Nie każda umowa o dzieło podlega zgłoszeniu do ZUS/u

Wielu przedsiębiorców i freelancerów uważa umowę o dzieło za idealne rozwiązanie – elastyczne i, co najważniejsze, zwolnione ze składek ZUS. Choć w dużej mierze jest to prawda, istnieją sytuacje, w których ta zasada przestaje obowiązywać, a niedopatrzenie może prowadzić do poważnych konsekwencji. Czy wiesz, kiedy dzieło przestaje być "bezZUS-owe"?

Umowa o dzieło: Czy zawsze bez ZUS-u?

Zasadniczo, umowa o dzieło jest umową cywilnoprawną, której główną cechą jest rezultat – wykonanie konkretnego, z góry określonego dzieła. To właśnie ta forma, w odróżnieniu od umowy zlecenia czy umowy o pracę, przez lata była synonimem braku konieczności odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Dzięki temu zarówno zamawiający, jak i wykonawca mogli liczyć na większą elastyczność finansową. Jednakże, jak to często bywa w prawie, od ogólnej zasady istnieją ważne wyjątki, które diametralnie zmieniają sytuację.

Kiedy umowa o dzieło podlega składkom ZUS?

Istnieją dwie główne sytuacje, w których umowa o dzieło, mimo swojej nazwy, zostaje objęta obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. ZUS traktuje te przypadki jako bliskie stosunkowi pracy, co skutkuje koniecznością odprowadzania pełnych składek.

Wykonawca i pracodawca to ta sama osoba

Jeśli zawierasz umowę o dzieło ze swoim aktualnym pracodawcą, czyli podmiotem, z którym masz już zawartą umowę o pracę, taka umowa o dzieło podlega pełnemu oskładkowaniu ZUS. Nie ma znaczenia, czy dzieło dotyczy innych zadań niż te wykonywane na podstawie umowy o pracę, ani czy jest to dodatkowe zajęcie poza godzinami pracy. ZUS uznaje, że skoro istnieje już stosunek pracy, to wszelkie dodatkowe umowy cywilnoprawne z tym samym podmiotem powinny być traktowane jako jego rozszerzenie.

Przykład: Pan Jan jest zatrudniony na umowę o pracę jako programista w firmie X. Dodatkowo, firma X zleca mu na umowę o dzieło stworzenie aplikacji mobilnej. W tej sytuacji wynagrodzenie z umowy o dzieło zostanie doliczone do podstawy wymiaru składek z umowy o pracę, a od całości zostaną odprowadzone składki ZUS.

Dzieło wykonywane na rzecz pracodawcy

Drugi przypadek to sytuacja, gdy umowa o dzieło jest zawarta z innym podmiotem (nie twoim bezpośrednim pracodawcą), ale efekt dzieła jest przeznaczony dla twojego pracodawcy. Mimo że formalnie stronami umowy o dzieło są inne podmioty, ZUS i tak traktuje ją jako związaną ze stosunkiem pracy i podlega ona składkom ZUS.

Przykład: Pani Anna pracuje na etacie w agencji marketingowej Y. Agencja Y zleca firmie Z stworzenie serii grafik. Firma Z, wiedząc, że Pani Anna jest utalentowaną graficzką, zawiera z nią umowę o dzieło na wykonanie tych grafik, które ostatecznie trafią do agencji Y (pracodawcy Pani Anny). W tym scenariuszu, umowa o dzieło Pani Anny z firmą Z również będzie podlegała składkom ZUS, ponieważ dzieło jest wykonywane na rzecz jej pracodawcy.

Obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS od 2021 roku

Warto pamiętać o istotnej zmianie, która weszła w życie 1 stycznia 2021 roku. Od tej daty, płatnicy składek ZUS oraz osoby fizyczne zlecające wykonanie dzieła (jeśli są przedsiębiorcami), mają obowiązek informowania ZUS o każdej zawartej umowie o dzieło. Służy temu specjalny formularz – ZUS RUD.

Należy jednak podkreślić, że ten obowiązek ma charakter wyłącznie informacyjny i nie oznacza automatycznego powstania obowiązku płacenia składek ZUS od każdej zgłoszonej umowy o dzieło. Celem tego rozwiązania jest monitorowanie rynku pracy i umów cywilnoprawnych przez ZUS, aby lepiej rozumieć strukturę zatrudnienia w Polsce i zapobiegać nadużyciom.

Istnieją jednak wyjątki od obowiązku zgłoszenia umowy o dzieło na formularzu ZUS RUD:

• Umowy o dzieło zawarte z własnym pracownikiem.
• Umowy o dzieło wykonywane na rzecz własnego pracodawcy.
• Umowy o dzieło zawarte z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, jeśli dzieło wchodzi w zakres prowadzonej przez nią działalności.

Dlaczego to takie ważne? Konsekwencje i świadomość

Niewłaściwe zakwalifikowanie umowy lub brak zgłoszenia do ZUS może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Należy do nich:

• Kary finansowe: Za brak zgłoszenia umów o dzieło do ZUS RUD w terminie.
• Uznanie umowy za umowę o pracę: Jeśli ZUS lub sąd pracy uzna, że umowa o dzieło ma cechy stosunku pracy (np. podporządkowanie, stałe miejsce pracy, określone godziny), może ją przekwalifikować. Wiąże się to z koniecznością opłacenia zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wraz z odsetkami, a także z innymi roszczeniami pracowniczymi.
• Brak uprawnień do świadczeń: W przypadku błędnego przekonania o braku składek, wykonawca może być zaskoczony brakiem prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego (np. chorobowego, macierzyńskiego, emerytalnego), gdy ich będzie potrzebował.

Zawsze warto skonsultować się z ekspertem (doradcą podatkowym, prawnikiem), zwłaszcza w skomplikowanych przypadkach lub gdy pojawiają się wątpliwości co do prawidłowej kwalifikacji umowy. Profesjonalna porada może uchronić przed kosztownymi błędami.

Podsumowując, choć umowa o dzieło oferuje wiele korzyści, jej stosowanie wymaga głębokiego zrozumienia przepisów. Pamiętaj, że brak składek ZUS nie jest regułą absolutną, a od 2021 roku doszedł obowiązek informacyjny. Świadomość tych niuansów pozwoli uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i w pełni wykorzystać potencjał tej elastycznej formy współpracy, zarówno dla zamawiającego, jak i wykonawcy.