Czy open space jest dla każdego?

Współczesne biura ewoluują, a open space stał się niemal synonimem nowoczesnego miejsca pracy. Obiecując zwiększoną komunikację i elastyczność, ten model przestrzeni biurowej budzi jednak wiele pytań. Czy otwarte biuro to rzeczywiście recepta na sukces dla każdego zespołu i każdego pracownika? Czy jego popularność zawsze idzie w parze z efektywnością i komfortem?

Czym jest open space?

Koncepcja open space, czyli otwartej przestrzeni biurowej, zakłada rezygnację z tradycyjnych, zamkniętych gabinetów na rzecz dużej, wspólnej sali, w której pracuje wielu ludzi. Biurka są często ustawione obok siebie, a bariery fizyczne są minimalne. Celem jest ułatwienie swobodnej wymiany informacji i budowanie poczucia wspólnoty.

Zalety otwartej przestrzeni biurowej

Zwolennicy open space wskazują na szereg korzyści, które mogą przyczynić się do lepszego funkcjonowania organizacji. Do najważniejszych należą:

• Ułatwiona komunikacja i współpraca: Brak ścianek sprzyja spontanicznym rozmowom, szybkiemu rozwiązywaniu problemów i burzom mózgów. Zespół jest bardziej zintegrowany.
• Większa elastyczność: Łatwiej jest zmieniać układ biurka, dodawać nowe stanowiska pracy czy rekonfigurować zespoły.
• Ograniczenie kosztów: Zazwyczaj organizacja przestrzeni w open space jest tańsza niż budowa wielu oddzielnych biur.
• Poczucie równości: Wszyscy pracownicy, niezależnie od stanowiska (często z wyjątkiem kadry zarządzającej), pracują w tej samej przestrzeni, co może niwelować hierarchie.

Wyzwania i wady open space

Mimo wielu zalet, otwarte biura niosą ze sobą również poważne wyzwania, które mogą negatywnie wpływać na produktywność i samopoczucie pracowników.

Hałas i rozpraszacze

Jednym z najczęściej wymienianych problemów jest ciągły hałas i liczne bodźce rozpraszające. Rozmowy telefoniczne, dyskusje kolegów, dźwięki klawiatury – wszystko to może utrudniać koncentrację. Badania pokazują, że nawet krótka przerwa w skupieniu na skutek rozproszenia może wymagać od mózgu kilkunastu minut na powrót do pełnej efektywności.

Brak prywatności

Poczucie bycia ciągle obserwowanym i brak prywatnej przestrzeni to kolejny minus. Trudno jest prowadzić poufne rozmowy czy po prostu znaleźć chwilę spokoju. To może prowadzić do stresu i obniżenia komfortu pracy.

Problemy zdrowotne

Większe skupiska ludzi w jednej przestrzeni sprzyjają szybszemu rozprzestrzenianiu się zarazków, co może skutkować częstszymi chorobami. Dodatkowo, brak świeżego powietrza i niewystarczająca wentylacja bywają problemem w źle zaprojektowanych biurach.

Dla kogo open space jest idealny?

Niektórzy pracownicy doskonale odnajdują się w dynamicznym środowisku open space. Zazwyczaj są to:

• Ekstrawertycy: Osoby czerpiące energię z interakcji społecznych i lubiące być w centrum wydarzeń.
• Zespoły kreatywne i sprzedażowe: Gdzie szybka wymiana pomysłów, burza mózgów i stała komunikacja są kluczem do sukcesu. Na przykład, zespół marketingowy planujący nową kampanię często czerpie korzyści z bycia blisko siebie.
• Pracownicy, których zadania wymagają częstej współpracy i nie koncentrują się na długotrwałej, indywidualnej pracy w skupieniu.

Kto może mieć trudności w open space?

Z drugiej strony, dla wielu osób open space może być źródłem frustracji i obniżonej efektywności:

• Introwertycy: Osoby, które potrzebują spokoju i ciszy do efektywnej pracy i szybko męczą się nadmiarem bodźców.
• Pracownicy wymagający głębokiej koncentracji: Programiści, analitycy danych, pisarze, badacze – ich praca często wymaga nieprzerwanego skupienia, które jest trudne do osiągnięcia w otwartym biurze. Wyobraźmy sobie programistę debugującego złożony kod, gdy obok toczą się głośne rozmowy.
• Osoby wrażliwe na hałas: Nawet niewielkie dźwięki mogą być dla nich bardzo rozpraszające.

Jak sprawić, by open space działał efektywnie?

Kluczem do sukcesu jest świadome zarządzanie i odpowiednie projektowanie przestrzeni. Oto kilka wskazówek:

Dla pracowników

• Słuchawki z redukcją szumów: To podstawowe narzędzie dla osób potrzebujących skupienia.
• Ustalenie osobistych granic: Sygnalizowanie kolegom, kiedy potrzebujemy ciszy (np. poprzez status na komunikatorze).
• Wykorzystanie stref ciszy: Jeśli biuro je oferuje, korzystaj z nich w czasie zadań wymagających maksymalnej koncentracji.

Dla pracodawców i projektantów biur

• Strefy ciszy i budki telefoniczne: Niezbędne dla poufnych rozmów i pracy w skupieniu.
• Odpowiednia akustyka: Panele dźwiękochłonne, wykładziny, rośliny – wszystko, co może zminimalizować rozprzestrzenianie się hałasu.
• Zasady kultury biurowej: Jasne reguły dotyczące głośności rozmów, używania telefonów czy jedzenia przy biurku.
• Model hybrydowy: Połączenie pracy zdalnej z pracą w biurze może zmniejszyć zatłoczenie i dać pracownikom elastyczność.
• Ergonomia i komfort: Dobrej jakości krzesła, regulowane biurka i odpowiednie oświetlenie to podstawa.

Ciekawostka: Niektóre innowacyjne firmy stosują model "hot desking" lub "activity-based working", gdzie pracownicy nie mają przypisanych biurek, lecz wybierają przestrzeń adekwatną do aktualnego zadania – od cichych pokoi po strefy do współpracy.

Podsumowanie

Odpowiedź na pytanie, czy open space jest dla każdego, brzmi: nie. Chociaż może sprzyjać dynamicznej współpracy i integracji, nie jest uniwersalnym rozwiązaniem. Kluczem do sukcesu jest zrozumienie potrzeb pracowników i dostosowanie przestrzeni do specyfiki wykonywanej pracy. Dobrze zaprojektowany i zarządzany open space, uzupełniony o strefy ciszy i elastyczne podejście do pracy, może być efektywny. W przeciwnym razie, zamiast zwiększać produktywność, stanie się źródłem frustracji i spadku zaangażowania.