Charakterystyka dobrej wiadomości

W erze cyfrowego szumu, gdzie każdego dnia zalewa nas fala informacji, umiejętność tworzenia wiadomości, które nie tylko docierają do odbiorcy, ale i zostają zrozumiane, jest na wagę złota. Niezależnie od tego, czy piszesz e-mail do szefa, wiadomość na czacie do zespołu, czy post w mediach społecznościowych, pewne uniwersalne zasady decydują o tym, czy Twój komunikat odniesie sukces, czy zginie w tłumie. Odkryjmy razem, co tak naprawdę składa się na charakterystykę dobrej wiadomości.

Jasność to podstawa

Najważniejszą cechą skutecznego komunikatu jest jego klarowność. Wiadomość musi być sformułowana w sposób prosty i jednoznaczny, tak aby odbiorca nie musiał się domyślać, co autor miał na myśli. Unikaj skomplikowanych konstrukcji zdaniowych i dwuznaczności. Im prościej, tym lepiej. To fundament, na którym buduje się całą resztę.

Unikaj żargonu

O ile nie komunikujesz się w wąskim gronie specjalistów, którzy posługują się tym samym językiem branżowym, zrezygnuj z niego. Używanie skomplikowanych terminów lub akronimów może prowadzić do nieporozumień i poczucia wykluczenia u odbiorcy. Pamiętaj, że celem jest bycie zrozumianym, a nie zaimponowanie słownictwem.

Przykład: Zamiast pisać: "Musimy zoptymalizować KPI wertykalnej synergii B2C", powiedz prościej: "Musimy poprawić wyniki sprzedaży naszych produktów dla klientów indywidualnych". Różnica jest kolosalna.

Zwięzłość, czyli szanuj czas odbiorcy

W dzisiejszym świecie czas jest jednym z najcenniejszych zasobów. Długa, rozwlekła wiadomość ma mniejsze szanse na przeczytanie w całości niż krótki, treściwy komunikat. Staraj się przekazać sedno sprawy już na samym początku. Usuń wszystkie zbędne słowa i zdania, które nie wnoszą nic nowego do treści. Dobra wiadomość to taka, która jest tak krótka, jak to tylko możliwe, ale jednocześnie tak długa, jak to konieczne.

Kompletność informacji

Choć wiadomość powinna być zwięzła, nie może w niej zabraknąć kluczowych informacji. Niekompletny komunikat rodzi dodatkowe pytania, wymusza dalszą korespondencję i opóźnia działanie. Zanim naciśniesz "wyślij", upewnij się, że Twoja wiadomość odpowiada na podstawowe pytania.

Zasada 5W

Pomocna może być tutaj dziennikarska zasada 5W, która polega na udzieleniu odpowiedzi na pięć kluczowych pytań:

• Kto? (Kogo dotyczy wiadomość?)
• Co? (Jaki jest jej główny temat?)
• Kiedy? (Jakie są ramy czasowe, terminy?)
• Gdzie? (Gdzie coś ma się wydarzyć?)
• Dlaczego? (Jaki jest cel i kontekst?)

Zaproszenie na spotkanie, które zawiera tylko datę, ale nie godzinę i miejsce, jest przykładem niekompletnej wiadomości.

Poprawność buduje wiarygodność

Błędy ortograficzne, gramatyczne czy interpunkcyjne mogą skutecznie podważyć Twój profesjonalizm i wiarygodność. Nawet najlepiej sformułowana treść straci na wartości, jeśli będzie pełna literówek. To sygnał dla odbiorcy, że autor nie przyłożył się do jej przygotowania. Zawsze przeczytaj wiadomość przynajmniej raz przed jej wysłaniem. Równie ważna jest poprawność merytoryczna – upewnij się, że wszystkie dane, liczby i fakty, które podajesz, są prawdziwe.

Empatia i odpowiedni ton

Dobra wiadomość uwzględnia perspektywę odbiorcy. Zastanów się, kim on jest, jaka jest Wasza relacja i w jakiej sytuacji się znajduje. Ton komunikatu powinien być dopasowany do kontekstu. Inaczej napiszesz prośbę do bliskiego współpracownika, a inaczej oficjalną skargę do działu obsługi klienta. Empatia pozwala unikać nieporozumień i budować pozytywne relacje.

Ciekawostka: Klątwa wiedzy

Warto pamiętać o pułapce psychologicznej zwanej "klątwą wiedzy". To błąd poznawczy polegający na tym, że gdy coś wiemy, zakładamy, że inni również to wiedzą. To właśnie przez nią często używamy skrótów myślowych i niejasnych sformułowań, które dla nas są oczywiste, ale dla odbiorcy – kompletnie niezrozumiałe.

Celowość, czyli po co piszesz?

Każda wiadomość, którą wysyłasz, powinna mieć jasno określony cel. Czy chcesz poinformować, poprosić o coś, przekonać do swojego zdania, a może wywołać konkretną akcję? Jeśli sam nie wiesz, po co piszesz, odbiorca tym bardziej nie będzie wiedział, czego od niego oczekujesz. Dobra wiadomość często kończy się jasnym wezwaniem do działania (Call to Action), np. "Proszę o przesłanie raportu do piątku" zamiast ogólnego "Daj znać, co o tym myślisz".