Pracodawca zlecając przeprowadzenie szkolenia bhp firmie zewnętrznej, przerzuca też na nią obowiązek ich udokumentowania.

Przekazanie organizacji szkoleń BHP firmie zewnętrznej to popularne rozwiązanie, które pozwala pracodawcom skupić się na kluczowych aspektach swojej działalności. Często pojawia się jednak pytanie: czy wraz zleceniem usługi szkoleniowej, obowiązek dokumentowania tych szkoleń również w pełni przechodzi na podmiot zewnętrzny? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić zgodność z przepisami.

Obowiązek szkoleniowy: Kto za niego odpowiada?

Zgodnie z polskim prawem pracy, to pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Integralną częścią tego obowiązku jest organizowanie i przeprowadzanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Nawet jeśli firma zewnętrzna fizycznie przeprowadza szkolenie, pierwotna odpowiedzialność za jego zorganizowanie i zapewnienie jego jakości spoczywa na pracodawcy.

Delegowanie zadań a przeniesienie odpowiedzialności – kluczowa różnica

W praktyce biznesowej, zlecenie przeprowadzenia szkoleń BHP wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej jest standardem. Podmiot zewnętrzny dysponuje odpowiednimi zasobami, wiedzą i doświadczeniem. W ramach takiej współpracy firma zewnętrzna zazwyczaj przygotowuje całą niezbędną dokumentację, taką jak listy obecności, protokoły czy zaświadczenia o ukończeniu szkolenia. Ważne jest jednak, aby zrozumieć, że choć zadanie przygotowania dokumentacji jest delegowane, to obowiązek posiadania i przechowywania tej dokumentacji, a także odpowiedzialność za jej prawidłowość, pozostaje po stronie pracodawcy. Pracodawca nie "przerzuca" odpowiedzialności, a jedynie zleca wykonanie konkretnych czynności. To tak, jakby zlecić piekarzowi upieczenie chleba – piekarz wykonuje pracę, ale to Ty jesteś odpowiedzialny za to, by chleb znalazł się na Twoim stole i był świeży.

Co powinno znaleźć się w dokumentacji szkoleniowej?

Prawidłowa dokumentacja szkoleniowa BHP to zbiór kluczowych informacji potwierdzających realizację obowiązku szkoleniowego. Najczęściej obejmuje ona:

• Program szkolenia – szczegółowy opis zakresu tematycznego.
• Listę obecności – podpisy uczestników potwierdzające ich udział.
• Protokół z przeprowadzonego szkolenia.
• Zaświadczenia lub certyfikaty ukończenia szkolenia dla każdego uczestnika.
• Kopie uprawnień i kwalifikacji osób prowadzących szkolenie.

Dlaczego prawidłowa dokumentacja bhp jest tak ważna?

Dokumentacja BHP to nie tylko formalność. To kluczowy element systemu zarządzania bezpieczeństwem w firmie, który pełni kilka istotnych funkcji:

• Dowód zgodności z przepisami: W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, prawidłowa i kompletna dokumentacja jest podstawą do wykazania, że pracodawca wypełnił swoje obowiązki.
• Ochrona prawna pracodawcy: W razie wypadku przy pracy, dokumentacja potwierdzająca przeszkolenie pracownika może być kluczowym dowodem na to, że pracodawca dołożył należytej staranności w zapewnieniu bezpieczeństwa.
• Podstawa do planowania: Analiza dokumentacji pozwala na identyfikację potrzeb szkoleniowych i planowanie przyszłych działań prewencyjnych.
• Wzrost świadomości: Regularne szkolenia i ich dokumentowanie budują kulturę bezpieczeństwa w organizacji.

Praktyczne wskazówki dla pracodawcy

Aby mieć pewność, że proces szkoleniowy i jego dokumentacja przebiegają prawidłowo, warto zastosować się do kilku zasad:

• Jasna umowa: W umowie z firmą zewnętrzną precyzyjnie określ, jakie dokumenty i w jakiej formie mają zostać przekazane po zakończeniu szkolenia.
• Weryfikacja: Po otrzymaniu dokumentacji, dokładnie ją sprawdź pod kątem kompletności i poprawności danych.
• Archiwizacja: Ustanów jasne procedury wewnętrzne dotyczące przechowywania dokumentacji szkoleniowej. Pamiętaj o terminach jej przechowywania, które określają przepisy.
• Komunikacja: Upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą, gdzie znaleźć swoje zaświadczenia o ukończeniu szkoleń.

Ciekawostka: Brak odpowiedniej dokumentacji szkoleniowej, nawet jeśli szkolenie faktycznie się odbyło, może skutkować nałożeniem na pracodawcę kary grzywny przez Państwową Inspekcję Pracy. W skrajnych przypadkach, w sytuacji wypadku, może to również wpłynąć na ocenę odpowiedzialności pracodawcy.

Podsumowanie

Podsumowując, choć zlecenie szkoleń BHP firmie zewnętrznej to efektywne rozwiązanie, pracodawca zawsze pozostaje ostatecznie odpowiedzialny za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników, w tym za prawidłowe udokumentowanie przeprowadzonych szkoleń. Firma zewnętrzna jest wykonawcą, ale to pracodawca jest właścicielem i strażnikiem dokumentacji. Pamiętaj, że kompletna i rzetelna dokumentacja to Twoje zabezpieczenie i potwierdzenie troski o zdrowie i życie zatrudnionych.