Niszczenie dokumentów, jak powinien przebiegać cały proces w dobie RODO

W każdym biurze piętrzą się stosy dokumentów, a na dyskach twardych gromadzą się gigabajty danych. Choć mogą wydawać się niewinnym elementem codziennej pracy, w rzeczywistości kryją w sobie ogromne ryzyko. W dobie RODO, niewłaściwe pozbycie się nawet jednego dokumentu zawierającego dane osobowe to nie tylko błąd organizacyjny, ale prosta droga do dotkliwych kar finansowych i utraty zaufania klientów. Jak więc niszczyć dokumenty, by spać spokojnie?

Dlaczego RODO zmieniło wszystko?

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, znane jako RODO, wprowadziło rewolucję w podejściu do zarządzania informacjami. Jedną z jego fundamentalnych zasad jest zasada ograniczenia przechowywania. Mówi ona jasno: dane osobowe można przechowywać tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Po upływie tego czasu, muszą zostać trwale i bezpiecznie usunięte. Dotyczy to zarówno segregatorów pełnych umów, jak i starych plików na serwerze.

Proces niszczenia dokumentów krok po kroku

Aby proces niszczenia był skuteczny i zgodny z prawem, musi być przemyślany i usystematyzowany. Poniżej przedstawiamy cztery kluczowe etapy, które powinna wdrożyć każda organizacja.

Krok 1: Identyfikacja i klasyfikacja

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest audyt posiadanych zasobów. Musisz wiedzieć, jakie dokumenty przechowujesz i które z nich zawierają dane osobowe. Mogą to być między innymi:

• Umowy z pracownikami i klientami
• Dokumentacja kadrowo-płacowa (listy płac, akta osobowe)
• Faktury i dokumenty księgowe
• CV kandydatów do pracy
• Bazy danych klientów i kontrahentów
• Dokumentacja medyczna

Stworzenie wewnętrznego rejestru i przypisanie dokumentom odpowiednich kategorii znacząco ułatwi dalsze zarządzanie cyklem ich życia.

Krok 2: Ustalenie okresów retencji

Nie wszystkie dokumenty można zniszczyć od razu. Prawo narzuca konkretne okresy obowiązkowego przechowywania (retencji) dla różnych typów danych. Na przykład, dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lub 50 lat (w zależności od daty zatrudnienia), a dokumenty podatkowe przez 5 lat. Kluczowe jest stworzenie jasnej polityki retencji, która określi, jak długo dany typ dokumentu musi być przechowywany i kiedy powinien zostać przeznaczony do zniszczenia. Dzięki temu unikniesz zarówno przedwczesnego usunięcia ważnych akt, jak i nielegalnego przetrzymywania danych.

Krok 3: Wybór bezpiecznej metody niszczenia

To serce całego procesu. Metoda musi być dostosowana do nośnika i stopnia poufności danych. Zwykłe wyrzucenie kartki do kosza to prosta droga do naruszenia RODO.

Niszczenie dokumentów papierowych

Biurowa niszczarka to absolutne minimum, ale czy wystarczające? Skuteczność niszczenia określa międzynarodowa norma DIN 66399, która definiuje 7 klas tajności (od P-1 do P-7). Im wyższa klasa, tym mniejsze ścinki i trudniejsze odtworzenie dokumentu. Dla dokumentów zawierających dane osobowe zalecane minimum to klasa P-3, a dla danych szczególnie wrażliwych – P-4 lub P-5. Rozwiązaniem gwarantującym najwyższy poziom bezpieczeństwa jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, która zapewnia niszczenie w certyfikowanych instalacjach.

Niszczenie nośników cyfrowych

Wciśnięcie klawisza "Delete" to iluzja bezpieczeństwa. Plik wciąż pozostaje na dysku i można go łatwo odzyskać. Aby trwale usunąć dane cyfrowe z dysków twardych (HDD, SSD), pendrive'ów czy płyt CD/DVD, należy zastosować jedną z trzech metod:

1. Nadpisywanie danych (wiping): Specjalistyczne oprogramowanie wielokrotnie nadpisuje całą powierzchnię nośnika losowymi danymi, uniemożliwiając odczytanie pierwotnej informacji.
2. Demagnetyzacja (degaussing): Użycie bardzo silnego pola magnetycznego, które bezpowrotnie niszczy zapis na nośnikach magnetycznych, takich jak dyski HDD czy taśmy. Uwaga: ta metoda nie działa na dyski SSD!
3. Zniszczenie fizyczne: Najpewniejsza metoda polegająca na mechanicznym zmieleniu, zmiażdżeniu lub stopieniu nośnika na drobne fragmenty.

Krok 4: Stworzenie dokumentacji

Zgodnie z zasadą rozliczalności RODO, musisz być w stanie udowodnić, że dane zostały zniszczone w sposób prawidłowy. Dlatego każdy proces niszczenia powinien być udokumentowany. Należy stworzyć protokół zniszczenia (lub otrzymać certyfikat od zewnętrznej firmy), który będzie zawierał takie informacje jak: data zniszczenia, opis niszczonych nośników/dokumentów, zastosowana metoda oraz podpis osoby odpowiedzialnej za proces. Taki dokument jest bezcennym dowodem w razie kontroli organu nadzorczego.

Najczęstsze błędy, których należy unikać

Nawet najlepsze procedury zawiodą, jeśli w praktyce popełniane będą proste błędy. Oto lista najczęstszych potknięć:

• Wyrzucanie dokumentów z danymi osobowymi do ogólnodostępnych koszy na śmieci.
• Używanie niszczarek o zbyt niskiej klasie tajności (tnących papier tylko w paski).
• Zapominanie o kopiach zapasowych – zniszczenie oryginału to nie wszystko, dane mogą wciąż istnieć na backupach.
• Brak regularnych przeglądów i czyszczenia archiwów (zarówno fizycznych, jak i cyfrowych).
• Niewystarczające przeszkolenie pracowników w zakresie polityki ochrony danych.

Ciekawostka ze świata danych

Czy wiesz, że... w 2013 roku w Wielkiej Brytanii sprzedano na aukcji internetowej używane dyski twarde pochodzące z publicznych szpitali. Okazało się, że zawierały one tysiące wrażliwych danych pacjentów, w tym numery ubezpieczeń i szczegóły historii medycznej, ponieważ nie zostały poprawnie wyczyszczone przed sprzedażą. To doskonały przykład, jak kosztowny w skutkach może być brak profesjonalnej procedury niszczenia danych.

Podsumowanie: Niszczenie jako element kultury bezpieczeństwa

Prawidłowe niszczenie dokumentów to nie jednorazowa akcja, ale ciągły, zaplanowany proces, który stanowi fundament systemu ochrony danych osobowych w każdej firmie. Pamiętaj, że w dobie RODO odpowiedzialność za dane nie kończy się w momencie, gdy przestają być potrzebne. Wręcz przeciwnie – to właśnie wtedy rozpoczyna się kluczowy etap bezpiecznego zakończenia ich cyklu życia, chroniąc Twoją organizację przed poważnymi konsekwencjami prawnymi i wizerunkowymi.