Umowy nie można zmienić przez komunikator, jeśli zastrzeżono formę pisemną

W dzisiejszym świecie, gdzie komunikacja błyskawicznie przenosi się do sfery cyfrowej, łatwo ulec złudzeniu, że szybka wiadomość wysłana komunikatorem ma taką samą moc jak tradycyjny dokument. Nic bardziej mylnego, szczególnie gdy mowa o zmianie warunków umowy. Jeśli w kontrakcie jasno zastrzeżono formę pisemną dla wszelkich modyfikacji, próba dokonania ich za pośrednictwem czatu, SMS-a czy wiadomości e-mail może okazać się prawnie nieskuteczna, prowadząc do poważnych konsekwencji dla obu stron.

Kiedy forma pisemna jest kluczowa?

Zastrzeżenie formy pisemnej w umowie nie jest jedynie formalnością, lecz ma konkretne znaczenie prawne. Wyróżniamy dwa główne rodzaje zastrzeżeń:

• Dla celów dowodowych (ad probationem): Oznacza to, że brak formy pisemnej nie unieważnia czynności prawnej, ale w przypadku sporu znacząco utrudnia udowodnienie jej istnienia lub treści. Strony mogą mieć trudności z przedstawieniem dowodów w sądzie, co może prowadzić do niekorzystnych rozstrzygnięć.
• Pod rygorem nieważności (ad solemnitatem): To najsurowsze zastrzeżenie. Jeśli umowa lub jej zmiana wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a wymóg ten nie zostanie spełniony, czynność prawna jest po prostu nieważna od początku. Oznacza to, że z prawnego punktu widzenia nigdy nie doszło do jej zawarcia lub zmiany, a jej skutki nie powstają. Takie zastrzeżenie często stosuje się w umowach o dużej wadze gospodarczej lub prawnej.

W kontekście naszego tematu, gdy umowa zastrzega formę pisemną dla zmian, najczęściej oznacza to właśnie formę ad solemnitatem lub przynajmniej ad probationem, z mocnym naciskiem na bezpieczeństwo prawne.

Dlaczego komunikator to za mało?

Wiadomości wysyłane przez komunikatory, nawet te z potwierdzeniem odbioru, mają swoje fundamentalne ograniczenia, które dyskwalifikują je jako narzędzie do prawnie wiążących zmian umów wymagających formy pisemnej.

Brak integralności i autentyczności

Forma pisemna tradycyjnie wiąże się z własnoręcznym podpisem, który jest gwarancją autentyczności oświadczenia woli i jego integralności. W przypadku komunikatorów brakuje tego elementu. Łatwo jest podważyć, kto faktycznie wysłał wiadomość, czy jej treść nie została zmieniona po wysłaniu, a nawet czy osoba autoryzowana do reprezentowania firmy rzeczywiście wyraziła daną zgodę. Brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego sprawia, że takie wiadomości mają niską wartość dowodową.

Konsekwencje prawne

Ignorowanie wymogu formy pisemnej, gdy jest ona zastrzeżona pod rygorem nieważności, prowadzi do tego, że próba zmiany umowy jest prawnie bezskuteczna. Strony mogą działać w przekonaniu, że umowa została zmieniona, podczas gdy w świetle prawa nadal obowiązują jej pierwotne postanowienia. Może to prowadzić do poważnych sporów, roszczeń odszkodowawczych, a nawet unieważnienia całej transakcji. Jeśli forma pisemna była zastrzeżona dla celów dowodowych, w przypadku sporu sądowego udowodnienie faktu zmiany umowy może być niezwykle trudne, co również może skutkować niekorzystnym rozstrzygnięciem.

Przykłady z życia wzięte

• Umowa najmu mieszkania: Wyobraź sobie, że w umowie najmu znajduje się zapis, że wszelkie zmiany, np. dotyczące wysokości czynszu czy terminu płatności, wymagają aneksu w formie pisemnej. Jeśli wynajmujący i najemca ustalą zmianę terminu płatności przez WhatsApp, a potem dojdzie do sporu, pierwotny termin płatności będzie nadal obowiązywał, ponieważ zmiana poprzez komunikator jest nieważna.
• Umowa o świadczenie usług: Firma A zleca firmie B wykonanie projektu. Umowa przewiduje, że zmiany w zakresie prac wymagają pisemnego aneksu. Kiedy menedżerowie obu firm ustalają przez Messenger dodatkowy zakres prac, a firma B wystawia fakturę za te dodatkowe usługi, firma A może odmówić zapłaty, powołując się na brak pisemnego aneksu. Skutek? Brak zapłaty za wykonane prace i potencjalny spór sądowy.

Co zatem robić, gdy potrzebna jest zmiana?

Aby uniknąć problemów i zapewnić ważność zmian w umowie, należy zawsze postępować zgodnie z jej zapisami:

• Aneks pisemny: Najbezpieczniejszym i najbardziej tradycyjnym sposobem jest sporządzenie aneksu do umowy w formie pisemnej, podpisanego własnoręcznie przez wszystkie strony.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny: W dobie cyfryzacji, kwalifikowany podpis elektroniczny ma równoważną moc prawną z podpisem własnoręcznym. Jest to bezpieczna i skuteczna alternatywa dla tradycyjnej formy pisemnej, idealna dla zdalnej współpracy.
• Dokumentowa forma elektroniczna: Jeśli umowa wymaga formy dokumentowej (co jest łagodniejszym wymogiem niż forma pisemna), wystarczy oświadczenie woli w postaci dokumentu elektronicznego (np. e-mail) umożliwiające identyfikację osoby składającej oświadczenie. Warto jednak pamiętać, że forma dokumentowa to nie to samo co forma pisemna!

Ciekawostka: Ewolucja formy elektronicznej

Prawo nieustannie ewoluuje, by nadążyć za technologią. Kiedyś „forma pisemna” oznaczała jedynie papier i długopis. Dziś, dzięki rozporządzeniu eIDAS, kwalifikowany podpis elektroniczny jest uznawany za równoważny podpisowi własnoręcznemu w całej Unii Europejskiej. To ogromne ułatwienie dla biznesu, ale jednocześnie podkreślenie, że prosty tekst w komunikatorze to wciąż za mało, aby sprostać rygorystycznym wymogom prawnym, gdy umowa wymaga formy pisemnej.

Podsumowanie i rekomendacje

Pamiętaj, że umowa to poważny dokument, a jej zmiana wymaga równie poważnego podejścia. Zawsze sprawdzaj, jakie wymogi formalne zostały zastrzeżone w Twojej umowie. Jeśli mowa o formie pisemnej, nie ulegaj pokusie szybkiej zmiany przez komunikator. Inwestycja w odpowiednie procedury prawne to inwestycja w bezpieczeństwo i stabilność Twoich relacji biznesowych i osobistych. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z prawnikiem, aby mieć pewność, że wszystkie kroki są zgodne z obowiązującymi przepisami i postanowieniami umowy.