Nawiązywanie kontaktu podczas negocjacji

Negocjacje to sztuka, w której liczy się nie tylko twarda argumentacja, ale przede wszystkim umiejętność budowania relacji. Zanim jednak przejdziemy do meritum dyskusji, kluczowe staje się nawiązanie kontaktu – moment, który może zaważyć na całym przebiegu rozmów, otwierając drzwi do wzajemnego zrozumienia lub, wręcz przeciwnie, stawiając niepotrzebne bariery.

Dlaczego pierwszy kontakt jest kluczowy?

Pierwsze chwile spotkania negocjacyjnego są jak pierwsze wrażenie w życiu codziennym – niezwykle trudne do zatarcia. To właśnie wtedy obie strony podświadomie oceniają się nawzajem, szukając sygnałów zaufania, kompetencji i otwartości. Jeśli ten etap zostanie zaniedbany, dalsze rozmowy mogą napotkać na opór, nawet jeśli Twoja oferta jest najlepsza. Pozytywne nawiązanie kontaktu tworzy atmosferę sprzyjającą dialogowi, redukuje początkowy stres i sprawia, że rozmówca jest bardziej skłonny do słuchania i ustępstw.

Budowanie zaufania od początku

Zaufanie jest walutą w negocjacjach. Bez niego, nawet najbardziej racjonalne argumenty mogą zostać odrzucone. Nawiązywanie kontaktu to nie tylko wymiana uprzejmości, ale celowe działanie mające na celu pokazanie, że jesteś osobą, z którą warto rozmawiać i której można zaufać. Chodzi o stworzenie poczucia, że obie strony są w tej samej łodzi, dążąc do rozwiązania, a nie do pokonania przeciwnika. To buduje fundament pod długoterminową współpracę, niezależnie od wyniku bieżących negocjacji.

Techniki efektywnego nawiązywania kontaktu

Skuteczne nawiązywanie kontaktu to nie przypadek, lecz zestaw świadomie stosowanych strategii. Poniżej przedstawiamy sprawdzone metody, które pomogą Ci otworzyć każde drzwi.

Przygotowanie to podstawa

Zanim jeszcze przekroczysz próg sali negocjacyjnej, poświęć czas na badanie drugiej strony. Kim są? Jakie mają potrzeby? Jakie są ich potencjalne cele? Wiedza ta pozwoli Ci dostosować styl komunikacji, znaleźć wspólne punkty odniesienia i zadawać trafne pytania. Brak przygotowania jest często widoczny i może podważyć Twoją wiarygodność, zanim jeszcze padnie pierwsze słowo dotyczące meritum.

Mowa ciała i pierwsze wrażenie

Ludzkie oko rejestruje więcej niż ucho. Twoja postawa, uśmiech i kontakt wzrokowy mają ogromne znaczenie. Pamiętaj o:

• Otwarta postawa ciała: Unikaj krzyżowania rąk, co może być interpretowane jako defensywność.
• Uśmiech: Szczery uśmiech jest uniwersalnym sygnałem życzliwości i otwartości.
• Kontakt wzrokowy: Utrzymuj go, ale nie natarczywie. Pokażesz w ten sposób szacunek i zaangażowanie.
• Uścisk dłoni: Pewny, ale nie dominujący uścisk.

Te drobne gesty mogą znacząco wpłynąć na to, jak zostaniesz odebrany.

Aktywne słuchanie i zadawanie pytań

Zamiast czekać na swoją kolej, by mówić, staraj się naprawdę słuchać. Aktywne słuchanie polega na pełnym zaangażowaniu w wypowiedź rozmówcy, zadawaniu pytań doprecyzowujących i parafrazowaniu jego słów, aby upewnić się, że dobrze rozumiesz. Pytania otwarte, np. "Co jest dla Państwa najważniejsze w tej kwestii?", zachęcają do szerszej wypowiedzi i pozwalają lepiej poznać drugą stronę.

Znajdowanie wspólnych płaszczyzn

Poszukaj tematów, które łączą Cię z drugą stroną poza kontekstem negocjacji. Może to być wspólne hobby, zainteresowanie aktualnymi wydarzeniami, a nawet pogoda. Krótka, luźna rozmowa na początku spotkania – tzw. small talk – pomaga rozładować napięcie i stworzyć bardziej ludzką atmosferę. Jest to również doskonała okazja do zastosowania techniki "mirroringu", czyli subtelnego naśladowania mowy ciała, tonu głosu czy tempa mówienia rozmówcy, co buduje podświadome poczucie podobieństwa i sympatii.

Empatia i zrozumienie perspektywy

Umiejętność postawienia się w sytuacji drugiej strony jest bezcenna. Staraj się zrozumieć ich motywacje, obawy i nadzieje. Nawet jeśli się z nimi nie zgadzasz, wyrażenie zrozumienia dla ich perspektywy może zdziałać cuda. Pokazuje to, że szanujesz ich punkt widzenia i jesteś gotów szukać rozwiązań korzystnych dla obu stron, a nie tylko dla siebie.

Czego unikać podczas pierwszego kontaktu?

Istnieją pewne zachowania, które mogą zniweczyć wszelkie wysiłki na etapie nawiązywania kontaktu:

• Arogancja i dominacja: Próba narzucenia swojej woli od początku jest prostą drogą do zablokowania negocjacji.
• Brak przygotowania: Pokazuje brak szacunku dla czasu i osoby rozmówcy.
• Przerywanie: Nie pozwól, aby Twoja chęć wypowiedzi przesłoniła potrzebę słuchania.
• Narzekanie i negatywne nastawienie: Nikt nie chce rozpoczynać współpracy z osobą emanującą pesymizmem.
• Nadmierna poufałość: Zachowaj profesjonalizm. Granica między życzliwością a brakiem profesjonalizmu jest cienka.

Praktyczne przykłady i ciekawostki

Wyobraź sobie sytuację: wchodzisz na spotkanie i zamiast od razu przechodzić do biznesu, zauważasz na biurku rozmówcy książkę o tematyce, która Cię interesuje. Zamiast "Dzień dobry, przejdźmy do oferty...", możesz zacząć od "Dzień dobry. Widzę, że interesuje Pana [temat książki]. Sam niedawno czytałem coś podobnego. Świetna pozycja!". Taki drobny gest może przełamać lody i otworzyć drogę do swobodniejszej rozmowy.

Ciekawostka psychologiczna: Zjawisko "efektu kameleona", czyli nieświadomego naśladowania gestów i mimiki drugiej osoby, zostało udowodnione naukowo jako czynnik zwiększający sympatię i zaufanie. Jeśli subtelnie odzwierciedlisz postawę swojego rozmówcy, możesz podświadomie wzmocnić jego poczucie komfortu w Twojej obecności.

Podsumowanie: inwestycja w relacje

Nawiązywanie kontaktu w negocjacjach to znacznie więcej niż kurtuazja. To strategiczna inwestycja w relacje, która procentuje na każdym etapie rozmów. Poświęcenie czasu na zbudowanie pozytywnego pierwszego wrażenia, aktywne słuchanie i zrozumienie drugiej strony nie tylko ułatwia osiągnięcie porozumienia, ale także buduje trwałe fundamenty dla przyszłej współpracy. Pamiętaj, że nawet najbardziej skomplikowane negocjacje to w gruncie rzeczy rozmowa między ludźmi, a ludzie lubią rozmawiać z tymi, których lubią i którym ufają. Zatem, zanim zaczniesz negocjować, naucz się nawiązywać kontakt.