Planowanie szkoleń, błędy

Inwestycja w rozwój pracowników to jedna z najlepszych decyzji, jakie może podjąć firma. Jednak nawet najdroższe i najbardziej ambitne szkolenie może okazać się porażką, jeśli jego fundamenty są kruche. Błędy popełnione na etapie planowania potrafią zniweczyć cały wysiłek i zamienić budżet szkoleniowy w koszt, a nie w inwestycję. Jakich pułapek unikać, aby mieć pewność, że szkolenia realnie przekładają się na nowe kompetencje i lepsze wyniki?

Brak analizy potrzeb

To absolutnie kardynalny błąd, od którego zaczynają się wszystkie inne problemy. Organizowanie szkolenia, bo „konkurencja też takie robi” albo „wydaje się, że przydałoby się podnieść kompetencje sprzedażowe” to działanie po omacku. Profesjonalne planowanie zawsze zaczyna się od dogłębnej analizy potrzeb szkoleniowych. Należy zidentyfikować rzeczywiste luki kompetencyjne w zespole, zbadać, jakie umiejętności są kluczowe dla realizacji celów strategicznych firmy i zapytać samych pracowników o ich potrzeby rozwojowe. Bez tego etapu ryzykujemy przeprowadzenie szkolenia, które jest ciekawe, ale zupełnie nieprzystające do wyzwań, z jakimi mierzy się zespół.

Przykład: Dział IT zgłasza problemy z wydajnością. Firma organizuje drogie szkolenie z zarządzania czasem. Po fakcie okazuje się, że prawdziwym problemem nie był brak umiejętności organizacji pracy, lecz przestarzałe oprogramowanie, które generowało przestoje. Analiza potrzeb pozwoliłaby uniknąć tego niepotrzebnego wydatku.

Niejasno określone cele

Każde szkolenie musi mieć jasno zdefiniowany cel. I nie chodzi tu o ogólniki w stylu „poprawa komunikacji w zespole”. Cel powinien być sformułowany zgodnie z metodyką SMART (Skonkretyzowany, Mierzalny, Osiągalny, Istotny, Określony w czasie). Zamiast „poprawy komunikacji”, celem może być: „Zmniejszenie liczby nieporozumień projektowych wynikających z błędów w komunikacji mailowej o 20% w ciągu najbliższego kwartału”. Tak postawiony cel pozwala nie tylko lepiej zaprojektować treść szkolenia, ale również obiektywnie ocenić jego skuteczność po zakończeniu.

Ignorowanie stylów uczenia się

Ludzie uczą się w różny sposób. Jedni są wzrokowcami i najlepiej przyswajają wiedzę poprzez prezentacje i infografiki, inni to słuchowcy, dla których kluczowy jest wykład i dyskusja, a jeszcze inni to kinestetycy, którzy muszą „dotknąć” problemu i uczyć się przez działanie. Organizowanie szkolenia opartego wyłącznie na wielogodzinnym wykładzie w stylu akademickim to prosta droga do znudzenia i zniechęcenia uczestników. Nowoczesne i efektywne szkolenia łączą w sobie różne formy przekazu:

• Krótkie pigułki teorii
• Warsztaty i ćwiczenia praktyczne
• Dyskusje grupowe i burze mózgów
• Elementy e-learningu i grywalizacji
• Studia przypadków (case studies)

Ciekawostka: Choć teoria sztywno określonych stylów uczenia się bywa kwestionowana przez część psychologów, to bezdyskusyjnym faktem jest, że różnorodność form i metod dydaktycznych znacząco podnosi zaangażowanie i efektywność zapamiętywania u wszystkich uczestników.

Brak wsparcia po szkoleniu

Jednym z największych mitów jest przekonanie, że proces nauki kończy się wraz z otrzymaniem certyfikatu. To dopiero początek! Bezpośrednio po szkoleniu wiedza jest świeża, ale bardzo ulotna. Niemiecki psycholog Hermann Ebbinghaus już w XIX wieku opisał zjawisko tzw. krzywej zapominania, zgodnie z którą bez powtarzania możemy zapomnieć nawet 75% nowej wiedzy w ciągu zaledwie kilku dni. Dlatego kluczowe jest zaplanowanie działań wzmacniających po szkoleniu. Może to być mentoring, spotkania follow-up, dostęp do platformy z materiałami, czy przydzielenie zadań praktycznych, które wymagają wykorzystania nowo nabytych umiejętności. Bez tego etapu cała inwestycja może pójść na marne.

Mierzenie tylko satysfakcji

Ankieta z pytaniem „Czy podobało Ci się szkolenie?” jest ważna, ale niewystarczająca. To, że trener był charyzmatyczny, a kawa smaczna, nie oznacza, że szkolenie było skuteczne. Profesjonalna ewaluacja powinna opierać się na bardziej zaawansowanych modelach, jak np. Model Kirkpatricka, który wyróżnia cztery poziomy oceny:

1. Reakcja: Czy uczestnikom podobało się szkolenie? (wspomniana ankieta)
2. Uczenie się: Czy uczestnicy nabyli nową wiedzę i umiejętności? (testy, zadania praktyczne)
3. Zachowanie: Czy uczestnicy stosują nową wiedzę w codziennej pracy? (obserwacja, ocena przełożonych)
4. Wyniki: Jaki wpływ miało szkolenie na wyniki biznesowe? (wzrost sprzedaży, spadek liczby reklamacji, poprawa produktywności)

Dopiero analiza na wszystkich czterech poziomach daje pełny obraz efektywności szkolenia i pozwala ocenić zwrot z inwestycji. Świadome planowanie to fundament skutecznego rozwoju. Unikanie powyższych błędów to nie tylko oszczędność pieniędzy, ale przede wszystkim realne budowanie kapitału ludzkiego, który jest najcenniejszym zasobem każdej organizacji.