Kto pokrywa koszty postępowania podatkowego?

Wezwanie z urzędu skarbowego to sytuacja, która u wielu przedsiębiorców i osób fizycznych wywołuje dreszcz niepokoju. Kiedy jednak sprawa przeradza się w pełnoprawne postępowanie podatkowe, pojawia się kolejne, kluczowe pytanie: kto za to wszystko zapłaci? Czy wizja kosztownych biegłych, ekspertyz i dojazdów urzędników powinna spędzać nam sen z powiek? Odpowiedź jest bardziej złożona, niż mogłoby się wydawać, i obala kilka popularnych mitów.

Zasada ogólna: kto ponosi koszty?

W przeciwieństwie do postępowań cywilnych, gdzie dominuje zasada „przegrywający płaci”, w Ordynacji podatkowej przyjęto zupełnie inne rozwiązanie. Podstawową regułą jest, że koszty postępowania podatkowego ponosi Skarb Państwa lub jednostka samorządu terytorialnego, w zależności od tego, który organ prowadzi sprawę. Oznacza to, że co do zasady, to urząd skarbowy pokrywa wydatki związane z gromadzeniem dowodów, takie jak koszty podróży służbowych swoich pracowników, wynagrodzenia świadków czy opłaty za przygotowanie opinii przez biegłych. Jest to fundamentalna zasada, która ma na celu zapewnienie, że strach przed kosztami nie zniechęci podatnika do dochodzenia swoich praw.

Kiedy to podatnik zapłaci z własnej kieszeni?

Oczywiście, od każdej reguły istnieją wyjątki. Organ podatkowy może obciążyć stronę, czyli podatnika, kosztami postępowania, ale tylko w ściśle określonych sytuacjach. Nie jest to decyzja arbitralna – musi wynikać wprost z przepisów. Dzieje się tak najczęściej wtedy, gdy dodatkowe koszty zostały wygenerowane z winy strony lub na jej wyraźne, a ostatecznie nieuzasadnione, żądanie.

Koszty powołania biegłego lub tłumacza

Jednym z najczęstszych przypadków jest sytuacja, w której strona wnosi o powołanie konkretnego biegłego lub tłumacza, a organ podatkowy nie widzi takiej potrzeby. Jeżeli organ nie uwzględni tego wniosku, a strona mimo to nalega, może zostać obciążona kosztami, jeśli jej teza dowodowa nie zostanie ostatecznie potwierdzona.

Ciekawostka: Wyobraźmy sobie spór o wartość rynkową nieruchomości. Urząd powołuje biegłego, który dokonuje wyceny. Podatnik nie zgadza się z nią i żąda powołania innego, wskazanego przez siebie eksperta. Jeśli opinia drugiego biegłego nie wniesie niczego nowego do sprawy lub nie podważy skutecznie pierwszej wyceny, podatnik może zostać zobowiązany do pokrycia jego wynagrodzenia.

Koszty oględzin i przesłuchania świadków

Podobna zasada dotyczy innych czynności dowodowych. Jeśli podatnik żąda przeprowadzenia oględzin w trudno dostępnym miejscu lub przesłuchania świadka, którego zeznania okazują się zupełnie nieistotne dla sprawy, organ może uznać, że koszty te zostały wygenerowane niepotrzebnie. W takim przypadku również może wydać postanowienie o obciążeniu nimi strony. Kluczem jest tutaj zasadność wniosku dowodowego – musi on mieć realny potencjał wpłynięcia na rozstrzygnięcie sprawy.

Działania zawinione przez stronę

Organ podatkowy ma również prawo obciążyć podatnika kosztami, które powstały z jego winy. Co to oznacza w praktyce? Chodzi o sytuacje, gdy strona:

• Nie stawiła się na wezwanie bez uzasadnionej przyczyny.
• Swoim działaniem (np. poprzez składanie fałszywych wyjaśnień) spowodowała konieczność podjęcia dodatkowych, kosztownych czynności.
• Bezzasadnie odmówiła okazania dokumentów lub przeprowadzenia oględzin, co zmusiło organ do poszukiwania dowodów w inny, droższy sposób.

W takich przypadkach mówimy o kosztach, których można było uniknąć, gdyby strona współpracowała z organem w należyty sposób.

Co wchodzi w skład kosztów postępowania?

Katalog kosztów, którymi może zostać obciążony podatnik, jest zamknięty. Oznacza to, że urząd nie może domagać się zwrotu dowolnych wydatków. Zgodnie z przepisami, do kosztów tych zaliczamy przede wszystkim:

1. Wynagrodzenia biegłych i tłumaczy.
2. Koszty podróży i inne należności świadków oraz biegłych.
3. Koszty związane z przeprowadzeniem oględzin.
4. Koszty doręczenia pism urzędowych.

Warto podkreślić jedną, niezwykle istotną kwestię: koszty postępowania podatkowego nie obejmują kosztów zastępstwa procesowego. Oznacza to, że nawet jeśli wygramy spór z fiskusem, urząd nie zwróci nam pieniędzy wydanych na wynagrodzenie dla doradcy podatkowego czy radcy prawnego, który nas reprezentował.

Podsumowanie: graj mądrze i nie płać niepotrzebnie

Podsumowując, generalna zasada jest korzystna dla podatnika – to organ podatkowy ponosi ciężar finansowy prowadzonego postępowania. Jednak diabeł tkwi w szczegółach. Każdy wniosek dowodowy, zwłaszcza ten dotyczący powołania biegłego czy świadka, powinien być starannie przemyślany i uzasadniony. Unikanie działań, które można uznać za celowe utrudnianie postępowania, to najlepszy sposób na uniknięcie nieprzyjemnej niespodzianki w postaci postanowienia o obciążeniu kosztami. Świadomość tych zasad to klucz do skutecznej i bezpiecznej obrony swoich praw w sporze z administracją skarbową.