Umowa lojalnościowa, wzór

Inwestycja w rozwój pracownika to jedna z najlepszych strategii budowania silnego i kompetentnego zespołu. Kursy, szkolenia, studia podyplomowe – wszystko to podnosi wartość pracownika na rynku pracy. Co jednak, gdy pracodawca ponosi znaczne koszty, a pracownik tuż po zdobyciu nowych kwalifikacji decyduje się na zmianę pracy? Właśnie w takich sytuacjach z pomocą przychodzi umowa lojalnościowa, która zabezpiecza interesy obu stron, ale musi być skonstruowana w przemyślany i zgodny z prawem sposób.

Czym dokładnie jest umowa lojalnościowa?

Umowa lojalnościowa, często nazywana potocznie „lojalką”, to nic innego jak pisemne porozumienie między pracodawcą a pracownikiem. Jej podstawowym celem jest uregulowanie zasad zwrotu kosztów poniesionych przez firmę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika w sytuacji, gdy ten zdecyduje się zakończyć współpracę przed upływem ustalonego terminu. Podstawę prawną dla takich umów stanowi Kodeks pracy, a konkretnie art. 103¹ i kolejne. To ważne, ponieważ umowa ta nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż te przewidziane w przepisach prawa pracy.

Kiedy pracodawca może zaproponować "lojalkę"?

Nie każde szkolenie uprawnia pracodawcę do zawarcia umowy lojalnościowej. Kluczowe jest tutaj pojęcie „podnoszenia kwalifikacji zawodowych”, które oznacza zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Umowa lojalnościowa ma sens i jest zgodna z prawem tylko wtedy, gdy firma faktycznie inwestuje w pracownika, finansując jego rozwój.

Przykłady uzasadniające zawarcie umowy:

• Finansowanie studiów podyplomowych lub studiów MBA.
• Opłacenie drogiego, specjalistycznego kursu branżowego.
• Sfinansowanie certyfikacji zawodowej o międzynarodowym znaczeniu.
• Długoterminowy kurs językowy, jeśli znajomość języka jest kluczowa na danym stanowisku.

Ważna uwaga: Obowiązkowe szkolenia, takie jak szkolenia BHP, szkolenia stanowiskowe czy te wynikające bezpośrednio z przepisów prawa, nie mogą być podstawą do zawarcia umowy lojalnościowej. Są one obowiązkiem pracodawcy, a nie dodatkową inwestycją w pracownika.

Kluczowe elementy umowy lojalnościowej – wzór w pigułce

Chociaż nie istnieje jeden, uniwersalny wzór umowy lojalnościowej, każda z nich musi zawierać kilka niezbędnych elementów, aby była ważna i sprawiedliwa. Zamiast szukać gotowego szablonu, warto zrozumieć, co powinno się w niej znaleźć.

1. Zobowiązania pracodawcy: Umowa musi precyzyjnie określać, co firma zapewnia pracownikowi. Nie wystarczy ogólny zapis o „finansowaniu szkolenia”. Należy wskazać nazwę kursu/studiów, wysokość finansowania (np. czesne, koszty dojazdu, materiały), a także inne świadczenia, jak np. udzielenie płatnego urlopu szkoleniowego.
2. Zobowiązania pracownika: Głównym zobowiązaniem pracownika jest pozostanie w zatrudnieniu u danego pracodawcy przez określony czas po zakończeniu nauki. Ten okres „odpracowania” inwestycji nie może przekroczyć 3 lat.
3. Warunki zwrotu kosztów: To najważniejsza część umowy. Musi jasno precyzować, w jakich sytuacjach pracownik będzie zobowiązany do zwrotu poniesionych przez firmę kosztów. Zazwyczaj są to:
   • Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracownika.
   • Rozwiązanie umowy przez pracodawcę z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne).
   • Niepodjęcie lub przerwanie nauki z winy pracownika.
4. Wysokość zwrotu: Kwota do zwrotu musi być proporcjonalna do okresu zatrudnienia, który pozostał do końca umowy lojalnościowej. Jeśli pracownik zobowiązał się do pracy przez 24 miesiące, a odchodzi po 12, powinien zwrócić połowę kosztów, a nie całość.

Kiedy pracownik nie musi zwracać kosztów?

Kodeks pracy przewiduje sytuacje, w których pracownik jest zwolniony z obowiązku zwrotu kosztów, nawet jeśli nie dotrzyma warunków umowy. Dzieje się tak, gdy rozwiązanie umowy jest spowodowane:

• Szkodliwym wpływem wykonywanej pracy na zdrowie pracownika (stwierdzonym orzeczeniem lekarskim), a pracodawca nie przeniósł go do innej, odpowiedniej pracy.
• Mobbingiem w miejscu pracy.
• Ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków przez pracodawcę (np. niewypłacanie wynagrodzenia).

Ciekawostka

Umowa lojalnościowa to nie to samo co zakaz konkurencji! To dwa zupełnie różne dokumenty. „Lojalka” dotyczy zwrotu inwestycji w edukację pracownika, a umowa o zakazie konkurencji ma na celu ochronę tajemnic przedsiębiorstwa i uniemożliwienie pracownikowi pracy dla bezpośredniej konkurencji przez określony czas po ustaniu zatrudnienia.

Podsumowanie – mądre zabezpieczenie dla obu stron

Dobrze skonstruowana umowa lojalnościowa to narzędzie typu win-win. Pracodawca zyskuje pewność, że jego inwestycja w rozwój pracownika przyniesie firmie długofalowe korzyści. Pracownik z kolei otrzymuje dostęp do cennej wiedzy i umiejętności, które podnoszą jego wartość na rynku, bez ponoszenia kosztów. Kluczem do sukcesu jest jednak transparentność, uczciwość i oparcie umowy na solidnych podstawach prawnych, które chronią interesy obu stron.