Kontrola skarbowa w firmie, na czym polega i jak się przygotować?

Wizyta kontrolerów skarbowych w firmie to dla wielu przedsiębiorców scenariusz budzący niepokój. Jednak z odpowiednim przygotowaniem i świadomością obowiązujących procedur, to wyzwanie można podjąć ze spokojem i pewnością. Zrozumienie, na czym polega kontrola skarbowa i jak efektywnie się do niej przygotować, jest kluczowe dla uniknięcia niepotrzebnego stresu i potencjalnych konsekwencji. Ten artykuł to Twój kompleksowy przewodnik po świecie kontroli skarbowych, który pomoże Ci poczuć się pewniej w obliczu takiego zdarzenia.

Czym jest kontrola skarbowa?

Kontrola skarbowa to procedura, którą Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) przeprowadza w celu weryfikacji prawidłowości wywiązywania się przez podatników z ich obowiązków podatkowych i celnych. Jej głównym celem jest zapewnienie zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa podatkowego, co przekłada się na uczciwe i rzetelne rozliczanie się z państwem.

Jaki jest jej cel?

Celem kontroli jest przede wszystkim sprawdzenie, czy przedsiębiorca prawidłowo obliczał i wpłacał podatki (takie jak VAT, CIT, PIT), czy poprawnie prowadził księgi rachunkowe oraz czy spełniał inne wymogi związane z obrotem gospodarczym. Nie chodzi tylko o wykrywanie nieprawidłowości, ale także o edukację i wspieranie podatników w prawidłowym wypełnianiu ich obowiązków.

Rodzaje kontroli

Wyróżniamy kilka rodzajów kontroli, w zależności od ich zakresu i miejsca przeprowadzenia:

• Kontrola podatkowa: Skupia się na konkretnych zobowiązaniach podatkowych, np. podatku od towarów i usług (VAT) lub podatku dochodowym.
• Kontrola celno-skarbowa: Prowadzona przez organy KAS, może mieć szerszy zakres, obejmując zarówno kwestie podatkowe, jak i celne, a także przestrzeganie przepisów dotyczących gier hazardowych czy obrotu towarami akcyzowymi.
• Czynności sprawdzające: Nie są formalną kontrolą, ale wstępnym etapem, podczas którego urząd skarbowy może wzywać do złożenia wyjaśnień lub poprawienia deklaracji.

Jak rozpoczyna się kontrola?

Zazwyczaj kontrola skarbowa nie jest niespodzianką. Prawo przewiduje określone procedury, które mają chronić prawa podatnika.

Zawiadomienie o kontroli

W większości przypadków kontrola rozpoczyna się od oficjalnego zawiadomienia, które doręczane jest przedsiębiorcy co najmniej 7 dni przed planowanym terminem jej rozpoczęcia. Zawiadomienie to zawiera kluczowe informacje, takie jak zakres kontroli, imię i nazwisko kontrolującego oraz termin rozpoczęcia. To daje czas na wstępne przygotowanie.

Wyjątki od zawiadomienia

Istnieją jednak sytuacje, w których kontrola może rozpocząć się bez wcześniejszego zawiadomienia. Dzieje się tak na przykład, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że niezawiadomienie o kontroli może doprowadzić do zniszczenia dowodów, utraty majątku lub gdy kontrola dotyczy konkretnych, pilnych spraw, np. związanych z nielegalnym obrotem. W takich przypadkach kontrolerzy muszą przedstawić upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Kluczowe obszary sprawdzane przez kontrolerów

Kontrolerzy skupiają się na dokumentach i zapisach, które odzwierciedlają działalność gospodarczą. Uporządkowana dokumentacja jest Twoim najlepszym sprzymierzeńcem.

• Księgi rachunkowe i podatkowe: Ich prawidłowe prowadzenie to podstawa. Należy zwrócić uwagę na kompletność i zgodność z rzeczywistością.
• Faktury sprzedaży i zakupu: Weryfikowana jest ich poprawność formalna, zgodność z transakcjami oraz terminowość rozliczeń VAT.
• Umowy cywilnoprawne: Kontrolowane są pod kątem zgodności z przepisami, zwłaszcza w kontekście kosztów uzyskania przychodu.
• Wyciągi bankowe: Służą do weryfikacji przepływów finansowych i ich zgodności z zapisami w księgach.
• Deklaracje podatkowe (VAT, CIT, PIT): Sprawdzana jest ich zgodność z dokumentacją źródłową i prawidłowość wyliczeń.
• Jednolity Plik Kontrolny (JPK_V7): Jest to obecnie jedno z najważniejszych narzędzi kontroli. Dane zawarte w JPK_V7 są analizowane automatycznie, co pozwala na szybkie wychwycenie rozbieżności.

Jak skutecznie przygotować się do kontroli?

Przygotowanie to podstawa. Nie czekaj, aż kontrola zapuka do drzwi. Działaj proaktywnie!

Porządek w dokumentach to podstawa

Upewnij się, że wszystkie dokumenty są kompletne, uporządkowane chronologicznie i łatwo dostępne. Dotyczy to faktur, umów, wyciągów bankowych, dowodów wpłat i wypłat. Coraz częściej firmy korzystają z systemów elektronicznego obiegu dokumentów, co znacznie ułatwia to zadanie. Przykład: W sytuacji kontroli dotyczącej konkretnego miesiąca, szybkie odnalezienie wszystkich faktur z tego okresu jest nieocenione.

Regularne audyty wewnętrzne

Przeprowadzaj regularnie, samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego, mini-audyty wewnętrzne. Sprawdzaj, czy nie ma braków w dokumentacji, czy wszystkie transakcje są prawidłowo zaksięgowane i czy deklaracje podatkowe są zgodne z zapisami. Taka praktyka pozwala wyłapać błędy, zanim zrobi to urząd skarbowy.

Znajomość swoich praw i obowiązków

Jako podatnik masz prawa! Masz prawo do odmowy udostępnienia dokumentów, które nie są objęte zakresem kontroli, do składania wyjaśnień, do obecności świadka czy do wglądu do protokołu kontroli. Znajomość tych praw pozwoli Ci na asertywne, ale zgodne z prawem postępowanie.

Wsparcie profesjonalistów

Nie bój się prosić o pomoc. Biuro rachunkowe lub doradca podatkowy mogą nie tylko pomóc w przygotowaniu dokumentacji, ale także reprezentować Cię podczas kontroli. Ich doświadczenie jest nieocenione, zwłaszcza w przypadku złożonych spraw. Ciekawostka: Firmy korzystające z profesjonalnego doradztwa rzadziej mają poważne problemy podczas kontroli, ponieważ ich dokumentacja jest zazwyczaj lepiej przygotowana.

Komunikacja i współpraca

Bądź otwarty na współpracę z kontrolerami, ale pamiętaj o swoich prawach. Udzielaj rzetelnych i precyzyjnych informacji. Unikaj zbędnych dyskusji czy emocjonalnych reakcji. Pamiętaj, że kontrolerzy wykonują swoją pracę.

W trakcie kontroli: Co robić?

Gdy kontrola już trwa, pamiętaj o kilku zasadach:

• Udostępniaj tylko wymagane dokumenty: Nie udostępniaj dokumentów, o które kontrolerzy nie prosili lub które nie są objęte zakresem kontroli.
• Zapisuj wszystko: Notuj, jakie dokumenty zostały udostępnione, jakie pytania zadano i jakie wyjaśnienia złożyłeś.
• Czytaj protokoły: Każdy protokół z czynności kontrolnych należy dokładnie przeczytać przed podpisaniem. Masz prawo do zgłoszenia zastrzeżeń.
• Terminy: Zwracaj uwagę na terminy wyznaczone przez kontrolerów na dostarczenie dokumentów lub złożenie wyjaśnień. Ich dotrzymanie jest ważne.

Po zakończeniu kontroli

Kontrola nie zawsze kończy się od razu po opuszczeniu firmy przez kontrolerów.

Wyniki i odwołania

Po zakończeniu kontroli otrzymasz protokół kontroli zawierający jej wyniki. Jeśli nie zgadzasz się z ustaleniami, masz prawo do złożenia zastrzeżeń lub odwołania od decyzji wydanej na podstawie protokołu. Ważne jest, aby działać w wyznaczonych terminach.

Korekta deklaracji

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, które skutkują zaległościami podatkowymi, możesz mieć możliwość złożenia korekty deklaracji. Często jest to korzystniejsze rozwiązanie niż czekanie na decyzję organu i związane z nią odsetki za zwłokę.

Ciekawostki i praktyczne porady

Oto kilka dodatkowych wskazówek, które mogą okazać się przydatne:

• JPK_V7 jako narzędzie kontroli: Pamiętaj, że KAS ma dostęp do Twoich danych z JPK_V7. To pozwala na bieżące monitorowanie transakcji i szybkie wychwytywanie niezgodności. Dlatego dokładność w JPK_V7 jest absolutnie kluczowa.
• Digitalizacja dokumentów: Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej (z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń i zgodności z przepisami) to przyszłość. Ułatwia to archiwizację, wyszukiwanie i udostępnianie.
• Najczęstsze błędy: Do najczęstszych błędów prowadzących do kontroli należą: rozbieżności w deklaracjach VAT, nieuzasadnione koszty uzyskania przychodu, brak dokumentacji potwierdzającej transakcje oraz błędy w klasyfikacji towarów i usług.
• Zachowaj spokój: Stres to zły doradca. Zachowaj spokój, działaj metodycznie i korzystaj z dostępnych narzędzi oraz wsparcia.

Pamiętaj, że kontrola skarbowa to standardowa procedura administracyjna, a nie osobisty atak. Dobre przygotowanie i świadomość swoich praw to najlepsza tarcza i gwarancja spokojnego przejścia przez ten proces. Powodzenia!