Przyjąć czy nie przyjmować zaświadczeń o ukończeniu szkolenia okresowego bhp wydanych po kilku miesiącach od szkolenia

Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego BHP, które trafia na biurko specjalisty ds. kadr i płac z kilkumiesięcznym opóźnieniem, to scenariusz, który potrafi spędzić sen z powiek. Z jednej strony pracownik faktycznie uczestniczył w kursie, z drugiej – dokumentacja posiada lukę, która może rodzić poważne konsekwencje. Czy w takiej sytuacji należy przyjąć dokument, odrzucić go, a może podjąć inne kroki? To dylemat, który dotyka fundamentalnych zasad odpowiedzialności pracodawcy za bezpieczeństwo w miejscu pracy.

Podstawa prawna a rzeczywistość

Zgodnie z Kodeksem Pracy oraz rozporządzeniem w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, każdy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom przeszkolenie w zakresie BHP przed dopuszczeniem ich do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Potwierdzeniem odbycia takiego szkolenia jest zaświadczenie, którego kopię należy przechowywać w aktach osobowych pracownika. Przepisy nie precyzują jednak wprost, w jakim terminie od dnia szkolenia organizator musi wydać stosowny dokument. I właśnie ta luka prawna staje się źródłem problemów.

Co mówi praktyka?

Choć prawo nie narzuca sztywnego terminu, w praktyce przyjmuje się, że zaświadczenie powinno być wydane niezwłocznie po zakończeniu szkolenia i zdaniu ewentualnego egzaminu. Standardem na rynku jest termin od kilku do maksymalnie 14-30 dni. Każde znaczące opóźnienie powinno zapalić w głowie pracodawcy czerwoną lampkę.

Dlaczego opóźnienie ma znaczenie?

Opóźnienie w dostarczeniu zaświadczenia to nie tylko problem administracyjny. To realne zagrożenie dla firmy, które materializuje się w kilku obszarach.

Ryzyko podczas kontroli PIP

Podczas kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy, inspektor weryfikuje dokumentację pracowniczą, w tym ważność szkoleń BHP. Jeśli w aktach osobowych pracownika brakuje aktualnego zaświadczenia, jest to traktowane jako uchybienie. Nawet jeśli pracodawca będzie tłumaczył, że szkolenie się odbyło, a wina leży po stronie firmy szkoleniowej, dla inspektora kluczowy jest stan dokumentacji na dzień kontroli. Brak dokumentu to brak dowodu, co może skutkować mandatem.

Konsekwencje w razie wypadku

To najczarniejszy i niestety, całkiem realny scenariusz. Wyobraźmy sobie sytuację: pracownik odbył szkolenie 1 marca, a jego poprzednie zaświadczenie straciło ważność 5 marca. Firma szkoleniowa dostarczyła nowy dokument dopiero w czerwcu. Jeśli w kwietniu ten pracownik ulegnie wypadkowi przy pracy, pracodawca znajdzie się w bardzo trudnej sytuacji. W momencie zdarzenia nie posiadał formalnego dowodu na to, że pracownik ma aktualne przeszkolenie. Może to być podstawą do:

• Zakwestionowania przez ZUS jednorazowego odszkodowania dla pracownika.
• Poważnych zarzutów prokuratorskich wobec osób odpowiedzialnych za BHP w firmie.
• Uznania, że do wypadku doszło z winy pracodawcy, co rodzi roszczenia cywilnoprawne.

Ciekawostka: W postępowaniach powypadkowych dokumentacja jest analizowana z niezwykłą precyzją. Data wystawienia zaświadczenia jest równie ważna jak data samego szkolenia. Antydatowanie dokumentów jest przestępstwem, a opóźnienie w ich wydaniu tworzy niebezpieczną "szarą strefę".

Przyjąć czy nie? Praktyczne wskazówki

Stojąc przed faktem otrzymania spóźnionego zaświadczenia, pracodawca powinien działać metodycznie. Odrzucenie dokumentu nie jest rozwiązaniem, ponieważ pozbawia firmę jedynego dowodu na odbycie szkolenia. Należy je przyjąć, ale podjąć dodatkowe kroki.

1. Stwórz notatkę służbową: Do otrzymanego zaświadczenia dołącz notatkę z dokładnym opisem sytuacji – kiedy faktycznie odbyło się szkolenie, kiedy otrzymano dokument i jakie były przyczyny opóźnienia podane przez organizatora.
2. Zażądaj wyjaśnień: Wystosuj oficjalne pismo do firmy szkoleniowej z prośbą o pisemne wyjaśnienie przyczyn opóźnienia. Taki dokument będzie dowodem na to, że jako pracodawca dochowałeś należytej staranności i próbowałeś wyjaśnić sytuację.
3. Przeanalizuj umowę: Sprawdź zapisy w umowie z firmą szkoleniową. Czy zawierały one termin na dostarczenie dokumentacji? Jeśli tak, masz podstawy do dochodzenia roszczeń lub co najmniej do renegocjacji warunków dalszej współpracy.

Prewencja – najlepsza strategia

Zamiast radzić sobie z problemem po fakcie, znacznie lepiej jest mu zapobiegać. Kluczem jest proaktywne zarządzanie szkoleniami BHP.

Dobre praktyki w firmie

• Wybieraj sprawdzonych partnerów: Współpracuj wyłącznie z renomowanymi firmami szkoleniowymi, które cieszą się dobrą opinią i gwarantują terminowe dostarczanie dokumentacji.
• Zawieraj precyzyjne umowy: W umowie na organizację szkolenia zawsze umieszczaj zapis dotyczący maksymalnego terminu na wydanie zaświadczeń (np. 7 lub 14 dni po szkoleniu).
• Uzależnij płatność od dokumentów: Skuteczną metodą jest powiązanie płatności za usługę z otrzymaniem kompletnej dokumentacji. Można na przykład zastrzec, że 100% płatności nastąpi po dostarczeniu wszystkich zaświadczeń.
• Monitoruj terminy: Prowadź dokładny rejestr terminów ważności szkoleń BHP wszystkich pracowników i planuj kolejne kursy z odpowiednim, co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem.

Podsumowując, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, nawet jeśli wydane z opóźnieniem, należy przyjąć, ale jednocześnie odpowiednio udokumentować całą sytuację. To jednak ostateczność. Prawdziwym obowiązkiem profesjonalisty jest niedopuszczenie do powstania takiej luki. Pamiętajmy, że w dziedzinie BHP dokumentacja jest tarczą ochronną firmy – warto zadbać, by była ona kompletna i niepodważalna.