Mimo informatyzacji w urzędach króluje papier. Nie dba się o e/bezpieczeństwo

W dobie wszechobecnej cyfryzacji, gdzie smartfony i internet są integralną częścią naszego życia, polskie urzędy wciąż zdają się tkwić w papierowej rzeczywistości. Mimo inwestycji w systemy informatyczne, stosy dokumentów i pieczątki nie znikają, a co gorsza, często towarzyszy temu niepokojące zaniedbanie kwestii e-bezpieczeństwa, stwarzające realne zagrożenie dla danych obywateli.

Cyfrowa rewolucja a papierowa rzeczywistość

Paradoks XXI wieku w administracji publicznej jest uderzający. Z jednej strony mamy dostęp do platform ePUAP, profili zaufanych i coraz to nowszych usług online, a z drugiej – aby załatwić wiele spraw, wciąż musimy osobiście stawić się z plikiem dokumentów, które następnie są skanowane i archiwizowane w fizycznej formie. Ten dualizm, choć pozornie nieszkodliwy, generuje ogromne koszty i spowalnia procesy.

Wiele instytucji przeszło przez proces „informatyzacji”, co często oznaczało jedynie przeniesienie papierowych procesów do środowiska cyfrowego, bez prawdziwej transformacji i optymalizacji. Zamiast eliminować papier, tworzy się jego cyfrową kopię, a oryginał wciąż pozostaje kluczowy ze względów prawnych lub proceduralnych.

Dlaczego papier wciąż króluje?

• Przepisy prawne: Wiele ustaw i rozporządzeń wciąż wymaga formy pisemnej z własnoręcznym podpisem, co stanowi barierę dla pełnej cyfryzacji.
• Inercja i przyzwyczajenie: Pracownicy i petenci, przyzwyczajeni do tradycyjnych metod, często opierają się zmianom, postrzegając je jako skomplikowane lub mniej wiarygodne.
• Brak zaufania do technologii: Obawa przed awariami systemów, utratą danych czy cyberatakami skłania do zachowania papierowych kopii jako "bezpiecznika".
• Fragmentaryzacja systemów: Urzędy często posiadają wiele niezintegrowanych systemów informatycznych, co utrudnia przepływ danych i wymaga drukowania dokumentów do obiegu międzywydziałowego.
• Niewystarczające szkolenia: Brak odpowiedniego przeszkolenia personelu w zakresie obsługi nowych technologii i zagrożeń cyfrowych.

Ciemna strona papieru i zaniedbania e-bezpieczeństwa

Gdy papier spotyka się z cyfrą, pojawiają się nowe, często niedoceniane zagrożenia. Dokumenty papierowe, zawierające wrażliwe dane, są skanowane, przesyłane drogą elektroniczną, a następnie archiwizowane fizycznie. Każdy z tych etapów stanowi potencjalne ogniwo ataku lub błędu, jeśli nie zadbano o odpowiednie procedury bezpieczeństwa.

Co gorsza, sama obecność cyfrowych systemów nie gwarantuje bezpieczeństwa. Często urzędy inwestują w sprzęt i oprogramowanie, ale zaniedbują kluczowe aspekty, takie jak regularne aktualizacje, szkolenia z cyberhigieny czy wdrożenie polityk zarządzania ryzykiem. To stwarza idealne warunki dla cyberprzestępców.

Ryzyka ignorowania e-bezpieczeństwa

• Wycieki danych osobowych: Dane obywateli, takie jak numery PESEL, adresy, informacje o zdrowiu czy dochodach, mogą trafić w niepowołane ręce, prowadząc do kradzieży tożsamości.
• Ataki ransomware: Zaszyfrowanie kluczowych systemów urzędu może sparaliżować jego działanie, uniemożliwiając świadczenie usług i zmuszając do zapłaty okupu.
• Utrata zaufania publicznego: Każdy incydent bezpieczeństwa podważa wiarę obywateli w zdolność państwa do ochrony ich danych.
• Kary finansowe: Nieprzestrzeganie przepisów RODO może skutkować bardzo wysokimi grzywnami, znacząco obciążającymi budżet instytucji.
• Manipulacja danymi: Zmiana lub usunięcie danych w systemach może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i społecznych.

Przykładowo, głośne przypadki wycieków danych z instytucji publicznych na świecie pokazują, jak krytyczne znaczenie ma odpowiednie zabezpieczenie. Nawet pozornie proste błędy, jak niezabezpieczony serwer czy kliknięcie w phishingowy link przez pracownika, mogą mieć katastrofalne skutki.

Konsekwencje dla obywatela i państwa

Dla obywatela oznacza to frustrację, konieczność wielokrotnego dostarczania tych samych dokumentów i obawę o bezpieczeństwo swoich danych. Zamiast szybkiej i sprawnej obsługi, napotyka się na biurokrację, długie kolejki i niepewność. To także utrudnia rozwój społeczeństwa cyfrowego i budowanie zaufania do e-usług.

Dla państwa, utrzymywanie archaicznych, papierowych procesów to nie tylko marnotrawstwo zasobów – czasu i pieniędzy – ale także obniżenie efektywności działania i konkurencyjności na arenie międzynarodowej. Kraj, który nie dba o cyfrowe bezpieczeństwo swoich instytucji, jest postrzegany jako mniej stabilny i mniej wiarygodny.

Droga do cyfrowej przyszłości i wzmocnienia bezpieczeństwa

Pełna cyfryzacja i skuteczne zarządzanie e-bezpieczeństwem to proces wymagający kompleksowego podejścia i zaangażowania na wielu poziomach. Nie wystarczy kupić nowe komputery; potrzebna jest zmiana mentalności i procedur.

• Kompleksowa strategia cyfryzacji: Opracowanie i konsekwentne wdrażanie planu transformacji, który obejmuje nie tylko technologię, ale także procesy i ludzi.
• Edukacja i szkolenia pracowników: Regularne szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa, świadomości zagrożeń (np. phishing) i bezpiecznego korzystania z systemów informatycznych.
• Inwestycje w nowoczesne technologie: Wdrażanie systemów zabezpieczeń, takich jak firewalle, systemy antywirusowe, szyfrowanie danych i systemy wykrywania intruzów.
• Aktualizacja przepisów prawnych: Dostosowanie prawa do realiów cyfrowego świata, umożliwiające pełne uznawanie dokumentów elektronicznych.
• Audyty i testy bezpieczeństwa: Regularne sprawdzanie odporności systemów na ataki i identyfikowanie słabych punktów.
• Kultura bezpieczeństwa: Budowanie świadomości, że bezpieczeństwo danych to odpowiedzialność każdego pracownika, nie tylko działu IT.

Rola każdego z nas w cyfrowej transformacji

Transformacja cyfrowa i dbałość o e-bezpieczeństwo to nie tylko zadanie dla urzędników i informatyków. To proces, w którym każdy obywatel, korzystając świadomie z e-usług i zgłaszając wszelkie nieprawidłowości, przyczynia się do budowania bezpieczniejszego i efektywniejszego państwa. Wspólnie możemy przyspieszyć odejście od papierowej biurokracji na rzecz prawdziwie cyfrowej i bezpiecznej przyszłości.