Niszczenie dokumentów księgowych, finansowych, medycznych tanio i szybko

Czy sterta starych faktur, umów i dokumentów medycznych spędza Ci sen z powiek? W dobie RODO i rosnącej świadomości na temat ochrony danych, zwykłe wyrzucenie ich do kosza to prosta droga do katastrofy. Profesjonalne niszczenie dokumentacji to nie fanaberia, lecz absolutna konieczność, która chroni Twoją firmę, dane Twoich klientów i Ciebie samego. Odkryj, jak zrobić to tanio, szybko, a przede wszystkim – bezpiecznie.

Dlaczego profesjonalne niszczenie dokumentów jest tak ważne?

Każdy dokument, który zawiera dane osobowe, finansowe czy medyczne, jest potencjalnym celem dla oszustów. Niewłaściwie zabezpieczone faktury, umowy, historie choroby czy listy płac mogą posłużyć do kradzieży tożsamości, wyłudzeń kredytów czy szpiegostwa gospodarczego. Pamiętajmy, że przepisy RODO nakładają na administratorów danych obowiązek ich skutecznego usuwania po upływie okresu, w którym były niezbędne. Kary za naruszenia mogą być dotkliwe, dlatego inwestycja w bezpieczne niszczenie to tak naprawdę inwestycja w spokój i bezpieczeństwo.

Metody niszczenia dokumentów – co wybrać?

Wybór odpowiedniej metody zależy od ilości dokumentów oraz poziomu ich poufności. Mamy do dyspozycji zarówno proste, domowe sposoby, jak i kompleksowe usługi firm zewnętrznych. Każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety, które warto rozważyć.

Domowe sposoby kontra profesjonalne rozwiązania

Popularna niszczarka biurowa wydaje się najprostszym i najtańszym rozwiązaniem. Należy jednak pamiętać, że nie każda niszczarka jest sobie równa. Najtańsze modele tną papier jedynie w paski (tzw. strip-cut), które stosunkowo łatwo jest odtworzyć. Znacznie bezpieczniejsze są urządzenia tnące dokumenty na drobne ścinki (tzw. cross-cut), zgodne z wyższymi klasami tajności według normy DIN 66399. Niszczenie dużej ilości dokumentów w biurowej niszczarce jest jednak niezwykle czasochłonne i nieefektywne. Wyobraź sobie pracownika, który spędza kilka godzin na wkładaniu kartek jedna po drugiej – to realny koszt dla firmy!

Usługi zewnętrznych firm – efektywność i bezpieczeństwo

Dla firm i instytucji, które generują większe ilości dokumentacji, outsourcing usługi niszczenia jest często rozwiązaniem nie tylko najbezpieczniejszym, ale i najbardziej opłacalnym. Jak to działa?

• Firma dostarcza specjalne, zaplombowane pojemniki na dokumenty.
• Po napełnieniu, pojemniki są odbierane w bezpiecznym transporcie.
• Dokumenty trafiają do przemysłowej niszczarki, która mieli je na niemożliwe do odtworzenia ścinki.
• Cały proces jest monitorowany, a klient otrzymuje oficjalny certyfikat zniszczenia, który jest dowodem na zgodność z procedurami i RODO.

Wbrew pozorom, jest to rozwiązanie często tańsze niż niszczenie we własnym zakresie, gdy weźmiemy pod uwagę koszt zakupu i serwisowania profesjonalnej niszczarki oraz cenny czas pracowników.

Jakie dokumenty i jak długo należy przechowywać?

Zanim zdecydujesz się na niszczenie, musisz wiedzieć, jak długo prawo nakazuje przechowywać poszczególne rodzaje dokumentów. Oto kilka podstawowych przykładów okresów retencji:

• Dokumenty księgowe: Zatwierdzone sprawozdania finansowe przechowujemy trwale, natomiast księgi rachunkowe, dowody księgowe czy dokumenty inwentaryzacyjne – co do zasady przez 5 lat.
• Dokumenty kadrowo-płacowe (ZUS): Tutaj sytuacja jest bardziej złożona. Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku okres przechowywania wynosi 10 lat. Dla zatrudnionych wcześniej – aż 50 lat, chyba że złożono odpowiednie oświadczenia i raporty informacyjne do ZUS.
• Dokumentacja medyczna: Zazwyczaj należy ją przechowywać przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.

Powyższe terminy to ogólne wytyczne. W przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

Ciekawostka – co się dzieje z dokumentami po zniszczeniu?

Czy wiesz, że profesjonalne niszczenie dokumentów to także działanie proekologiczne? Powstałe w procesie niszczenia ścinki papieru są belowane, a następnie przekazywane do papierni. Tam, w procesie recyklingu, stają się surowcem do produkcji nowych wyrobów papierowych, takich jak ręczniki papierowe, tektura czy papier toaletowy. Twoje stare faktury mogą więc dostać drugie, pożyteczne życie!

Podsumowanie – twoja checklista bezpiecznego niszczenia

Aby proces niszczenia dokumentów przebiegł sprawnie i bezpiecznie, postępuj według poniższych kroków:

1. Dokładnie przejrzyj i posegreguj swoją dokumentację.
2. Sprawdź obowiązujące terminy przechowywania dla każdego typu dokumentu.
3. Wybierz metodę niszczenia adekwatną do ilości i poufności danych – niszczarkę o wysokiej klasie bezpieczeństwa lub usługę firmy zewnętrznej.
4. W przypadku zlecenia usługi na zewnątrz, upewnij się, że otrzymasz certyfikat zniszczenia.
5. Wprowadź regularny harmonogram niszczenia dokumentów, aby uniknąć ich niepotrzebnego gromadzenia w przyszłości.