Najczęściej w firmach kradzieży dokonują zaufani pracownicy

W świecie biznesu zaufanie to waluta bezcenna, budowana latami, a tracona w jednej chwili. Paradoksalnie, to właśnie wewnątrz organizacji, gdzie relacje są najbardziej rozwinięte, mogą pojawić się wyzwania związane z bezpieczeństwem. Jak zatem chronić firmę, nie podważając fundamentów wzajemnego szacunku i nie tworząc atmosfery podejrzliwości, jednocześnie skutecznie zarządzając ryzykiem wewnętrznym?

Zrozumienie wewnętrznych wyzwań bezpieczeństwa

Wewnętrzne zagrożenia dla firmy często są bardziej subtelne niż ataki z zewnątrz. Nie pochodzą od anonimowych hakerów czy konkurencji, lecz mogą wynikać z działań osób posiadających dostęp do wrażliwych danych, zasobów czy systemów. To właśnie znajomość wewnętrznych mechanizmów i procedur może, w sprzyjających okolicznościach, zostać wykorzystana w nieuczciwy sposób, prowadząc do strat finansowych, reputacyjnych, a nawet moralnych.

Geneza problemu: Presja, okazja, racjonalizacja

Psychologia kryjąca się za nieuczciwymi działaniami wewnętrznymi często opiera się na tak zwanym trójkącie oszustwa, gdzie zbiegają się trzy czynniki: presja (np. problemy finansowe, długi, uzależnienia), okazja (słabe kontrole wewnętrzne, brak nadzoru) oraz racjonalizacja (usprawiedliwianie własnych czynów, np. „należy mi się”, „firma i tak ma dużo pieniędzy”). Co ciekawe, badania wskazują, że większość oszustw nie jest planowana z wyprzedzeniem, lecz wynika ze splotu niesprzyjających okoliczności i słabych punktów w systemach.

Budowanie fundamentów solidnej ochrony

Skuteczna ochrona przed wewnętrznymi zagrożeniami nie polega na ślepym zaufaniu ani na totalnej podejrzliwości, lecz na proaktywnym budowaniu solidnych systemów i kultury organizacyjnej, która minimalizuje pokusy i możliwości do nadużyć. Kluczem jest stworzenie środowiska, w którym uczciwość jest normą, a ryzyko jest zarządzane w sposób przemyślany i transparentny.

Kluczowe strategie prewencyjne

• Segregacja obowiązków: Nikt nie powinien mieć pełnej kontroli nad całym procesem finansowym, zarządzaniem zasobami czy wrażliwymi danymi. Podział ról i odpowiedzialności utrudnia pojedynczej osobie dokonanie nadużycia bez wiedzy innych.
• Jasne procedury i polityka etyki: Każdy pracownik powinien znać zasady postępowania, konsekwencje ich łamania oraz kanały zgłaszania nieprawidłowości. Polityka etyki powinna być żywym dokumentem, regularnie komunikowanym i egzekwowanym.
• Regularne audyty i kontrole: Niespodziewane weryfikacje, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, działają odstraszająco i pozwalają na wczesne wykrycie potencjalnych niezgodności. Audyty powinny być postrzegane jako narzędzie wspierające, a nie karzące.
• Kultura otwartości i zgłaszania nieprawidłowości: Stworzenie bezpiecznego środowiska dla sygnalistów, gdzie obawy można zgłaszać anonimowo i bez obawy o odwet, jest kluczowe. To pracownicy są często pierwszymi, którzy zauważają niepokojące sygnały.
• Inwestycje w technologię: Systemy monitoringu dostępu, zaawansowana analityka danych, oprogramowanie do wykrywania anomalii czy szyfrowanie danych to narzędzia, które wspierają bezpieczeństwo wewnętrzne i utrudniają nieautoryzowane działania.

Przykład: W małej firmie, gdzie księgowa miała pełny dostęp do kont bankowych i jednocześnie zatwierdzała wszystkie faktury, brak segregacji obowiązków stworzył idealną okazję do wyprowadzania środków. Wprowadzenie konieczności dwuetapowej autoryzacji transakcji przez inną osobę znacząco zredukowało to ryzyko, nie podważając zaufania, lecz wzmacniając system.

Sygnały ostrzegawcze i etyczne reagowanie

Zdolność do rozpoznawania potencjalnych sygnałów ostrzegawczych jest równie ważna, co wdrożenie prewencji. Nie chodzi o to, by szukać winnych, lecz o to, by być świadomym i reagować na anomalie w sposób profesjonalny i zgodny z etyką.

Jak rozpoznać potencjalne ryzyko?

• Nietypowe zachowania finansowe lub nagła zmiana stylu życia pracownika, która nie znajduje uzasadnienia w jego zarobkach.
• Odmawianie urlopów, delegowania zadań czy ścisła kontrola nad kluczowymi procesami przez jedną osobę.
• Problemy z dokumentacją, brakujące faktury, opóźnienia w raportowaniu, niejasne transakcje.
• Niezadowolenie z pracy, problemy osobiste, które mogą prowadzić do presji.

Procedury w przypadku podejrzenia

W przypadku pojawienia się uzasadnionych podejrzeń, niezwykle ważne jest, aby działać w sposób dyskretny, obiektywny i zgodny z prawem. Impulsywne oskarżenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i reputacyjnych.

1. Zachowaj dyskrecję i obiektywizm: Unikaj plotek i pochopnych wniosków.
2. Zbierz wszystkie niezbędne dowody: Dokumentuj fakty, transakcje, komunikację.
3. Skonsultuj się z prawnikiem lub specjalistą ds. bezpieczeństwa: Uzyskaj profesjonalne wsparcie.
4. Działaj zgodnie z polityką firmy i przepisami prawa: Zapewnij uczciwy proces i poszanowanie praw pracownika.

Pamiętaj: Celem jest ochrona firmy i jej pracowników, a nie publiczne oskarżanie czy niszczenie czyjejś reputacji bezpodstawnymi zarzutami.

Zaufanie a kontrola: Znalezienie równowagi

W biznesie kluczowe jest znalezienie złotego środka między zaufaniem a systemami kontroli. Zaufanie buduje lojalność, zaangażowanie i pozytywną atmosferę w zespole, co jest fundamentem sukcesu każdej organizacji. Natomiast mądre i transparentne procedury kontrolne chronią przed potencjalnymi zagrożeniami, które mogą wyniknąć z presji, okazji czy racjonalizacji. Inwestycja w bezpieczeństwo wewnętrzne to inwestycja w przyszłość, stabilność i integralność całej organizacji. To dowód na to, że firma dba o swoich pracowników i swoje zasoby, tworząc środowisko, w którym uczciwość jest nie tylko oczekiwana, ale i wspierana przez systemy.