych biznesów.

Jak mikrofirmy mogą się przygotować, niezależnie od terminu?

Niezależnie od ostatecznej decyzji w sprawie przesunięcia terminu, przygotowanie jest kluczem. Im wcześniej przedsiębiorca zapozna się z KSeF, tym łatwiejsza będzie adaptacja. To inwestycja w przyszłość i spokój prowadzenia firmy.

Praktyczne kroki do wdrożenia

• Poznaj KSeF od podszewki: Zapoznaj się z dostępnymi materiałami Ministerstwa Finansów, webinarami i szkoleniami. Zrozumienie zasad działania systemu to podstawa.
• Oceń swoje obecne systemy: Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie księgowe jest lub będzie kompatybilne z KSeF. Jeśli nie, zacznij szukać alternatyw.
• Skorzystaj ze wsparcia: Wielu dostawców oprogramowania oferuje specjalne pakiety dla mikrofirm. Również biura rachunkowe mogą oferować wsparcie w zakresie KSeF.
• Testuj środowisko demo: Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe KSeF. To doskonała okazja, aby bez ryzyka przetestować działanie systemu.
• Zadbaj o cyfrowe podpisy: Jeśli jeszcze ich nie masz, rozważ uzyskanie podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego, które będą niezbędne do autoryzacji w systemie.

Pamiętaj, że nawet jeśli termin zostanie przesunięty, czas ten należy wykorzystać na edukację i adaptację, a nie na odkładanie tematu na później.

Możliwe scenariusze: Co oznacza ewentualne przesunięcie?

Decyzja o przesunięciu terminu wdrożenia KSeF dla mikrofirm wiąże się z szeregiem konsekwencji, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych.

Korzyści z odroczenia

Główną korzyścią jest zmniejszenie presji na mikroprzedsiębiorców i danie im realnej szansy na spokojne przygotowanie. To także czas na dopracowanie systemu przez Ministerstwo Finansów, co może zaowocować bardziej intuicyjnymi i stabilnymi rozwiązaniami. Dłuższy okres przejściowy pozwoli również na pojawienie się na rynku większej liczby konkurencyjnych i przystępnych cenowo rozwiązań informatycznych.

Wyzwania związane z przesunięciem

Z drugiej strony, przesunięcie terminu może wprowadzić niepewność i spowodować, że część firm całkowicie zaniecha przygotowań, licząc na kolejne odroczenia. Może to również opóźnić potencjalne korzyści płynące z cyfryzacji dla całej gospodarki i systemu podatkowego.

Niezależnie od decyzji politycznych, przyszłość polskiej gospodarki jest nierozerwalnie związana z cyfryzacją. KSeF to kolejny krok w tym kierunku. Dla mikrofirm kluczowe jest pozostanie na bieżąco z informacjami i aktywne przygotowanie się do nadchodzących zmian. Pamiętaj, że dobrze przygotowany przedsiębiorca to przedsiębiorca, który jest w stanie skupić się na rozwoju swojego biznesu, a nie na walce z biurokracją.