Pracodawca nie może kopiować dowodu os. pracownika

Dowód osobisty to jeden z najważniejszych dokumentów tożsamości w Polsce, a jego ochrona jest ściśle regulowana prawnie. Wiele osób zastanawia się, czy pracodawca ma prawo żądać kopii tego dokumentu podczas procesu rekrutacji lub już w trakcie zatrudnienia. Dziś rozwiewamy te wątpliwości, wyjaśniając, jakie są prawa i obowiązki zarówno pracowników, jak i pracodawców w kontekście przetwarzania danych osobowych.

Dowód osobisty w pracy: Co musisz wiedzieć?

Jedną z fundamentalnych zasad ochrony danych osobowych, wynikającą z Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (RODO), jest minimalizacja danych. Oznacza to, że podmioty przetwarzające dane – w tym pracodawcy – mogą gromadzić i przetwarzać jedynie te informacje, które są absolutnie niezbędne do realizacji określonego, zgodnego z prawem celu. Kopia dowodu osobistego zawiera znacznie więcej danych, niż pracodawca jest uprawniony przetwarzać na podstawie Kodeksu pracy czy innych przepisów.

Polskie przepisy, w tym ustawa o dowodach osobistych, jasno wskazują, że kopiowanie dowodu osobistego jest dozwolone tylko w ściśle określonych sytuacjach i tylko przez uprawnione do tego podmioty, takie jak banki czy instytucje finansowe, i to w celach wynikających z przepisów prawa (np. przeciwdziałanie praniu pieniędzy). Pracodawca nie jest jednym z tych podmiotów.

Jakie dane pracodawca może przetwarzać?

Zgodnie z Kodeksem pracy i RODO, pracodawca może żądać od kandydata do pracy, a następnie od pracownika, podania następujących danych osobowych:

• Imię i nazwisko.
• Imiona rodziców.
• Data urodzenia.
• Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji).
• Wykształcenie.
• Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po zatrudnieniu, pracodawca ma prawo do przetwarzania dodatkowych danych, takich jak:

• Numer PESEL.
• Numer rachunku bankowego (jeśli pracownik wyrazi zgodę na wypłatę wynagrodzenia na konto).
• Inne dane niezbędne do realizacji obowiązków pracodawcy (np. dane do ZUS, US).

Wszystkie te dane mogą być pozyskane bezpośrednio od pracownika, np. poprzez formularz CV lub oświadczenie. Nie ma potrzeby kopiowania całego dokumentu.

Co z danymi wrażliwymi i wizerunkiem?

Dowód osobisty, poza podstawowymi danymi identyfikacyjnymi, zawiera również informacje, których pracodawca nie ma prawa przetwarzać. Należą do nich m.in.:

• Wizerunek (zdjęcie).
• Wzrost.
• Kolor oczu.
• Wzór podpisu.
• Numer dowodu osobistego.
• Organ wydający.

Zdjęcie, czyli wizerunek, w pewnych kontekstach może być traktowane jako dane biometryczne, a ich przetwarzanie jest objęte szczególnymi restrykcjami. Pracodawca nie potrzebuje tych informacji do celów zatrudnienia, a ich gromadzenie stanowiłoby naruszenie zasady minimalizacji danych i prywatności pracownika.

Kiedy pracodawca może prosić o dowód osobisty?

Pracodawca ma prawo poprosić pracownika o okazanie dowodu osobistego w celu weryfikacji tożsamości. Jest to dopuszczalne na przykład:

• Podczas podpisywania umowy o pracę, aby upewnić się, że osoba podpisująca umowę jest tą, za którą się podaje.
• W sytuacjach, gdy konieczne jest potwierdzenie tożsamości w związku z dostępem do wrażliwych danych, obiektów lub systemów.

Ważne jest, aby podkreślić, że "okazanie do wglądu" to nie to samo co "skopiowanie". Pracodawca może spisać niezbędne dane, ale nie może wykonać kopii dokumentu. Ciekawostka: W niektórych krajach europejskich, np. w Niemczech, kopiowanie dowodu osobistego jest generalnie zabronione nawet dla banków, które zamiast tego stosują inne metody weryfikacji tożsamości.

Co zrobić, gdy pracodawca żąda kopii?

Jeśli pracodawca poprosi Cię o kopię dowodu osobistego, masz prawo odmówić. W takiej sytuacji warto grzecznie, ale stanowczo poinformować o obowiązujących przepisach.

Możesz zaproponować, że samodzielnie podasz wszystkie niezbędne dane osobowe, które pracodawca ma prawo przetwarzać. Warto również wspomnieć, że kopiowanie dowodu osobistego bez podstawy prawnej może skutkować nałożeniem kar finansowych na pracodawcę przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Pamiętaj, że Twoje prawa w zakresie ochrony danych osobowych są ważne i chronione przez prawo. Nie obawiaj się ich bronić.