Kto jest zwolniony z kasy fiskalnej w 2023 roku?

Czy prowadząc własną działalność gospodarczą, zastanawiasz się, czy musisz posiadać kasę fiskalną? To pytanie spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom, zwłaszcza na początku ich drogi. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej zależy od wielu czynników, a przepisy w tym zakresie są dynamiczne. W 2023 roku również istniały konkretne kryteria, które pozwalały na zwolnienie z tego obowiązku. Przyjrzyjmy się im szczegółowo, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i pomóc Ci prawidłowo zarządzać swoim biznesem.

Zwolnienie podmiotowe: limit obrotów

Jedną z najczęściej spotykanych form zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej jest zwolnienie podmiotowe, które dotyczy większości małych przedsiębiorców. Jest ono ściśle powiązane z osiąganym przez nich obrotem.

Kto może skorzystać z limitu?

W 2023 roku, podobnie jak w latach poprzednich, z tego zwolnienia mogły skorzystać podmioty, których obrót netto ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 000 złotych w poprzednim roku podatkowym. Jest to kluczowy próg, którego przekroczenie automatycznie obliguje do zakupu i zafiskalizowania kasy.

Dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą w trakcie roku podatkowego, limit ten jest obliczany proporcjonalnie do okresu prowadzenia sprzedaży. Oznacza to, że jeśli działalność została uruchomiona np. w połowie roku, limit 20 000 zł jest zmniejszany proporcjonalnie do liczby dni, w których sprzedaż była prowadzona. Warto o tym pamiętać, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji podatkowych.

Zwolnienia przedmiotowe: co to oznacza?

Poza limitem obrotów, istnieją również zwolnienia przedmiotowe, które dotyczą konkretnych rodzajów działalności lub typów świadczonych usług, niezależnie od osiąganego obrotu. Oznacza to, że nawet jeśli Twój obrót przekroczy 20 000 zł, ale świadczysz usługi objęte tym zwolnieniem, możesz być zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej dla tych konkretnych transakcji.

Przykłady usług i towarów zwolnionych

Rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zawiera szczegółowy katalog czynności zwolnionych. Do najczęściej spotykanych należą:

• Usługi w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem niektórych specjalistycznych zabiegów.
• Usługi prawnicze, z wyjątkiem usług w zakresie doradztwa podatkowego.
• Usługi finansowe i ubezpieczeniowe.
• Usługi edukacyjne (np. korepetycje, kursy), z pewnymi wyjątkami.
• Dostawa nieruchomości i najem nieruchomości na własny rachunek.
• Sprzedaż towarów i usług, za które zapłata w całości nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (na rachunek bankowy podatnika), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji dotyczyła. Jest to bardzo ważne zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej.
• Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), pod warunkiem spełnienia warunków dotyczących płatności bankowej.

Pamiętaj, że każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie i zawsze dokładnie sprawdzić aktualne rozporządzenia.

Działalności bezwzględnie objęte obowiązkiem kasy

Istnieją jednak pewne rodzaje działalności, które nigdy nie korzystają ze zwolnienia z kasy fiskalnej, niezależnie od wysokości obrotu czy formy płatności. Są to branże, które ustawodawca uznał za szczególnie wrażliwe lub podatne na unikanie ewidencjonowania sprzedaży.

Do katalogu czynności, które zawsze wymagają kasy fiskalnej, należą m.in.:

• Świadczenie usług przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów taksówkami.
• Sprzedaż paliw silnikowych, gazu płynnego.
• Sprzedaż wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%.
• Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.
• Usługi gastronomiczne (z wyjątkiem tych świadczonych w środkach transportu lądowego, lotniczego, morskiego i rzecznego).
• Usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym wymiany opon, ogumienia, a także usługi w zakresie przeglądów i konserwacji pojazdów silnikowych.
• Sprzedaż sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, fotograficznego, wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych.

Zawsze dokładnie sprawdź swoją branżę w kontekście przepisów, aby uniknąć nieświadomego złamania prawa.

Utrata prawa do zwolnienia

Pamiętaj, że nawet jeśli początkowo korzystałeś ze zwolnienia z kasy fiskalnej, możesz je utracić. Do utraty prawa do zwolnienia dochodzi w kilku sytuacjach.

Co zrobić po utracie zwolnienia?

1. Przekroczenie limitu obrotów: Jeśli Twój obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przekroczy 20 000 zł (lub proporcjonalny limit dla nowych działalności), tracisz prawo do zwolnienia. Od momentu przekroczenia masz dwa miesiące na zakup i zafiskalizowanie kasy fiskalnej.
2. Rozpoczęcie sprzedaży towarów lub usług bezwzględnie objętych obowiązkiem kasy: Jeśli rozpoczniesz świadczenie usług lub sprzedaż towarów, które zawsze wymagają kasy fiskalnej (np. otworzysz salon fryzjerski), musisz zakupić kasę przed wykonaniem pierwszej takiej transakcji.

W przypadku utraty zwolnienia, niezwłoczne działanie jest kluczowe. Brak kasy fiskalnej w momencie, gdy jest ona wymagana, może skutkować nałożeniem kar finansowych.

Ważne aspekty i porady

Nawet będąc zwolnionym z kasy fiskalnej, nie jesteś zwolniony z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Musisz prowadzić rzetelną dokumentację swoich transakcji.

Dokumentowanie sprzedaży dla zwolnionych

• Ewidencja sprzedaży: Prowadź uproszczoną ewidencję sprzedaży, która będzie zawierać numer kolejny, datę sprzedaży, kwotę sprzedaży oraz rodzaj sprzedaży (np. usługa, towar).
• Faktury: Na żądanie klienta, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, masz obowiązek wystawić fakturę. Nawet bez żądania, możesz wystawiać faktury, co jest dobrą praktyką i ułatwia późniejsze rozliczenia.
• Dowody wpłat: W przypadku zwolnienia przedmiotowego ze względu na płatności bankowe, zachowaj wszystkie potwierdzenia wpłat na konto bankowe. Są one kluczowym dowodem w przypadku kontroli.

Zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby upewnić się, że Twoja interpretacja przepisów jest prawidłowa i Twoja działalność prowadzona jest zgodnie z obowiązującym prawem.