Z jakiego roku można wyrzucić dokumenty w 2023?

W gąszczu codziennych obowiązków i rosnącej liczby dokumentów, łatwo jest stracić orientację, które z nich należy przechowywać, a które bez obaw można już usunąć. Czy wiesz, że niepotrzebne gromadzenie papierów nie tylko zabiera cenną przestrzeń, ale również może rodzić ryzyko związane z ochroną danych? W 2023 roku nadchodzi idealny moment, aby zrobić porządek w archiwum i pozbyć się dokumentów, których termin przechowywania prawnie minął. Ale od czego zacząć i jak to zrobić mądrze?

Dlaczego Warto Zarządzać Dokumentami?

Efektywne zarządzanie dokumentacją to klucz do porządku w firmie i w życiu prywatnym. Nie chodzi tylko o estetykę czy oszczędność miejsca. Przede wszystkim, prawidłowe archiwizowanie i terminowe niszczenie dokumentów chroni przed konsekwencjami prawnymi, takimi jak kary finansowe za brak wymaganych papierów podczas kontroli, a także minimalizuje ryzyko wycieku wrażliwych danych. Z drugiej strony, przechowywanie dokumentów dłużej niż to konieczne generuje koszty i utrudnia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.

Ogólne Zasady Przechowywania Dokumentów

Zasady dotyczące przechowywania dokumentów są ściśle określone przez polskie prawo i różnią się w zależności od ich rodzaju. Obowiązek ten wynika z wielu ustaw, takich jak ustawa o rachunkowości, ordynacja podatkowa, czy kodeks pracy. Kluczowe jest zrozumienie, że dla każdego typu dokumentu istnieje indywidualny okres retencji, po upływie którego stają się one zbędne, a ich dalsze przechowywanie jest nieuzasadnione.

Kluczowe Terminy Przedawnienia

Zanim przejdziemy do konkretów, warto zapoznać się z najczęściej spotykanymi okresami przechowywania dokumentów, które decydują o tym, co można wyrzucić w 2023 roku:

• 5 lat: Dokumenty podatkowe i księgowe (zazwyczaj liczone od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
• 6 lat: Dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi (ZUS), dla dokumentów za lata 1999-2011.
• 10 lat: Dokumenty ZUS dla ubezpieczonych zgłoszonych po 31 grudnia 2018 roku.
• 50 lat: Dokumenty pracownicze dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku.
• 10 lat: Dokumenty pracownicze dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.

Dokumenty Podatkowe: Co Można Wyrzucić w 2023?

Dla wielu firm i osób prywatnych, to właśnie dokumenty podatkowe stanowią największą część archiwum. Zgodnie z Ordynacją podatkową, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że w 2023 roku można bezpiecznie pozbyć się dokumentów dotyczących zobowiązań podatkowych z roku 2017.

• Deklaracje podatkowe (PIT, CIT, VAT) za 2017 rok.
• Księgi rachunkowe i podatkowe (KPiR) za 2017 rok.
• Faktury i inne dokumenty źródłowe, które stanowiły podstawę rozliczeń za 2017 rok.

Pamiętaj, że liczy się rok, w którym upłynął termin płatności podatku. Zatem, jeśli termin płatności podatku za 2017 rok przypadał na 2018 rok (np. PIT-37 do końca kwietnia 2018), to pięcioletni okres przedawnienia upłynie z końcem 2023 roku.

Dokumenty ZUS: Specyfika Przechowywania

W przypadku dokumentacji ZUS sytuacja jest nieco bardziej złożona ze względu na zmiany w przepisach. Dla dokumentów dotyczących lat przed 2012 rokiem, okres przechowywania wynosił 10 lat. Następnie, dla dokumentów za lata 1999-2011, wprowadzono okres 6 lat. Natomiast dla osób zgłoszonych do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 roku, okres ten wynosi 10 lat. W 2023 roku można zazwyczaj zniszczyć dokumenty ZUS, które dotyczą okresów rozliczeniowych sprzed 2017 roku, jeśli podlegają one 6-letniemu okresowi retencji. Dotyczy to między innymi:

• Miesięcznych raportów imiennych.
• Deklaracji rozliczeniowych.

Zawsze upewnij się, jaki okres retencji dotyczy konkretnego pracownika i okresu, aby uniknąć błędów. Błędne usunięcie dokumentów ZUS może mieć poważne konsekwencje dla przyszłych świadczeń emerytalnych czy rentowych pracowników.

Akta Osobowe i Dokumentacja Pracownicza: Długoterminowe Zobowiązania

Dokumentacja pracownicza jest jednym z najdłużej przechowywanych rodzajów dokumentów. Okres ten zależy od daty zatrudnienia pracownika:

• Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku: obowiązek przechowywania akt osobowych przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
• Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku: okres ten został skrócony do 10 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pod warunkiem złożenia przez pracodawcę odpowiedniego raportu informacyjnego do ZUS.

Oznacza to, że w 2023 roku wciąż rzadko będzie można pozbywać się akt osobowych w całości, chyba że dotyczy to umów cywilnoprawnych z krótszymi okresami przechowywania (np. 3-5 lat od zakończenia umowy). Prawidłowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą jest niezwykle ważne ze względu na potencjalne roszczenia pracowników.

Dokumenty Księgowe: Podstawa Działalności

Podobnie jak dokumenty podatkowe, większość dokumentów księgowych (takich jak faktury, rachunki, dowody wpłat, wyciągi bankowe) musi być przechowywana przez 5 lat od końca roku obrotowego, którego dotyczą. W 2023 roku oznacza to możliwość usunięcia dokumentów księgowych z roku obrotowego 2017, pod warunkiem, że nie są one związane z żadnymi nierozliczonymi sprawami czy kontrolami.

• Faktury VAT, rachunki, dowody wewnętrzne.
• Wyciągi bankowe i potwierdzenia transakcji.
• Dokumenty inwentaryzacyjne.

Upewnij się, że wszystkie rozliczenia zostały zakończone i nie ma otwartych kwestii wymagających tych dokumentów.

Jak Liczyć Okres Przechowywania?

To kluczowa kwestia. W większości przypadków okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku lub złożenia deklaracji, lub od końca roku obrotowego, którego dokumenty dotyczą.

Przykład:

1. Deklaracja PIT za rok 2017, której termin złożenia upłynął 30 kwietnia 2018 roku. Okres 5 lat liczy się od końca 2018 roku, czyli upływa z końcem 2023 roku.
2. Faktura z grudnia 2017 roku, dotycząca roku obrotowego 2017. Okres 5 lat liczy się od końca 2017 roku, czyli upłynął z końcem 2022 roku. Można ją wyrzucić w 2023.

Zawsze dokładnie zweryfikuj, od kiedy liczy się termin dla konkretnego typu dokumentu.

Co Zrobić z Wyrzuconymi Dokumentami?

Niszczenie dokumentów to proces, który wymaga odpowiedzialności, zwłaszcza gdy zawierają one dane osobowe lub wrażliwe informacje firmowe. Zwykłe wyrzucenie do kosza na śmieci jest niewystarczające.

Zaleca się:

• Użycie profesjonalnej niszczarki dokumentów, która tnie papier na ścinki lub konfetti.
• Skorzystanie z usług wyspecjalizowanych firm zajmujących się niszczeniem dokumentacji, które wydają certyfikaty zniszczenia.

Pamiętaj, że jesteś odpowiedzialny za ochronę danych nawet po ich zniszczeniu – bezpieczne usunięcie to obowiązek wynikający z RODO.

Pamiętaj o Wyjątkach i Sytuacjach Specjalnych!

Zawsze istnieją sytuacje, które mogą wydłużyć lub zmienić okres przechowywania dokumentów.

• Kontrole i postępowania: Jeśli dokumenty są przedmiotem trwającej kontroli podatkowej, ZUS, sądowej lub innego postępowania, należy je przechowywać do czasu jego zakończenia i uprawomocnienia się wszystkich decyzji.
• Gwarancje i rękojmie: Dokumenty związane z gwarancjami na zakupione towary czy usługi powinny być przechowywane przez cały okres ich obowiązywania.
• Dokumenty wieczyste: Niektóre dokumenty, takie jak akty notarialne, dokumenty własności nieruchomości czy świadectwa ukończenia szkoły, powinny być przechowywane bezterminowo.

Zawsze warto zachować szczególną ostrożność i w razie wątpliwości skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

Uporządkowanie dokumentów to nie tylko kwestia estetyki, ale przede wszystkim bezpieczeństwa i zgodności z prawem. W 2023 roku masz doskonałą okazję, aby odetchnąć z ulgą i pozbyć się części archiwum, która już spełniła swoje prawne zadanie. Pamiętaj jednak, aby zawsze działać świadomie i z pełnym zrozumieniem obowiązujących przepisów, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości.