Kto musi mieć kasę fiskalną od 2023 roku?

Prowadzisz działalność i zastanawiasz się, czy obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy również Ciebie? Przepisy w tym zakresie bywają zawiłe, a ich nieznajomość może prowadzić do poważnych konsekwencji. W 2023 roku zasady nie uległy rewolucyjnym zmianom, jednak wciąż istnieje wiele wyjątków i szczególnych warunków, o których każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć. Sprawdź, czy Twoja firma musi ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej i uniknij kosztownych pomyłek.

Kto musi mieć kasę fiskalną? Podstawowe zasady

Generalna zasada jest prosta: obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców, którzy dokonują sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jeśli więc Twoimi klientami są wyłącznie inne firmy (transakcje B2B), kasa fiskalna co do zasady nie jest Ci potrzebna. Jednak od tej reguły istnieje szereg wyjątków, które komplikują sytuację i wymagają szczególnej uwagi.

Zwolnienie z kasy fiskalnej – limit obrotów

Najpopularniejszym sposobem na uniknięcie obowiązku posiadania kasy fiskalnej jest skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego, czyli ze względu na niski obrót. Limit ten od lat pozostaje na niezmienionym poziomie i w 2023 roku również wynosi 20 000 zł netto rocznie. Co ważne, jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, limit ten oblicza się proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia.

Przykład: Jeśli założyłeś firmę 1 lipca 2023 roku, Twój limit na ten rok nie wynosi 20 000 zł, a 10 082,19 zł (20 000 zł / 365 dni * 184 dni prowadzenia działalności). Po przekroczeniu tej kwoty masz obowiązek zainstalować kasę fiskalną w ciągu dwóch miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony.

Wyjątki od reguły – kiedy kasa jest obowiązkowa bez względu na limit?

Istnieje jednak katalog towarów i usług, których sprzedaż musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej od pierwszej transakcji. W tym przypadku limit obrotów 20 000 zł nie ma żadnego zastosowania. Jeśli planujesz świadczyć którąś z poniższych usług lub sprzedawać wymienione towary, musisz zaopatrzyć się w kasę fiskalną jeszcze przed dokonaniem pierwszej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej.

Usługi objęte bezwzględnym obowiązkiem:

• Usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania).
• Usługi w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów.
• Usługi w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów.
• Usługi przewozów pasażerskich.
• Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.
• Usługi budowlane.
• Usługi w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów.
• Usługi prawnicze i doradztwa podatkowego.
• Usługi związane z wyżywieniem (stacjonarne placówki gastronomiczne, catering).

Towary objęte bezwzględnym obowiązkiem:

• Gaz płynny.
• Części do silników i pojazdów silnikowych.
• Nadwozia do pojazdów silnikowych.
• Sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny.
• Perfumy i wody toaletowe.
• Wyroby tytoniowe i napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2%.

Kasa fiskalna online – dla kogo jest obowiązkowa?

Od kilku lat trwa proces wymiany tradycyjnych kas fiskalnych na tzw. kasy fiskalne online. Urządzenia te na bieżąco przesyłają dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Przedsiębiorcy, którzy dopiero rozpoczynają działalność w branżach objętych obowiązkiem posiadania kasy online, muszą od razu zakupić właśnie ten typ urządzenia. Dotyczy to między innymi wspomnianych wcześniej branż, takich jak: mechanika pojazdowa, wulkanizacja, gastronomia, usługi budowlane, fryzjerskie, kosmetyczne, medyczne czy prawnicze.

Ciekawostka: ulga na zakup kasy online

Jeśli jesteś zobowiązany do zakupu swojej pierwszej kasy fiskalnej online, możesz skorzystać ze specjalnej ulgi. Pozwala ona na odliczenie od podatku 90% wartości netto kasy, jednak nie więcej niż 700 zł. To znacząca pomoc, która może obniżyć początkowe koszty związane z dostosowaniem się do przepisów.

A co ze sprzedażą przez internet?

Sprzedaż wysyłkowa również może być zwolniona z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, nawet po przekroczeniu limitu 20 000 zł. Muszą być jednak spełnione łącznie dwa warunki:

1. Płatność za towar musi być w całości dokonana za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK-u (przelew, płatność kartą).
2. Z ewidencji i dowodów zapłaty musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności i jakiego klienta dotyczyła dana transakcja (dane nabywcy, w tym jego adres).

Uwaga! To zwolnienie nie dotyczy sprzedaży towarów z katalogu objętego bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania (np. perfum). W takim przypadku, nawet przy sprzedaży online z płatnością przelewem, kasa fiskalna jest konieczna.

Podsumowanie – jak nie pogubić się w przepisach?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej zależy od trzech głównych czynników: rodzaju klienta (firma czy osoba prywatna), wysokości osiąganego obrotu oraz rodzaju sprzedawanych towarów lub usług. Choć limit 20 000 zł daje pewną swobodę, lista wyłączeń jest długa i wymaga dokładnej analizy. Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja działalność podlega obowiązkowi ewidencjonowania na kasie fiskalnej, najlepszym rozwiązaniem jest skonsultowanie się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym. Taka porada to inwestycja, która zapewni Ci spokój i bezpieczeństwo prowadzenia biznesu.