KSeF i nowe JPK od lutego 2026, jak firmy radzą sobie z przygotowaniami

W świecie finansów i rachunkowości zmiany są jedyną stałą. Nadchodzące regulacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz nowego JPK, z obowiązkowym terminem wdrożenia od lutego 2026 roku, stanowią jeden z największych skoków technologicznych dla polskich przedsiębiorstw. Jak firmy radzą sobie z tym wyzwaniem i co należy wiedzieć, aby sprostać nadchodzącej cyfrowej rewolucji?

KSeF i nowe JPK: Co to oznacza?

Od lutego 2026 roku polskie firmy czekają znaczące zmiany w obszarze rozliczeń podatkowych. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, stanie się obowiązkowym systemem do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że tradycyjne faktury papierowe, a nawet te w formacie PDF wysyłane mailowo, przestaną być standardem. Wszystkie faktury B2B (Business-to-Business) będą musiały przechodzić przez centralny system Ministerstwa Finansów.

Równolegle, zmiany dotkną również Jednolity Plik Kontrolny (JPK). Choć szczegóły nowego JPK są jeszcze dopracowywane, już teraz wiadomo, że będzie on ściśle powiązany z danymi z KSeF, a jego zakres prawdopodobnie ulegnie rozszerzeniu, dostarczając organom skarbowym jeszcze bardziej szczegółowych informacji o transakcjach.

Dlaczego te zmiany są nieuniknione?

Wprowadzenie KSeF i ewolucja JPK to element szerszej strategii cyfryzacji administracji skarbowej, mającej na celu uszczelnienie systemu podatkowego i ograniczenie luki VAT. Dla państwa oznacza to:

• Szybszą weryfikację transakcji.
• Łatwiejsze wykrywanie oszustw.
• Skuteczniejsze zarządzanie zwrotami VAT.

Dla przedsiębiorców, mimo początkowych wyzwań, w dłuższej perspektywie system ma przynieść wymierne korzyści, takie jak:

• Automatyzacja procesów księgowych.
• Szybsze rozliczanie faktur.
• Bezpieczeństwo danych i archiwizacja w systemie rządowym.

Jak firmy przygotowują się na cyfrową rewolucję?

Analiza i strategia

Pierwszym krokiem, jaki podejmują świadome firmy, jest dogłębna analiza obecnych procesów fakturowania i rozliczania. Obejmuje to audyt używanych systemów informatycznych (ERP, systemy księgowe, sprzedażowe), identyfikację luk oraz ocenę gotowości technologicznej i kadrowej. Na tej podstawie tworzona jest strategia wdrożenia KSeF i adaptacji do nowego JPK.

Integracja systemów IT

Kluczowym elementem przygotowań jest integracja istniejących systemów informatycznych z KSeF. Wiele firm inwestuje w moduły dedykowane, aktualizacje oprogramowania ERP lub tworzy własne rozwiązania za pośrednictwem API (Application Programming Interface) udostępnianego przez Ministerstwo Finansów. To największe wyzwanie, wymagające często zaangażowania zewnętrznych ekspertów IT.

Szkolenia pracowników

Nawet najlepszy system nie zadziała bez odpowiednio przygotowanych ludzi. Firmy intensywnie szkolą działy księgowości, sprzedaży, IT oraz zarząd, aby zrozumieć nowe procedury, obsługiwać system i radzić sobie z potencjalnymi problemami. Edukacja jest tu priorytetem.

Testowanie i weryfikacja

Przed ostatecznym terminem wdrożenia, przedsiębiorstwa przeprowadzają szereg testów w środowiskach deweloperskich i testowych. Symulują procesy wystawiania i odbierania faktur, weryfikują poprawność danych i sprawdzają integrację z wewnętrznymi systemami. To pozwala na wykrycie i usunięcie błędów zanim system zacznie działać w trybie produkcyjnym.

Potencjalne wyzwania i jak im sprostać

Wdrożenie KSeF i nowego JPK wiąże się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami:

• Koszty wdrożenia: Zakup nowego oprogramowania, integracja, szkolenia to znaczące inwestycje.
• Złożoność techniczna: Integracja z KSeF może być skomplikowana, zwłaszcza dla firm z niestandardowymi systemami.
• Zmiana mentalności: Konieczność przestawienia się na całkowicie cyfrowy obieg dokumentów.

Aby im sprostać, firmy powinny niezwłocznie rozpocząć przygotowania, korzystać z dostępnych materiałów informacyjnych Ministerstwa Finansów, a w razie potrzeby szukać wsparcia u zewnętrznych doradców i dostawców oprogramowania.

Ciekawostka: W niektórych krajach Unii Europejskiej, np. we Włoszech (FatturaPA) czy Hiszpanii (SII), podobne systemy e-fakturowania funkcjonują już od lat, przynosząc znaczące korzyści fiskalne i usprawniając obieg dokumentów. Ich doświadczenia często są cenną lekcją dla polskich przedsiębiorstw.

Nie zwlekaj: Korzyści z wczesnych przygotowań

Firmy, które nie czekają do ostatniej chwili, zyskują przewagę. Wczesne przygotowania pozwalają na:

• Spokojne zaplanowanie i wdrożenie wszystkich zmian.
• Dostosowanie procesów bez presji czasu.
• Uniknięcie kar za niedostosowanie się do nowych przepisów.
• Możliwość optymalizacji wewnętrznych procedur i zwiększenie efektywności.

Przyszłość rozliczeń podatkowych jest cyfrowa. Im szybciej firmy zaadaptują się do tej nowej rzeczywistości, tym płynniej przebiegnie ich transformacja, minimalizując ryzyka i otwierając drzwi do nowych możliwości optymalizacji.