Podanie, co powinno zawierać?

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak napisać dokument, który otworzy Ci drzwi do nowej pracy, pozwoli uzyskać zgodę na urlop dziekański, czy pomyślnie załatwi sprawę urzędową? Kluczem jest profesjonalne podanie – dokument, który, choć często niedoceniany, stanowi Twoją wizytówkę i świadectwo szacunku dla adresata. Dowiedz się, co powinno zawierać, aby było skuteczne i zapadało w pamięć.

Co to jest podanie?

Podanie to nic innego jak formalna pisemna prośba, zwrócenie się do instytucji, urzędu lub osoby fizycznej w określonej sprawie. Jego celem jest przedstawienie sprawy, wyrażenie prośby lub zgłoszenie wniosku w sposób jasny, zwięzły i rzeczowy. W przeciwieństwie do luźnej korespondencji, podanie musi spełniać szereg wymogów formalnych, które świadczą o jego profesjonalizmie i powadze intencji nadawcy.

Niezbędne elementy każdego podania

Struktura podania jest kluczowa dla jego skuteczności. Oto lista elementów, które powinno zawierać każde dobrze napisane podanie:

Miejscowość i data: klucz do kontekstu

Elementy te umieszczamy zazwyczaj w prawym górnym rogu dokumentu. Są one niezbędne, aby adresat mógł z łatwością określić, kiedy i gdzie dokument został sporządzony. Przykładowo: "Warszawa, 15 marca 2024 r.".

Dane nadawcy: Twoja wizytówka

W lewym górnym rogu podania powinny znaleźć się pełne dane osoby składającej podanie. Obejmują one:

• Imię i nazwisko
• Adres zamieszkania (ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy, miejscowość)
• Numer telefonu (opcjonalnie, ale zalecane)
• Adres e-mail (opcjonalnie, ale zalecane)

Pamiętaj o ich czytelności i kompletności.

Dane adresata: do kogo piszesz?

Poniżej danych nadawcy, zazwyczaj po prawej stronie lub na środku, umieszczamy dane adresata. Muszą być one precyzyjne i zawierać:

• Pełną nazwę instytucji lub imię i nazwisko osoby (wraz z tytułem lub stanowiskiem, np. "Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 1 w Krakowie", "Szanowny Pan Jan Kowalski")
• Adres instytucji/osoby

Poprawne zaadresowanie świadczy o Twojej staranności.

Tytuł podania: jasno i zwięźle

Centralnie, pod danymi adresata, powinien znaleźć się tytuł podania. Musi on jednoznacznie wskazywać cel pisma. Przykłady: "Podanie o przyjęcie na studia", "Podanie o urlop dziekański", "Podanie o rozłożenie płatności na raty". Tytuł powinien być krótki i konkretny.

Zwrot grzecznościowy i wstęp: szacunek od początku

Każde formalne podanie rozpoczyna się od odpowiedniego zwrotu grzecznościowego, np. "Szanowna Pani Dyrektor", "Szanowny Panie Prezesie", "Szanowni Państwo". Bezpośrednio po nim następuje wstęp, w którym krótko przedstawiasz cel swojego pisma. Na przykład: "Zwracam się z uprzejmą prośbą o..." lub "Niniejszym pismem chciałbym/chciałabym złożyć wniosek o...".

Treść główna/uzasadnienie: serce podania

To tutaj przedstawiasz szczegółowo swoją sprawę, podajesz argumenty, fakty i ewentualne dowody. Treść powinna być:

• Logiczna i spójna
• Zwięzła, ale wyczerpująca
• Wolna od emocji i subiektywnych opinii (chyba że są one uzasadnione i poparte faktami)
• Poparta konkretnymi datami, numerami dokumentów, itp., jeśli to konieczne

Pamiętaj, aby skupić się na meritum i unikać zbędnych dygresji.

Zakończenie i prośba: czego oczekujesz?

W zakończeniu podsumowujesz swoją prośbę lub wniosek i wyrażasz nadzieję na pozytywne rozpatrzenie sprawy. Standardowe zwroty to: "Z góry dziękuję za pozytywne rozpatrzenie mojej prośby", "Licząc na Państwa życzliwość...", "Z poważaniem", "Z wyrazami szacunku".

Podpis: autentyczność dokumentu

W prawym dolnym rogu, pod zakończeniem, musisz złożyć własnoręczny podpis (jeśli podanie jest składane w formie papierowej) oraz czytelnie napisać swoje imię i nazwisko. W przypadku dokumentów elektronicznych, często wymagany jest podpis elektroniczny lub skan podpisu.

Lista załączników: nic nie umknie

Jeśli do podania dołączasz dodatkowe dokumenty (np. świadectwa, zaświadczenia, kserokopie), musisz je wymienić w formie listy na końcu pisma, pod podpisem. Przykład: "Załączniki:

• Kopia świadectwa ukończenia szkoły
• Zaświadczenie o niekaralności

" To gwarantuje, że adresat będzie wiedział, czego się spodziewać i nic nie zostanie pominięte.

Klucz do sukcesu: styl i ton

Pamiętaj, że podanie to dokument formalny. Używaj języka urzędowego, unikaj kolokwializmów, skrótów i emotikonów. Dbaj o poprawność ortograficzną, gramatyczną i interpunkcyjną. Tekst powinien być klarowny, zwięzły i łatwy do zrozumienia. Profesjonalny język świadczy o Twoim szacunku do adresata i powadze, z jaką traktujesz sprawę.

Czego unikać, pisząc podanie?

Aby Twoje podanie było skuteczne, zdecydowanie unikaj:

• Błędów językowych – ortograficznych, gramatycznych, interpunkcyjnych.
• Niekompletnych danych – zarówno swoich, jak i adresata.
• Zbyt długich, skomplikowanych zdań i niejasnych sformułowań.
• Nadmiernej emocjonalności lub próśb o litość – skup się na faktach.
• Kłamstw lub zatajania istotnych informacji.
• Niechlujnego formatowania lub nieczytelnego pisma (w przypadku ręcznego podania).

Przykłady zastosowań podania

Podanie może przybierać różne formy i służyć wielu celom. Najczęściej spotykane to:

• Podanie o przyjęcie do pracy (często w połączeniu z CV i listem motywacyjnym)
• Podanie o przyjęcie na studia lub do szkoły
• Podanie o urlop (np. dziekański, bezpłatny)
• Podanie o stypendium
• Podanie o rozłożenie płatności na raty
• Podanie o zmianę terminu egzaminu
• Podanie o wydanie dokumentu lub zaświadczenia

Ciekawostka: ewolucja formalnej prośby

Choć dziś piszemy podania na komputerze i wysyłamy e-mailem, idea formalnej prośby pisemnej ma korzenie sięgające starożytności! Już w starożytnym Egipcie, Rzymie czy Chinach istniały systemy składania petycji i podań do władców lub urzędników. Zmieniały się narzędzia (papirus, pergamin, papier, komputer), ale zasada klarownego przedstawienia prośby i jej uzasadnienia pozostała niezmienna. To świadczy o uniwersalnej potrzebie uporządkowanej komunikacji w sprawach formalnych.

Podsumowanie: skuteczne podanie to klucz

Pamiętaj, że dobrze napisane podanie to Twoja przepustka do załatwienia wielu ważnych spraw. Skup się na jego strukturze, kompletności danych, precyzji języka i profesjonalnym tonie. Staranność w każdym detalu zwiększa szanse na pozytywne rozpatrzenie Twojej prośby. Poświęć czas na jego przygotowanie, a z pewnością zobaczysz efekty!