Jak podpisać sprawozdanie finansowe w druki GOFIN?

Podpisanie sprawozdania finansowego to zwieńczenie wielomiesięcznej pracy i moment o kluczowym znaczeniu formalnym. W dobie cyfryzacji, gdy papierowe dokumenty odchodzą do lamusa, proces ten budzi wiele pytań, zwłaszcza w kontekście popularnych narzędzi, takich jak druki GOFIN. Czy na pewno wiemy, co i jak należy podpisać, aby nasz dokument był ważny i zgodny z przepisami? Zapomnijmy na chwilę o tradycyjnym długopisie – wkraczamy w świat podpisów elektronicznych, gdzie jeden błąd może kosztować nas wiele czasu i nerwów.

Podstawa prawna to fundament

Zanim przejdziemy do technicznych aspektów związanych z oprogramowaniem, musimy zrozumieć, co na temat podpisywania sprawozdań mówi prawo. Kluczowym aktem prawnym jest tutaj Ustawa o rachunkowości. Zgodnie z jej zapisami, sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane przez:

• Osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy lub właściciel biura rachunkowego).
• Kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu.

Co istotne, od kilku lat sprawozdania finansowe (z pewnymi wyjątkami) sporządza się i składa wyłącznie w formie elektronicznej, w ustrukturyzowanej postaci pliku XML. To z kolei wymusza stosowanie odpowiedniej formy podpisu. Dopuszczalne są trzy rodzaje podpisu elektronicznego:

1. Kwalifikowany podpis elektroniczny – najbardziej uniwersalny, komercyjny podpis o mocy równej podpisowi odręcznemu.
2. Podpis zaufany (Profil Zaufany) – bezpłatne narzędzie dostępne dla każdego, kto posiada numer PESEL i konto w systemie bankowości elektronicznej lub innym punkcie potwierdzającym.
3. Podpis osobisty – zaawansowana funkcja e-dowodu osobistego, wymagająca specjalnego czytnika.

Ciekawostka: odmowa podpisu

Co w sytuacji, gdy członek zarządu odmawia złożenia podpisu? Ustawa o rachunkowości przewiduje taką ewentualność. Należy wówczas sporządzić pisemne uzasadnienie tej odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego. Podobnie postępuje się w przypadku, gdy złożenie podpisu przez daną osobę jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych (np. długotrwała choroba). Taka informacja również musi znaleźć się w dokumentacji.

Druki Gofin a proces podpisywania

Tutaj dochodzimy do sedna problemu i najczęstszego źródła nieporozumień. Wielu użytkowników programów księgowych, w tym popularnego serwisu GOFIN, generuje gotowy wydruk sprawozdania w formacie PDF i zastanawia się, jak go podpisać. To fundamentalny błąd. Wydruk z GOFIN (lub jakiegokolwiek innego programu) jest jedynie wizualizacją danych zawartych w pliku XML.

Prawnie wiążącym dokumentem, który podlega podpisaniu i złożeniu do odpowiednich organów (np. KRS), jest wyłącznie plik w formacie XML. Wydruk PDF ma charakter pomocniczy – ułatwia weryfikację poprawności danych, może służyć do celów archiwalnych lub prezentacji, ale nie jest oficjalnym sprawozdaniem finansowym w rozumieniu przepisów.

Krok po kroku: od Gofin do podpisu

Prawidłowy proces powinien wyglądać następująco:

1. Wygenerowanie sprawozdania: W swoim programie księgowym (lub za pomocą dedykowanych aplikacji) należy wygenerować sprawozdanie finansowe w obowiązującej strukturze logicznej, czyli jako plik z rozszerzeniem .xml.
2. Weryfikacja danych: W tym momencie można posłużyć się wydrukiem z GOFIN. Porównaj dane z wizualizacji PDF z tym, co znajduje się w księgach, aby upewnić się, że wszystko jest poprawne. To etap kontroli wewnętrznej.
3. Podpisanie pliku XML: Gotowy i zweryfikowany plik XML należy podpisać elektronicznie. Odbywa się to poza systemem GOFIN, przy użyciu zewnętrznych narzędzi. Może to być oprogramowanie dostarczone przez dostawcę kwalifikowanego podpisu lub darmowe platformy rządowe pozwalające na użycie Profilu Zaufanego.
4. Zachowanie kolejności: Ważne jest, aby wszystkie zobowiązane osoby podpisały dokładnie ten sam plik. Proces wygląda tak, że pierwsza osoba podpisuje oryginalny plik XML. Druga osoba podpisuje plik, który zawiera już podpis pierwszej osoby, i tak dalej. Nie wolno dopuścić do sytuacji, w której każdy członek zarządu podpisuje "czystą" kopię pliku.

A co z miejscem na podpis na wydruku?

Wzory dokumentów w GOFIN często zawierają pola przeznaczone na podpisy. To naturalne, ponieważ są one adaptacją tradycyjnych, papierowych formularzy. Jak zatem należy je traktować?

W miejscu przeznaczonym na podpis na wydruku PDF najlepiej jest umieścić adnotację, np. "Dokument podpisano kwalifikowanym podpisem elektronicznym" lub "Podpisano z użyciem Profilu Zaufanego". Obok można wpisać imię i nazwisko osoby podpisującej, jej stanowisko oraz datę złożenia podpisu elektronicznego. Taki wydruk, opatrzony stosowną informacją, może być przechowywany w wewnętrznej dokumentacji firmy jako czytelna kopia robocza.

Pamiętajmy jednak o złotej zasadzie: dla urzędów i sądów rejestrowych liczy się wyłącznie poprawnie podpisany elektronicznie plik XML. To on jest nośnikiem treści i dowodem jej autentyczności. Wizualizacja w PDF, nawet najpiękniejsza, jest tylko jego cieniem.